AI-uitgavebeoordeling

AI-uitgavebeoordelingen helpen je automatisch te bepalen of uitgaven voldoen aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf. 

De functie gebruikt AI om uitgaven te markeren die mogelijk buiten het beleid vallen, waardoor je tijd bespaart en je uitgaven kunt beheren. Waar nodig vraagt de AI-uitgavenbeoordelaar om aanvullende opmerkingen over de uitgave die de gebruiker heeft gemaakt. Dit wordt vervolgens aan de beheerders gepresenteerd voor hun beoordeling, zodat zij een definitieve beslissing kunnen nemen of de uitgave binnen het beleid valt of niet.

De AI beoordeelt de volgende informatie om output te genereren, zoals:

• Uitgavecategorie (vluchten, maaltijden, accommodatie, enz.)
• Uitgegeven bedrag
• Informatie over bonnetjes
• Opmerkingen en beschrijvingen

AI-uitgavebeoordelingen inschakelen

Als je AI-uitgavebeoordelingen wilt gebruiken, moet je eerst uitgavenrichtlijnen instellen voor je bedrijf. Activeer daarna AI-uitgavebeoordelingen, zodat AI uitgaven kan analyseren op basis van je bedrijfsrichtlijnen.

1. Ga in Pleo naar Instellingen
2. Ga naar Algemeen
3. Klik op AI van Pleo
4. Schakel de knop AI-uitgavebeoordelingen in

Handig om te weten: 

• Hoe gedetailleerder en specifieker je uitgavenrichtlijnen zijn, hoe nauwkeuriger het markeren door AI zal zijn.
• De functie AI-uitgavenbeoordelingen werkt voor kaartaankopen en zelf voorgeschoten uitgaven.

Inzicht in markeringsstatussen

• OK: de uitgave voldoet aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf. Deze uitgaven kunnen snel worden goedgekeurd, vaak in bulk, wat tijd bespaart bij het beoordelen.
• Heeft aandacht nodig: de uitgave voldoet niet aan de uitgavenrichtlijnen van je bedrijf. Deze uitgaven worden gemarkeerd om nader te worden beoordeeld en hebben mogelijk extra toelichting of goedkeuring nodig.
• Onbekend: de AI kan niet bepalen of de uitgave binnen het beleid valt, meestal omdat er onvoldoende informatie is of de richtlijn niet duidelijk genoeg is. Deze uitgaven moeten handmatig worden beoordeeld.

Perspectief van de werknemer

Wanneer je een uitgave indient die gemarkeerd is als Heeft aandacht nodig of Onbekend, krijg je uitleg over waarom deze is gemarkeerd. Je kunt dan:

• Meer gegevens of opmerkingen toevoegen om de uitgave te verklaren
• Aanvullende documentatie toevoegen
• De uitgave indienen voor beoordeling met de context die de beoordelaar nodig heeft

Perspectief van de beoordelaar

Uitgaven verschijnen in je beoordelingswachtrij met:

• Duidelijke indicatoren van de status van de beoordeling
• Richtlijnen over wat er moet worden gecontroleerd (bijv.: 'Dit vliegticket is business class, maar volgens het beleid van je bedrijf is alleen economy class aanbevolen')
• De mogelijkheid om uitgaven die als OK zijn gemarkeerd in bulk goed te keuren