Exportieren mit dem “Eigenen Format”

Mit dem maßgeschneiderten Format können Sie Ihren Export von Pleo-Ausgaben anpassen. Sie können die Daten so anpassen, dass sie mit dem Buchhaltungssystem Ihrer Wahl (NetSuite, Sage 200c, Navision usw.) kompatibel sind. Nachstehend erfahren Sie die notwendigen Schritte für die einmalige Einrichtung des maßgeschneiderten Formats. Sobald Sie das Format an Ihre Anforderungen in Bezug auf die Buchhaltung angepasst haben, werden Sie eine Menge Zeit sparen, da Sie die zu exportierende Datei nicht jedes Mal abändern müssen.

Schritt 1: Wählen Sie das maßgeschneiderte Format

Klicken Einstellungen.
Klicken Sie auf Buchhaltung.
Klicken Sie auf Eigenes Format erstellen:

Schritt 2: Fügen Sie Ihre Gegenkonten hinzu

Wählen Sie eine Gegenkontonummer für Ihre Pleo Wallet (dies schließt alle Kartenausgaben oder Rechnungszahlungen ein). Wir empfehlen, in Ihrem Kontenplan ein neues Konto anzulegen. Genau wie bei einem Bankkonto.
Wenn Rückerstattungen für Ihr Unternehmen aktiviert ist, können Sie z.B. ein Verrechnungskonto als Privatauslagenkonto wählen. Dort werden die Ausgaben bis zu Ihrer Erstattung verbucht. In Verbindung mit Rückerstattungen wählen Sie auch ein Gegenkonto für Rückerstattungen. Dafür nutzen die meisten unserer Kunden ein Geldtransitkonto.
Wenn Sie Pleo-Rechnungen verwenden, denken Sie bitte auch daran, das Feld "Standard-Lieferantenkonto für Rechnungen" auszufüllen. Was ist der Vorteil eines Standard-Lieferantenkontos? Wenn einer Ihrer Rechnungen in Pleo ein Lieferantenkonto fehlt, werden sie an eine einzige Stelle in Ihrem Buchhaltungssystem gesendet, so dass Sie sie später leichter auf den richtigen Lieferanten buchen können.

Schritt 3: Fügen Sie Ihre Steuercodes hinzu

Wenn Ihr Buchhaltungssystem den Import von Steuercodes zulässt, können Sie diese ebenfalls hinzufügen:

Schritt 4: Wählen Sie Ihr Dateiformat

Um das Dateiformat an Ihre Anforderungen anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Format Einstellungen: eine Zeile und XLSX“. Hier haben Sie die Möglichkeit, entweder zwischen dem Format in einer Zeile (siehe Option unten links) oder in mehreren Zeilen (siehe Option unten rechts)auszuwählen. Sie können auch zwischen einem Export Ihrer Pleo-Ausgaben als .csv- oder Excel-Datei wählen.

Schritt 5: Richten Sie Daten ein, die an Ihr Buchhaltungssystem exportiert werden sollen

Teilen Sie Pleo in einem nächsten Schritt mit, welche Daten Ihre Datei umfassen soll.

Sobald Sie wissen, welche Daten Sie von Pleo benötigen, können Sie die Spaltenüberschriften in der Spalte „Name“ benennen und die entsprechenden Daten in „Datenquelle“ auswählen. Die Spalte „Beispiel“ gibt Ihnen eine visuelle Vorschau des Formats in der exportierten Datei.
In der Spalte „Datenquelle“ können Sie auf die drei kleinen Punkte neben der Datenquelle klicken, um Änderungen vorzunehmen, wie Elemente löschen, oder das numerische Format für Zahlen auszuwählen. Sie können bei Bedarf auch mehrere Datenquellen gleichzeitig auswählen. Es ist außerdem möglich, die Position von unterschiedlichen Spalten in verschiedene Sequenzen zu ändern.
Wenn Sie ein freies Textfeld benötigen, wählen Sie „Statischer Wert“ aus der Datenquelle und klicken dann auf die drei kleinen Punkte, um den Wert hinzuzufügen. Fügen Sie zum Beispiel bei jeder Ausgabe in Ihrem Buchhaltungssystem den Namen des Bankkontos hinzu.
Am Ende dieser Anleitung finden Sie eine Erklärung zu den einzelnen Datenpunkten. Welche Datenpunkte Sie auswählen, hängt wahrscheinlich vom Buchhaltungssystem ab, das Sie verwenden.
Sie möchten wissen, wie die exportierte Datei aussehen wird? Klicken Sie auf die Schaltfläche Dateivorschau herunterladen am Ende dieser Seite.
Wenn Sie Pleo-Rechnungen verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie beim Einrichten Ihres Dateiformats ein Feld für das Lieferantenkonto hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lieferantencode der Rechnung (ob spezifisch oder Standard) in Ihrem Export enthalten ist:

Schritt 6: Generieren Sie Ihren ersten Export auf Pleo

Das war‘s schon! Prima gemacht. Sie können jetzt zur Seite Exportieren wechseln und Ihre Ausgaben in dem Format exportieren, das Sie eben eingerichtet haben.

Definitionen von Datenpunkten in Pleo

Bezeichnung des Datenpunkts	Erklärung
Belegnummer	Pleo erstellt für jede Ausgabe eine Belegnummer. Wenn Sie einen Beleg herunterladen, entspricht der Dateiname des Belegs der Belegnummer in der Tabelle.
Abgerechnetes Datum	Datum, an dem die Transaktion abgerechnet wird
Genehmigtes Datum	Datum, an dem die Transaktion durchgeführt wird
Saldo	Wallet-Guthaben
Abgerechneter Betrag	Wenn eine Ausgabe zwischen dem Zahlungsdienstleister und dem Händler abgerechnet wurde und der Betrag endgültig ist
Abgerechnete Währung	Wenn eine Ausgabe zwischen dem Zahlungsdienstleister und dem Händler abgerechnet wurde und die Währung endgültig ist
Genehmigter Betrag	Wenn etwas gerade eben gekauft und der Betrag genehmigt wurde
Genehmigte Währung	Die Währung des genehmigten Betrags
Gegenkonto	Pleo-Kontonummer im Buchhaltungssystem
Name des Händlers	Der Name des Händlers, bei dem der Kauf getätigt wurde
Händler-Ländercode	Land, in dem der Händler eingetragen ist
Supplier account	Entweder den spezifischen Lieferantencode, der auf einer Pleo-Rechnung aufgeführt ist, oder das Standard-Lieferantenkonto (wenn kein spezifischer Code verfügbar ist)
Mitarbeitername	Person im Besitz der Karte, die für diesen Kauf verwendet wurde
Mitarbeitercode	Code, der in den Einstellungen des Mitarbeiters auf der Seite „Nutzer“ hinzugefügt werden kann
Kategoriename	Kategoriename, den die Mitarbeiter beim Einkauf mit Pleo wählen
Kontonummer	Sachkonto aus dem Buchhaltungssystem, verbunden mit dem Kategorienamen
Notiz	Beachten Sie, dass Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung in Pleo vervollständigen
Steuercode	Steuercode aus dem Buchhaltungssystem
Status überprüfen	„OK“, „Weitere Details benötigt“ ODER „Nicht OK“ – alle können von den Admins oder den Reviewern ausgewählt werden
Notiz überprüfen	Notiz anschauen, die besagt, ob der Reviewer die Option „Weitere Details benötigt“ oder „Nicht okay“ gewählt hat.
Beleg-URLs	URL, auf die Sie klicken und einen Beleg herunterladen können, wenn Sie als Administrator in Pleo angemeldet sind.
Steuersatz	Prozentsatz des Steuersatzes
Nettobetrag	Betrag nach Abzügen wie Steuern
Steuerbetrag	Die Höhe der Steuerlast, die Pleo auf Grundlage des Steuersatzes errechnet
Bruttobetrag	Betrag vor Steuern
Teamname	Kann auf der Seite „Nutzer“ > „Teams“ erstellt werden
Teamcode	Jedem Team kann ein Code hinzugefügt werden.
Tag-ID	Sie können eine Tag-ID wie eine Projekt-ID einbringen, die Sie in Ihrem Buchhaltungssystem haben
Tag-Bezeichnung	Tag-Bezeichnung, die die Nutzer wie einen Projektnamen auswählen können.
Statischer Wert	Wählen Sie einen Wert für jede Transaktion, z. B. die Art der Transaktion.