Vérification des dépenses par l’IA

Grâce aux vérifications des dépenses par l’IA, vous pouvez savoir automatiquement si les dépenses respectent les directives en matière de dépenses de votre entreprise. 

Cette fonctionnalité utilise l’intelligence artificielle pour signaler les dépenses susceptibles de ne pas être prévues dans la politique. Ceci vous fait gagner du temps et vous aide à maîtriser vos dépenses. Le système examine les détails des dépenses comme :

• la catégorie de la dépense (vols, repas, hébergement, etc.) ;
• le montant dépensé ;
• les informations sur le reçu ;
• les commentaires et les descriptions.

Comment activer les vérifications des dépenses par l’IA

Pour utiliser les vérifications des dépenses par l’IA, commencez par définir des directives en matière de dépenses pour votre entreprise. Ensuite, activez les vérifications des dépenses par l’IA pour permettre l’analyse des dépenses en fonction de ces directives.

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres
2. Accédez à Général
3. Cliquez sur IA de Pleo
4. Activez les vérifications des dépenses d’IA

Bon à savoir : 

• plus vos directives en matière de dépenses sont détaillées et spécifiques, plus le signalement par l’IA sera précis.
• La vérification des dépenses par l’IA fonctionne actuellement uniquement pour les achats par carte.

Comprendre les scénarios de signalement

• OK - La dépense respecte les directives en matière de dépenses de votre entreprise. Ces dépenses peuvent être approuvées rapidement, souvent en masse, ce qui permet de gagner du temps lors du processus de vérification.
• Requiert votre attention - La dépense ne respecte pas les directives en matière de dépenses de votre entreprise. Ces dépenses sont signalées pour une vérification plus approfondie et peuvent nécessiter une justification ou une approbation supplémentaire.
• Inconnue - L’IA ne peut pas déterminer si la dépense respecte la politique, généralement parce qu’il n’y a pas assez d’informations ou que la directive n’est pas assez claire. Ces dépenses nécessitent une vérification manuelle.

Qu’est-ce que cela signifie pour les employés

Lorsque vous soumettez une dépense signalée comme Requiert votre attention ou Inconnue, vous recevrez des informations vous expliquant pourquoi elle a été signalée. Vous pouvez ensuite :

• ajouter plus d’informations ou de commentaires pour expliquer la dépense ;
• joindre des documents supplémentaires ;
• soumettre la dépense à vérifier, avec le contexte dont votre vérificateur a besoin ;

Qu’est-ce que cela signifie pour les vérificateurs 

Les dépenses apparaissent dans votre file d’attente de vérification avec :

• des indicateurs clairs du statut du verdict ;
• des conseils sur les éléments à vérifier (par exemple, « Ce billet d’avion est en classe affaires, mais la politique de votre entreprise conseille uniquement l’achat de billets en classe économique ») ;
• la capacité d’approuver en masse les dépenses signalées comme OK.