Budgets bei Pleo

• Wer kann Budgets verwenden?

• Wie erstellt man ein Budget?

• Wie können Sie Ihre Ausgaben mit Ihrem Budget vergleichen?

• Tipps für die optimale Nutzung von Budgets

• Häufig gestellte Fragen

Wer kann Budgets verwenden

• Admins und Controller:innen können Budgets für verschiedene Tags erstellen und alle erstellten Budgets einsehen.
• Budgetinhaber:innen haben einen Überblick über die Ausgaben im Rahmen ihres spezifischen Budgets und können sicherstellen, dass ihr Team den zugewiesenen Betrag einhält.
• Reviewer:innen können sehen, wie sich Ausgaben auf das ihnen zugewiesene Budget auswirken. So können sie fundierte Freigabeentscheidungen treffen.
• Zahlende Personen können ihre Einkäufe mit gutem Gewissen tätigen, da sie wissen, ob ihre Ausgaben im Rahmen der Richtlinien liegen.

So erstellen Sie ein Budget

Ein Admin oder ein/eine Controller:in kann ein Budget mithilfe eines personalisierten Tags erstellen. Dazu müssen Sie zunächst ein Tag für Ihr Budget einrichten.

1. Navigieren Sie zu Budgets in Ihrem Pleo-Konto
2. Klicken Sie auf Budget erstellen
3. Geben Sie Ihrem Budget einen eindeutigen Namen (z. B. „Marketing Q4“ oder „Projekt Phoenix“)
4. Legen Sie den Gesamtbetrag des Budgets und den Zeitraum fest
5. Wählen Sie, für welche(n) Tag(s) dieses Budget gilt 
6. Weisen Sie einen/eine Budgetinhaber:in zu, der/die für die Überwachung der Ausgaben verantwortlich ist
7. Klicken Sie auf Budget erstellen, um Ihr Budget zu aktivieren
8. Sobald das Budget erstellt ist, werden alle relevanten Ausgaben automatisch erfasst

So vergleichen Sie Ihre Ausgaben mit Ihrem Budget

Budget-Dashboard: Sehen Sie alle Ihre Budgets an einem Ort und verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wie viel bereits ausgegeben wurde und wie viel noch übrig ist.

Individuelle Budgetdetails: Klicken Sie auf ein beliebiges Budget, um:

• alle Ausgaben dieses Budgets zu sehen
• das Enddatum des Budgets zu sehen
• Budgetinhaber:innen zu sehen
• Bearbeiten Sie das Budget – die Informationen, die Sie bearbeiten können, hängen vom Budgetstatus ab:
  • Aktiv und anstehend: Alle Informationen außer das Tag können geändert werden
  • Geschlossen: Name, Gesamtbudget und Reviewer:in können geändert werden
  • Das Startdatum kann nicht auf ein Datum in der Vergangenheit geändert werden.
• Budget vorzeitig schließen
• Ausgaben dieses Budgets herunterladen

Tipps für die optimale Nutzung von Budgets

Tags für die Projektverfolgung verwenden: Wenn Sie an Mandantenprojekten arbeiten, erstellen Sie Tags für jedes Projekt und verknüpfen Sie sie mit Budgets. So können Sie die abrechenbaren Ausgaben leicht verfolgen.

Budgets regelmäßig überprüfen: Planen Sie jede Woche oder jeden Monat Zeit ein, um Ihre Budgets mit Ihrem Team zu überprüfen. So können Sie unnötige Mehrausgaben frühzeitig erkennen.

Mit Ihrem Team kommunizieren: Stellen Sie sicher, dass alle, die Ausgaben im Rahmen eines Budgets tätigen, wissen, dass es dieses Budget gibt und dass sie die Limits kennen.

Nach Bedarf anpassen: Wenn sich die Umstände ändern, können Sie Ihren Budgetbetrag oder den Zeitraum an die neuen Gegebenheiten anpassen.

Häufig gestellte Fragen

Wie funktionieren Budgets für mehrere Entitäten?

• Kunden/Kundinnen mit mehreren Entitäten müssen ein separates Budget pro Entität erstellen. Die Ausgaben mehrerer Entitäten können nicht konsolidiert werden.

Kann das Budget überschritten werden?

• Ja, es handelt sich nicht um ein festes Budget. Sobald das Budget 100 % erreicht hat, wird der/die Budget-Reviewer:in per E-Mail benachrichtigt. Das Budget kann jedoch immer noch überschritten werden.

Sind Rückerstattungen im Budget berücksichtigt?

• Ja, Rückerstattungen mit dem Budgettag werden vom Gesamtbudget abgezogen.

Kann ich ein Budget löschen?

• Nein, einmal erstellt, kann ein Budget nicht mehr gelöscht werden. Stattdessen können Sie das Budget **schließen**, wenn Sie es nicht mehr benötigen. Auf diese Weise bleibt Ihr Budgetverlauf für Berichtszwecke intakt, während neue Ausgaben nicht mehr erfasst werden können.

Kann ich ein Budget wieder öffnen, nachdem ich es geschlossen habe?

• Nein, einmal geschlossen, kann ein Budget nicht wieder geöffnet werden. Wenn Sie die Ausgaben für dasselbe Projekt oder Team erneut verfolgen möchten, müssen Sie ein neues Budget mit einem neuen Zeitraum erstellen.

Wie entferne ich eine Ausgabe aus einem Budget?

• Eine Ausgabe kann auf zwei Arten aus einem Budget entfernt werden:
  • Tag entfernen: Gehen Sie zu der Ausgabe und entfernen Sie das Tag, das mit dem Budget verknüpft ist
  • Datum der Ausgabe ändern: Bearbeiten Sie das Datum der Ausgabe so, dass es außerhalb des Zeitraums des Budgets liegt