Budgetar med Pleo

• Vem kan använda budgetar?

• Hur skapar man en budget?

• Hur följer man upp utgifter mot budget?

• Tips för att få ut det mesta av budgetar

• Vanliga frågor

Vem kan använda budgetar?

• Administratörer och controllers kan skapa budgetar för olika taggar och se alla budgetar som har skapats.
• Budgetägare har insyn i utgifterna mot deras specifika budget och kan säkerställa att deras team håller sig inom det tilldelade beloppet.
• Attestansvariga kan se hur utgifter påverkar budgeten de är tilldelade, vilket hjälper dem att fatta välgrundade beslut om att attestera.
• Utgiftsägare kan känna sig trygga när de gör köp, i vetskap om huruvida deras utgifter faller inom riktlinjerna.

Så här skapar du en budget

En administratör eller controller kan skapa en budget med en personlig tagg. För att göra detta behöver du först att ställa in en tagg för din budget.

1. Gå till Budgetering i ditt Pleo-konto
2. Klicka på Skapa budget
3. Ge din budget ett tydligt namn (till exempel, Marknadsföring Q4 eller Projekt Phoenix)
4. Ange budgetens totalbelopp och tidsperiod
5. Välj tagg(ar) som denna budget gäller för
6. Tilldela en budgetägare som är ansvarig för att övervaka utgifterna
7. Klicka på Skapa budget för att aktivera budgeten
8. När budgeten har skapats börjar den spåra alla relevanta utgifter automatiskt

Så här kan du spåra utgifter mot din budget

Budget-dashboard – se alla budgetar på ett ställe, med en tydlig uppdelning av hur mycket som har spenderats jämfört med hur mycket som återstår.

Individuella budgetdetaljer – klicka på valfri budget för att:

• Se alla utgifter som är kopplade till budgeten
• Se slutdatumet för budgeten
• Se budgetägare
• Redigera budgeten – vilken information som kan redigeras beror på budgetstatusen:
  • Aktiva och Kommande – alla detaljer kan redigeras förutom taggen
  • Stängd – du kan redigera namnet, budget totalt och attestansvarig
  • Startdatumet kan inte ändras till ett datum som redan har passerat
• Stäng budgeten tidigt
• Ladda ned utgifter som är kopplade till denna budget

Tips för att få ut det mesta av budgetar

Använd taggar för projektspårning – om du arbetar med kundprojekt ska du skapa taggar för varje projekt och länka dem till budgetar. Då blir det enkelt att spåra fakturerbara utgifter.

Attestera budgetar regelbundet – avsätt tid varje vecka eller månad för att attestera dina budgetar med teamet. Detta gör det lättare att upptäcka överskridande av utgifter tidigt.

Kommunicera med teamet – se till att alla som spenderar mot en budget vet att den finns och förstår gränserna.

Justera vid behov – om omständigheterna förändras kan du redigera budgetbeloppet eller tidsperioden för att återspegla den nya verkligheten.

Vanliga frågor

Hur fungerar det för en koncern?

• Kunder med flera bolag måste skapa en separat budget för varje bolag. Utgifter som berör flera bolag kan inte sammanställas.

Går det att överskrida budgeten?

• Ja, det är inte en fast budget. När budgeten har nått 100 % kommer attestansvarig för budgeten att meddelas via mail. Men budgeten kan fortfarande överskridas.

Ingår återbetalningar i budgeten?

• Ja - återbetalningar kommer att dras av från budgetsumman, så länge återbetalningen har budgettaggen.

Kan jag radera en budget?

• Nej, du kan inte radera en budget när den väl har skapats. Istället kan du **stänga budgeten** när du inte längre behöver den. Detta håller din budgethistorik intakt för rapporteringsändamål samtidigt som det hindrar den från att spåra nya utgifter.

Kan jag öppna en budget igen efter att jag har stängt den?

• Nej, när en budget har stängts kan den inte öppnas igen. Om du behöver att spåra utgifter för samma projekt eller team igen, måste du skapa en ny budget med en ny tidsperiod.

Hur tar jag bort en utgift från en budget?

• Det finns två sätt att ta bort en utgift från en budget:
  • Ta bort taggen – gå till utgiften och ta bort taggen som är kopplad till budgeten
  • Ändra utgiftsdatumet – redigera utgiftsdatumet så att det faller utanför budgetens tidsperiod