Met budgetten van Pleo maak je een budget met gebruik van labels om bedrijfsuitgaven eenvoudig te visualiseren en beheren:
Een budget maken
Een beheerder of boekhouder kan een budget maken met behulp van een gepersonaliseerd label. Om dit te kunnen doen, moet je eerst een label voor je budget maken. Dit label wordt vervolgens toegewezen aan al je gebudgetteerde uitgaven en het werkt je budget in realtime bij.
Voordat je begint met het aanmaken van je budget, zijn er paar dingen waar je op moet letten:
Een beheerder stelt een nieuw label op voor het budget.
Het is niet mogelijk om een bestaand label te gebruiken dat actief is.
Alleen beheerders en boekhouders met uitgebreide toegang kunnen budgetten maken.
Alle gebruikers kunnen een budgetbeoordelaar zijn.
Hoe stel je een budget op?
Ga naar de pagina Budgetten en klik op de knop 'Budget maken'.
Geef een naam voor je budget op.
Selecteer het label voor je budget.
Voor elk budget kun je één label selecteren.
Als dat label al in een actief budget wordt gebruikt, dan kan het niet worden toegevoegd aan een ander budget. Om het label opnieuw te kunnen gebruiken, moet het actieve budget worden gesloten. Het label verschijnt in het vervolgkeuzemenu en is uitgeschakeld.
Kies het totaalbedrag voor het budget.
Dit is standaard ingesteld op de valuta die je bedrijf gebruikt. Het is niet mogelijk om een budget in een andere valuta te maken.
Selecteer de start- en einddatum voor je budget (optioneel) en klik vervolgens op 'Doorgaan'.
De startdatum moet de huidige datum zijn of een datum in de toekomst.
Het is niet mogelijk om een terugkerend budget te maken. De beheerder of boekhouder kan een nieuw budget maken voor een volgende periode, bijvoorbeeld de volgende maand nadat het actieve budget is gesloten.
Selecteer de budgetbeoordelaars en klik op de knop 'Budget maken'.
Iedereen binnen het bedrijf kan worden toegevoegd als budgetbeoordelaar.
Budgetstatussen
Er zijn vier budgetstatussen:
Gepland - Budgetten met een startdatum in de toekomst.
Lopend - Budgetten die al zijn gestart.
Wordt gesloten over 3 dagen - Lopende budgetten die binnenkort sluiten (3 dagen).
Gesloten - Budgetten die zijn gesloten omdat de einddatum is verstreken of omdat de beheerder of boekhouder ze handmatig heeft gesloten.
Je kunt je budgetten filteren op basis van hun status. De optie hiervoor staat in de linkerbovenhoek van de pagina Budgetten.
Het budget bijwerken
Ga naar de pagina Budgetten en zoek het budget dat je wilt bewerken.
Alleen beheerders en boekhouders met uitgebreide toegang kunnen budgetten bijwerken.
Klik op de drie puntjes rechtsboven het budget en klik vervolgens op 'Bewerken'.
De informatie die kan worden bewerkt hangt af van de budgetstatus
Actieve budgetten - Alle gegevens, behalve het label, kunnen worden bewerkt
Geplande budgetten - Alle gegevens, behalve het label, kunnen worden bewerkt
Gesloten budgetten - De naam, het totaalbudget en de beoordelaar kunnen worden bewerkt
De startdatum kan niet worden omgezet naar een datum in het verleden
Het budget sluiten
De budgetten worden in de volgende situaties gesloten:
Het budget sluit automatisch op de vervaldatum. Je kunt de vervaldatum bekijken in het budgetoverzicht.
Het budget kan handmatig voortijdig worden gesloten.
Ga naar de pagina Budgetten en bewerk het budget dat je wilt sluiten.
Scrol naar beneden en klik op 'Budget voortijdig sluiten'.
Het label voor het budget is gearchiveerd
Handig om te weten:
Budgetten kunnen niet worden verwijderd. Ze kunnen alleen worden gesloten.
Zodra het budget is gesloten, kan het niet opnieuw worden geopend.
Budgetoverzicht en toewijzing van uitgaven
In het budgetoverzicht vind je een complete samenvatting van al je gesloten, huidige en toekomstige budgetten. Elk budget geeft zicht op de totale en verrekende uitgaven en uitgaven die in behandeling zijn. Het toont ook de budgetbeoordelaars, het budgetlabel, het datumbereik en meer.
Handig om te weten:
Beheerders en boekhouders met uitgebreide toegang kunnen alle gemaakte budgetten bekijken. Budgetbeoordelaars die geen beheerders of boekhouders met uitgebreide toegang zijn, kunnen alleen de budgetten bekijken waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
Kaart- en zelf voorgeschoten uitgaven worden aan het budget toegewezen als het budgetlabel aan deze uitgaven is gekoppeld en deze binnen het datumbereik van het budget vallen.
Je kunt uitgaven uit het budget verwijderen door het label uit het budget weg te halen en door de datum uitgave buiten het budgetbereik in te stellen.
De voortgangsbalk blijft groen totdat het budget de 100% overschrijdt.
In het budgetoverzicht worden de verrekende uitgaven en uitgaven die in behandeling zijn, getoond.
Verrekende uitgaven = verrekende kaart- en zelf voorgeschoten uitgaven die zijn goedgekeurd of die niet beoordeeld hoeven te worden.
Uitgaven in behandeling = kaart- en zelf voorgeschoten uitgaven die in behandeling zijn en nog beoordeeld moeten worden.
Labels verwijderen/archiveren
Als het label wordt gebruikt voor een budget, kan het niet worden verwijderd. Het kan alleen worden gearchiveerd.
Als een label dat is gekoppeld aan een actief budget wordt gearchiveerd, dan wordt het budget automatisch gesloten.
Veelgestelde vragen
Zijn facturen bij het budget inbegrepen?
Facturen zijn nog niet inbegrepen in het totaalbudget.
Hoe werkt het voor meerdere entiteiten?
Om te kunnen beginnen met meerdere entiteiten, moeten klanten een apart budget voor elke entiteit maken. De uitgaven van de verschillende entiteiten kunnen niet worden geconsolideerd.
Kan het budget worden overschreden?
Dat kan, want het budget staat niet vast. Zodra het budget de 100% bereikt, wordt de budgetbeoordelaar per e-mail op de hoogte gesteld. Het budget kan echter nog steeds worden overschreden.
Kan het budget voortijdig worden gesloten?
Ja, het budget kan voortijdig worden gesloten door een beheerder of boekhouder met uitgebreide toegang. Dit doen ze door de actie 'Budget voortijdig sluiten' te kiezen.
Kan de budgetbeoordelaar de budgetuitgaven bewerken?
Ja, een budgetbeoordelaar kan de budgetuitgaven bekijken en bewerken. Ze kunnen de uitgaven nog niet beoordelen (Goedkeuren, Afwijzen, Aanvullende informatie vereist)
Zijn terugbetalingen bij het budget inbegrepen?
Ja, terugbetalingen worden in mindering gebracht op het totale budget, zolang het budgetlabel is gekoppeld aan de terugbetaling.
Kan er een budget in een andere valuta worden gemaakt?
Nee, het budget kan alleen worden gemaakt in de valuta die de entiteit als standaard gebruikt.
Kan een gesloten budget opnieuw worden geopend?
Nee. Zodra het budget is gesloten, kan het niet opnieuw worden geopend.
Kan een budget worden verwijderd?
Op dit moment kunnen budgetten alleen worden gesloten. Ze kunnen niet worden verwijderd.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren