Ställa in det anpassade exportformatet

Med det anpassade formatet kan du skräddarsy din export av Pleo-utgifter. Du kan se till att data är kompatibla med valfritt bokföringsprogram (NetSuite, Sage 200c, Navision, osv.). Stegen nedan beskriver engångskonfigurationen av det anpassade formatet. När du har konfigurerat det anpassade formatet efter dina bokföringsbehov kan du spara tid eftersom du inte behöver justera den exporterade filen varje gång.

Steg 1: välj det anpassade formatet

Klicka på Inställningar.
Klicka på Bokföring.
Klicka på Skapa ditt eget format:

Steg 2: lägg till dina värderegleringskonton

Välj ett värderegleringskontonummer för dina kortbetalningar med Pleo. Vi rekommenderar att du skapar ett nytt konto i kontoplanen. Precis som du skulle göra för ett bankkonto.
Om Utlägg är aktiverat för ditt företag ska du välja ett konto för dina utlägg. Det här är övergångskontot som utgifterna bokförs mot tills de har ersatts. Något som också är kopplat till Utlägg är att du ska välja ett konto för utlägg. Det här är vanligtvis kontot som du skickar kostnadsersättningar från till dina medarbetare.

Steg 3: lägg till dina momskoder

Du kan också lägga till momskoder som ska importeras om ditt bokföringsprogram kan använda momskoder:

Steg 4: välj filformat

Klicka på knappen Formatinställningar för att anpassa filformatet efter dina behov: en rad och XLSX. Här kan du välja mellan en rad (alternativet till vänster nedan) eller flera rader (alternativet till höger nedan). Du kan också välja att exportera Pleo-utgifter som en .csv-fil eller Excel-fil.

Steg 5: konfigurera data som ska exporteras till bokföringsprogrammet

Nästa steg är att välja vilka data som du vill lägga till i filen.

När du har bestämt vilka data du vill exportera kan du ange kolumnrubrikerna i kolumnen Namn och välja data för varje kolumn under Datakälla. Kolumnen Exempel visar hur formatet ser ut in den exporterade filen.
Du kan klicka på de tre små prickarna i kolumnen Datakälla för att t.ex. ta bort eller välja värdenas nummerformat. Du kan också välja flera datakällor vid behov. Du kan också ändra ordning på kolumnerna.
Om du behöver lägga till ett fritextfält ska du välja ”Statiskt värde” från datakällan och klicka på de tre små prickarna för att lägga till värdet. Till exempel för att fylla i bankkontots namn i bokföringsprogrammet för varje utgift.
Du hittar en beskrivning av alla datapunkter i slutet av den här guiden. Datapunkterna som du väljer beror förmodligen på ditt bokföringsprogram.
Vill du se hur den exporterade filen kommer att se ut? Klicka på knappen Hämta en filförhandsgranskning längst ner på sidan.

Steg 6: avsluta din första Pleo-export

Allt är klart! Bra jobbat. Nu kan du gå till sidan Export och hämta utgifterna i formatet som du precis har konfigurerat.

Definitioner av datapunkter i Pleo

Namn på datapunkt	Förklaring
Kvittonummer	Pleo skapar ett kvittonummer för varje utgift. När du hämtar ett kvittonummer får kvittofilen samma namn som kvittonumret i tabellen.
Reglerat datum	Datum när transaktionen regleras
Godkänt datum	Datum när transaktionen görs
Saldo	Wallet-saldo
Reglerat belopp	När en utgift har reglerats mellan betalningsförmedlaren och köpstället och beloppet är bekräftat
Reglerad valuta	När en utgift har reglerats mellan betalningsförmedlaren och köpstället och valutan är bekräftad
Godkänt belopp	När ett inköp har gjorts och beloppet precis har godkänts
Godkänd valuta	Valutan för det godkända beloppet
Värderegleringskonto	Pleo-kontonummer i bokföringsprogrammet
Köpställets namn	Namnet på köpstället där inköpet gjordes
Köpställets landskod	Land där köpstället är registrerat
Medarbetarnamn	Personen som äger kortet som användes för inköpet
Medarbetarkod	Kod som kan läggas till i medarbetarens inställningar på sidan Användare
Kategorinamn	Kategorinamn som medarbetaren väljer när de rapporterar utgifter i Pleo
Kontonummer	Nominell kod från bokföringsprogrammet som är kopplat till kategorinamnet
Kommentar	Kommentar som medarbetaren anger i Pleo när de rapporterar utgifter
Momskod	Momskod från bokföringsprogrammet
Status attestering	”OK”, ”Mer information behövs” ELLER ”Ej godkänd” – alla kan väljas av administratörer eller attesterare
Attestkommentar	Kommentar om attesteraren har valt ”Mer information behövs” eller ”Ej godkänd”
Kvitto-URL:er	URL som du kan använda för att ladda ner kvittot om du är inloggad i Pleo som en administratör
Momsnivå	Momsnivå i procent
Nettobelopp	Belopp efter avdrag som skatter
Momsbelopp	Momsbeloppet som beräknas av Pleo baserat på momsnivån
Bruttobelopp	Belopp innan moms
Teamnamn	Kan skapas på sidan Användare > Team
Teamkod	Varje team kan ha en kod
Tagg-ID	Du kan importera tagg-ID:n, t.ex ett projekt-ID, som används i bokföringsprogrammet
Taggnamn	Taggnamn som användare kan välja, t.ex. ett projektnamn
Statiskt värde	Välj ett värde för varje transaktion, t.ex. typ av transaktion