Exporter un fichier Excel ou CSV personnalisé

Étape 1 : Sélectionner le format personnalisé

1. Rendez-vous dans Paramètres
2. Cliquez sur Comptabilité
3. Sélectionnez Créer votre propre format

Étape 2 : Paramètres et codes TVA

1. Créez les comptes suivants dans votre système de comptabilité :
   • Compte de contrepartie pour le portefeuille Pleo : pour les dépenses par carte ou les factures.
     Commentaire : nous vous recommandons de créer un nouveau compte dans votre plan comptable, comme vous le feriez pour un compte bancaire.
     
     
   • Facultatif :  compte pour les dépenses en espèces : pour suivre les notes de frais jusqu’à leur remboursement
     
     
   • Facultatif : compte fournisseur par défaut pour les factures  : pour envoyer toutes les factures sans compte fournisseur à un seul endroit dans votre système de comptabilité, ce qui facilite l’ajout ultérieur d’un fournisseur.
     
     
2. Ajoutez les numéros de compte dans les Paramètres de configuration comptable
3. Ajoutez tous les codes TVA dans le tableau des codes TVA avec leur Nom, Code et Taux de TVA tels qu’ils sont configurés dans votre système de comptabilité.

Étape 3 : Formater vos fichiers

Vous pouvez personnaliser votre fichier d’exportation, afin de pouvoir l’importer facilement dans votre système de comptabilité. Nous vous recommandons de collaborer avec votre comptable pour comprendre les données à ajouter.

1. Cliquez sur les paramètres de format
   1. Choisissez, selon ce que vous préférez, une exportation en une seule ligne ou en plusieurs lignes. Tous les systèmes de comptabilité n’acceptent pas une configuration en une seule ligne, assurez-vous donc de bien vérifier la façon dont vous pouvez importer des données pour votre système de comptabilité.
      • Une ligne: les dépenses seront représentées avec les comptes de départ et d’arrivée sur la même ligne

        Contrepartie	Compte	Montant
        1 800 (Portefeuille Pleo)	4 200 (Repas et boissons)	20

        
        
      • Lignes multiples: les dépenses seront divisées en une ligne de débit et une ligne de crédit

        Compte	Débit	Crédit
        4 200 (Repas et boissons	20
        1 800 (Portefeuille Pleo)		20

        
        
   2. Sélectionnez vos préférences
      • Indiquez les dépenses en positif : par défaut, les dépenses sont affichées en négatif et les remboursements en positif. Sélectionnez cette préférence si votre système de comptabilité attend des valeurs positives.
      • Incluez les virements du portefeuille dans les fichiers exportés : sélectionnez cette préférence pour que vos recharges de Portefeuille apparaissent sur la page d’exportation.
   3. Sélectionnez un Type de Fichier : valeurs séparées par des virgules (CSV) ou Excel (XLSX)
   4. Sélectionnez un Délimiteur
   5. Sélectionnez un Séparateur
      
      
2. Personnalisez les colonnes de sorte que votre exportation soit configurée pour votre système de comptabilité
   1. Pour chaque colonne :
      • Saisissez un Nom
      • Connectez une source de données : tous les points de données disponibles
   2. Cliquez sur Télécharger l’aperçu du fichier pour voir à quoi ressemble le fichier d’exportation

Étape 4 : Réaliser votre première exportation Pleo

Il est important de réaliser votre première exportation après avoir configuré votre fichier personnalisé pour vous assurer que la configuration de votre compte fonctionne avec votre système de comptabilité. 

1. Accédez à Exporter
2. Sélectionnez les dépenses prêtes à être exportées
3. Cliquez sur Ajouter à la file d’attente d’exportation
4. Allez à File d’attente d’exportation
5. Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez exporter
6. Cliquez sur Exporter
7. Cliquez sur Télécharger le fichier
8. Téléchargez le fichier exporté dans votre système de comptabilité