Budgetten bij Pleo

Budgetten stellen je in staat om uitgavenlimieten in te stellen voor specifieke kostencentra, zoals projecten, teams of afdelingen.

Zodra je een budget hebt gemaakt, kun je in realtime bijhouden hoeveel er is uitgegeven en zien hoe dit zich verhoudt tot je toegewezen bedrag. Budgetten zijn bijzonder nuttig voor:

Projectgebaseerde uitgaven: houd de kosten bij voor klantprojecten of interne initiatieven
Budgetten voor afdelingen: houd de uitgaven bij voor marketing-, verkoop-, of productteams of andere teams
Budgetten voor evenementen: houd de uitgaven bij voor conferenties, teamkampen of campagnes

Wie kan budgetten gebruiken?
Hoe maak je een budget aan?
Hoe houd je uitgaven bij ten opzichte van je budget?
Tips om het meeste uit je budgetten te halen
Veelgestelde vragen

Wie kan budgetten gebruiken?

Budgetten zijn alleen beschikbaar voor gebruikers van de Advanced- en Beyond-abonnementen

Beheerders en controllers kunnen budgetten maken voor verschillende labels en alle gemaakte budgetten bekijken.
Budgeteigenaren hebben inzicht in de uitgaven ten opzichte van hun specifieke budget en kunnen ervoor zorgen dat hun team binnen het toegewezen bedrag blijft.
Beoordelaars kunnen zien hoe uitgaven invloed hebben op het budget waar ze aan zijn toegewezen, zodat ze weloverwogen goedkeuringsbeslissingen kunnen nemen.
Besteders kunnen met vertrouwen aankopen doen omdat ze weten of hun uitgaven binnen de richtlijnen vallen.

Hoe maak je een budget aan?

Een beheerder of controller kan een budget maken met behulp van een gepersonaliseerd label. Hiervoor moet je eerst een label voor je budget instellen.

Ga naar Budgetten in je Pleo-account
Klik op Budget maken
Geef je budget een duidelijke naam (bijvoorbeeld 'Marketing Q4' of 'Project Phoenix')
Stel het totaalbedrag voor het budget en de tijdsperiode in
Kies welke label(s) op dit budget van toepassing zijn
Wijs een Budgeteigenaar toe die verantwoordelijk is voor het controleren van de uitgaven
Klik op Budget maken om je budget te activeren
Zodra het budget is aangemaakt, worden alle relevante uitgaven automatisch bijgehouden

Als een label is gebruikt voor een budget, kan deze niet worden verwijderd, alleen gearchiveerd.
Als een label dat is gekoppeld aan een actief budget wordt gearchiveerd, wordt het budget automatisch gesloten.
Zodra een budget is gesloten, kan het niet opnieuw worden geopend.

Hoe je uitgaven kunt bijhouden ten opzichte van je budget

Budgetdashboard: bekijk al je budgetten op één plek, met een duidelijk overzicht van hoeveel er is uitgegeven versus hoeveel er overblijft.

Individuele budgetdetails: klik op een budget om:

Alle uitgaven te bekijken die zijn gekoppeld aan dat budget
De einddatum van het budget te bekijken
De budgeteigenaren te bekijken
Bewerk het budget: de informatie die kan worden bewerkt, hangt af van de budgetstatus:
- Actief en aankomend: alle gegevens, behalve het label, kunnen worden bewerkt
- Gesloten: je kunt de naam, het totale budget en de beoordelaar bewerken
- De startdatum kan niet worden omgezet naar een datum in het verleden
Sluit het budget vroeg
Download de uitgaven die aan dit budget zijn gekoppeld

In het budgetoverzicht worden de verrekende uitgaven en uitgaven die in behandeling zijn, getoond.

Verrekende uitgaven: verrekende kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven die zijn goedgekeurd of niet hoeven te worden beoordeeld.
Uitgaven die in behandeling zijn: kaartuitgaven die in behandeling zijn en zelf voorgeschoten uitgaven die wachten op beoordeling.

Tips om het meeste uit je budgetten te halen

Gebruik labels voor projecttracking: als je aan klantprojecten werkt, maak dan labels voor elk project en koppel ze aan budgetten. Dit maakt het eenvoudig om factureerbare uitgaven bij te houden.

Beoordeel budgetten regelmatig: plan elke week of maand tijd in om je budgetten met je team te beoordelen. Dit helpt om het vroegtijdig op te merken als er te veel wordt uitgegeven.

Communiceer met je team: zorg ervoor dat iedereen die uitgaven doet tegen een bepaald budget, weet dat er een budget is en de limieten weet.

Pas aan indien nodig: als de omstandigheden veranderen, kun je je budgetbedrag of tijdsperiode aanpassen om de nieuwe realiteit weer te geven.

Veelgestelde vragen

Hoe werkt dit voor multi-entity?

Multi-entity-klanten moeten voor elke entiteit een apart budget maken. De uitgaven van de verschillende entiteiten kunnen niet worden geconsolideerd.

Kan het budget worden overschreden?

Dat kan, want het budget staat niet vast. Zodra het budget de limiet bereikt, wordt de budgetbeoordelaar per e-mail op de hoogte gesteld. Het budget kan echter nog steeds worden overschreden.

Zijn terugbetalingen bij het budget inbegrepen?

Ja, terugbetalingen worden in mindering gebracht op het totale budget, zolang het budgetlabel is gekoppeld aan de terugbetaling.

Kan ik een budget verwijderen?

Nee, je kunt een budget niet verwijderen zodra dit is aangemaakt. In plaats daarvan kun je het budget sluiten wanneer je het niet meer nodig hebt. Dit houdt je budgetgeschiedenis intact voor rapportagedoeleinden en voorkomt dat er nieuwe uitgaven worden bijgehouden.

Kan ik een budget heropenen nadat ik dit heb gesloten?

Nee, zodra een budget is gesloten, kan dit niet opnieuw worden geopend. Als je de uitgaven voor hetzelfde project of team opnieuw moet bijhouden, moet je een nieuw budget maken met een nieuwe periode.

Hoe moet ik een uitgave uit een budget verwijderen?

Er zijn twee manieren om een uitgave uit een budget te verwijderen:
- Verwijder het label: ga naar de uitgave en verwijder het label dat aan het budget is gekoppeld
- Wijzig de uitgavedatum: pas de uitgavedatum aan zodat deze buiten de tijdsperiode van het budget valt