Mit dem maßgeschneiderten Format können Sie Ihren Export von Pleo-Ausgaben anpassen. Sie können die Daten so anpassen, dass sie mit dem Buchhaltungssystem Ihrer Wahl (NetSuite, Sage 200c, Navision usw.) kompatibel sind. Nachstehend erfahren Sie die notwendigen Schritte für die einmalige Einrichtung des maßgeschneiderten Formats. Sobald Sie das Format an Ihre Anforderungen in Bezug auf die Buchhaltung angepasst haben, werden Sie eine Menge Zeit sparen, da Sie die zu exportierende Datei nicht jedes Mal abändern müssen.


Schritt 1: Wählen Sie das maßgeschneiderte Format

  1. Klicken Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Buchhaltung.

  3. Klicken Sie auf Eigenes Format erstellen:


Schritt 2: Fügen Sie Ihre Gegenkonten hinzu

  • Wählen Sie eine Gegenkontonummer für Ihre Pleo-Kartenausgaben. Wir empfehlen, in Ihrem Kontenplan ein neues Konto anzulegen. Genau wie bei einem Bankkonto.

  • Wenn Pocket für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie z.B. ein Verrechnungskonto als Gegenkonto für Ihre Pleo-Pocket-Ausgaben wählen. Dort werden die Ausgaben bis zu Ihrer Erstattung verbucht. In Verbindung mit Pocket wählen Sie auch ein Pleo-Pocket-Rückerstattungskonto. Dafür nutzen die meisten unserer Kunden ein Geldtransitkonto.


Schritt 3: Fügen Sie Ihre Steuercodes hinzu

Wenn Ihr Buchhaltungssystem den Import von Steuercodes zulässt, können Sie diese ebenfalls hinzufügen:


Schritt 4: Wählen Sie Ihr Dateiformat

Um das Dateiformat an Ihre Anforderungen anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Format Einstellungen: eine Zeile und XLSX“. Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder zwischen dem Format in einer Zeile (siehe Option unten links) oder in mehreren Zeilen (siehe Option unten rechts)auszuwählen. Sie können auch zwischen einem Export Ihrer Pleo-Ausgaben als .csv- oder Excel-Datei wählen.


Schritt 5: Richten Sie Daten ein, die an Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden sollen

Teilen Sie Pleo in einem nächsten Schritt mit, welche Daten Ihre Datei umfassen soll.

  • Sobald Sie wissen, welche Daten Sie von Pleo benötigen, können Sie die Spaltenüberschriften in der Spalte „Name“ benennen und die entsprechenden Daten in „Datenquelle“ auswählen. Die Spalte „Beispiel“ gibt Ihnen eine visuelle Vorschau des Formats in der exportierten Datei.

    In der Spalte „Datenquelle“ können Sie auf die drei kleinen Punkte neben der Datenquelle klicken, um Änderungen vorzunehmen, wie Elemente löschen, oder das numerische Format für Zahlen auszuwählen. Sie können bei Bedarf auch mehrere Datenquellen gleichzeitig auswählen. Es ist außerdem möglich, die Position von unterschiedlichen Spalten in verschiedene Sequenzen zu ändern.

    Wenn Sie ein freies Textfeld benötigen, wählen Sie „Statischer Wert“ aus der Datenquelle und klicken dann auf die drei kleinen Punkte, um den Wert hinzuzufügen. Fügen Sie zum Beispiel bei jeder Ausgabe in Ihrem Buchhaltungssystem den Namen des Bankkontos hinzu.

  • Am Ende dieser Anleitung finden Sie eine Erklärung zu den einzelnen Datenpunkten. Welche Datenpunkte Sie auswählen, hängt wahrscheinlich vom Buchhaltungssystem ab, das Sie verwenden.

  • Sie möchten wissen, wie die exportierte Datei aussehen wird? Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateivorschau herunterladen am Ende dieser Seite.


Schritt 6: Generieren Sie Ihren ersten Export auf Pleo

Das war‘s schon! Prima gemacht. Sie können jetzt zur Seite Exportieren wechseln und Ihre Ausgaben in dem Format exportieren, das Sie eben eingerichtet haben.


Definitionen von Datenpunkten in Pleo

Bezeichnung des Datenpunkts

Erklärung

Belegnummer

Pleo erstellt für jede Ausgabe eine Belegnummer. Wenn Sie einen Beleg herunterladen, entspricht der Dateiname des Belegs der Belegnummer in der Tabelle.

Abgerechnetes Datum

Datum, an dem die Transaktion abgerechnet wird

Genehmigtes Datum

Datum, an dem die Transaktion durchgeführt wird

Saldo

Wallet-Guthaben

Abgerechneter Betrag

Wenn eine Ausgabe zwischen dem Zahlungsdienstleister und dem Händler abgerechnet wurde und der Betrag endgültig ist

Abgerechnete Währung

Wenn eine Ausgabe zwischen dem Zahlungsdienstleister und dem Händler abgerechnet wurde und die Währung endgültig ist

Genehmigter Betrag

Wenn etwas gerade eben gekauft und der Betrag genehmigt wurde

Genehmigte Währung

Die Währung des genehmigten Betrags

Gegenkonto

Pleo-Kontonummer im Buchhaltungssystem

Name des Händlers

Der Name des Händlers, bei dem der Kauf getätigt wurde

Händler-Ländercode

Land, in dem der Händler eingetragen ist

Mitarbeitername

Person im Besitz der Karte, die für diesen Kauf verwendet wurde

Mitarbeitercode

Code, der in den Einstellungen des Mitarbeiters auf der Seite „Nutzer“ hinzugefügt werden kann

Kategoriename

Kategoriename, den die Mitarbeiter beim Einkauf mit Pleo wählen

Kontonummer

Sachkonto aus dem Buchhaltungssystem, verbunden mit dem Kategorienamen

Notiz

Beachten Sie, dass Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung in Pleo vervollständigen

Steuercode

Steuercode aus dem Buchhaltungssystem

Status überprüfen

„OK“, „Weitere Details benötigt“ ODER „Nicht OK“ – alle können von den Admins oder den Reviewern ausgewählt werden

Notiz überprüfen

Notiz anschauen, die besagt, ob der Reviewer die Option „Weitere Details benötigt“ oder „Nicht okay“ gewählt hat.

Beleg-URLs

URL, auf die Sie klicken und einen Beleg herunterladen können, wenn Sie als Administrator in Pleo angemeldet sind.

Steuersatz

Prozentsatz des Steuersatzes

Nettobetrag

Betrag nach Abzügen wie Steuern

Steuerbetrag

Die Höhe der Steuerlast, die Pleo auf Grundlage des Steuersatzes errechnet

Bruttobetrag

Betrag vor Steuern

Teamname

Kann auf der Seite „Nutzer“ > „Teams“ erstellt werden

Teamcode

Jedem Team kann ein Code hinzugefügt werden.

Tag-ID

Sie können eine Tag-ID wie eine Projekt-ID einbringen, die Sie in Ihrem Buchhaltungssystem haben

Tag-Bezeichnung

Tag-Bezeichnung, die die Nutzer wie einen Projektnamen auswählen können.

Statischer Wert

Wählen Sie einen Wert für jede Transaktion, z. B. die Art der Transaktion.


Sonstige wichtige Einstellungen

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