Med Pleos budgetar kan du skapa en budget med taggar för att enkelt visualisera och hantera företagsutgifter:
Skapa budget
En administratör eller bokföringsansvarig kan skapa en budget med hjälp av en personlig tagg. För att göra detta måste du först skapa en tagg för din budget. Taggen tilldelas sedan till alla dina budgeterade utgifter och uppdaterar din budget i realtid.
Innan du börjar skapa din budget finns det ett par saker du bör notera:
En administratör måste skapa en ny tagg för budgeten.
Du kommer inte att kunna använda en befintlig aktiv tagg.
Endast administratörer och utökade bokföringsansvariga kan skapa budgetar.
Alla användare kan vara attestansvariga för budgetar.
Budgetinställning:
Gå till budgetsidan och klicka på knappen "skapa budget".
Ange ditt budgetnamn.
Välj taggen för din budget.
Du kan bara välja en tagg för varje budget.
Om den taggen redan används i en aktiv budget kan den inte användas för en annan budget. Den aktiva budgeten måste stängas innan taggen kan användas på nytt. Taggen visas i ett inaktiverat tillstånd i rullgardinsmenyn.
Välj det totala budgetbeloppet.
Beloppet är förinställt i företagets valuta. Det är inte möjligt att skapa en budget i en annan valuta.
Välj startdatum och slutdatum (valfritt) för din budget och klicka sedan på "fortsätt".
Startdatum måste som minst vara inställt på aktuellt datum eller ett framtida datum.
Det går inte att skapa en återkommande budget. Administratören/bokföringsansvarig kan skapa en ny budget för nästa period, t.ex. följande månad, när den aktiva budgeten har stängts.
Välj attestansvariga för budgeten och klicka på knappen "skapa budget".
Vem som helst i företaget kan läggas till som attestansvarig för budgeten.
Budgetstatus
Det finns fyra budgetstatusar:
Kommande – Budgetar med startdatum i framtiden.
Pågående – Budgetar som redan har börjat.
Stänger om 3 dagar – Pågående budgetar som stänger snart (3 dagar).
Stängd – Budgetar som stängdes på grund av slutdatumet eller som stängdes manuellt av en administratör/bokföringsansvarig.
Du kan filtrera dina budgetar baserat på status längst upp till vänster på budgetsidan.
Uppdatera budgeten
Gå till budgetsidan och hitta den budget du vill redigera.
Endast administratörer och utökade bokföringsansvariga kan uppdatera budgetar.
Klicka på de tre punkterna längst upp till höger i budgeten och klicka sedan på "redigera".
Vilken information som kan redigeras beror på budgetstatusen
Aktiva budgetar – alla detaljer kan redigeras förutom taggen
Kommande budgetar – alla detaljer kan redigeras förutom taggen
Avslutade budgetar – du kan redigera namnen, totalbudgeten, attestansvarig
Startdatumet kan inte ändras till ett datum som redan har passerat
Stänga budgeten
Budgetarna stängs i följande situationer:
Budgeten stängs automatiskt på förfallodagen. Du kan se förfallodagen i budgetöversikten.
Budgeten kan stängas i förtid manuellt.
Gå till budgetsidan och hitta den budget du vill stänga.
Skrolla till botten och klicka på "stäng budget i förtid".
Taggen för budgeten är arkiverad
Bra att veta:
Budgetar kan inte tas bort, de kan bara stängas.
När budgeten väl har stängts kan den inte öppnas på nytt.
Budgetöversikt och utgiftsfördelning
Budgetöversikten ger dig en fullständig sammanfattning av alla dina tidigare, nuvarande och framtida budgetar. Varje budget ger insyn i de totala, reglerade och väntande utgifterna. Du ser också attestansvariga för budgeten, budgettaggen, datumintervallet och mer.
Bra att veta:
Administratörer och utökade bokföringsansvariga kommer att se alla budgetar som har skapats. Medan attestansvarig för budgeten (om de inte är administratörer eller utökade bokföringsansvariga) bara ser de budgetar de ansvarar för.
Kort- och utlägg fördelas till budgeten om de har budgettaggen och ligger inom budgetens datumintervall.
Du kan ta bort utgifter från budgeten genom att ta bort taggen från budgeten och ändra utgiftsdatumet så att det ligger utanför budgetintervallet.
Budgetens förloppsindikator kommer att förbli grön tills budgeten går över 100 %.
Vi visar reglerade och väntande utgifter i budgetöversikten.
Reglerade kostnader = reglerade kortutgifter och utlägg som har godkänts, eller inte kräver attestering.
Väntande utgifter = väntande kortutgifter och utlägg som väntar på attestering.
Ta bort/arkivera taggar
Om taggen har använts för en budget kan den inte tas bort. Den kan bara arkiveras.
Om en tagg som är kopplad till en aktiv budget arkiveras stängs budgeten automatiskt.
Vanliga frågor
Ingår Invoices i budgeten?
Invoices ingår inte i budgetsumman ännu.
Hur fungerar det med flera koncerner?
Till att börja med måste kunder med flera koncerner skapa en separat budget för varje koncern. Utgifter som sträcker sig över flera koncerner kan inte sammanställas.
Kan budgeten överskridas?
Ja, det är inte en fast budget. När budgeten har nått 100 % kommer attestansvarig för budgeten att meddelas via mail. Men budgeten kan fortfarande överskridas.
Kan budgeten stängas i förtid?
Ja – budgeten kan stängas tidigt av en administratör/utökad bokföringsansvarig. De kan välja åtgärden ”Stäng budget i förtid”.
Kan attestansvarig för budgeten redigera budgetutgifterna?
Ja – attestansvarig för budgeten kommer kunna se och redigera budgetutgifterna. De kan inte attestera dem ännu (godkänn, avvisa, behöver information).
Ingår återbetalningar i budgeten?
Ja - återbetalningar kommer att dras av från budgetsumman, så länge återbetalningen har budgettaggen.
Kan budgeten skapas i en annan valuta?
Nej, budgeten kan endast skapas i standardvalutan för den koncernen.
Kan en budget öppnas på nytt när den har stängts?
Nej, när budgeten väl har stängts kan den inte öppnas på nytt.
Kan en budget tas bort?
För tillfället går det bara att stänga budgetar, de kan inte tas bort.
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov