I budget di Pleo consentono di creare un budget associato a tag per visualizzare e gestire in maniera facile e veloce le spese aziendali:

• Creazione dei budget

• Stati dei budget

• Aggiornamento dei budget

• Chiusura dei budget

• Panoramica dei budget e allocazione delle spese

• Eliminazione/Archiviazione dei tag

• Domande frequenti

Creazione dei budget

I budget possono essere creati da un amministratore o da un commercialista tramite l’uso di un tag personalizzato. Per prima cosa, quindi, configura un tag per il budget. Il tag verrà assegnato a tutte le spese a budget e consentirà l’aggiornamento del budget in tempo reale.

Prima di iniziare a creare il budget, ricorda gli aspetti seguenti:

• Un amministratore dovrà configurare un nuovo tag per il budget.

• Non potrai utilizzare un tag attivo esistente.

• Solo gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso possono creare i budget.

• I budget possono essere rivisti da qualsiasi utente.

Configurazione di un budget:

1. Vai alla pagina dei budget e fai clic sul pulsante “Crea budget”.

2. Inserisci un nome per il budget.

3. Seleziona il tag per il budget.

   • Puoi selezionare un unico tag per ciascun budget.

   • Se il tag selezionato è già in uso in un budget attivo, non potrà essere utilizzato per un altro budget. Per poter utilizzare nuovamente il tag, dovrai chiudere il budget attivo. Il tag apparirà nell’elenco a discesa come disabilitato.

4. Scegli l’importo totale per il budget.

   • Per impostazione predefinita, l’importo verrà indicato nella valuta scelta dall’azienda. Non è possibile creare un budget con una valuta diversa.

5. Seleziona la data di inizio e la data di fine (facoltativa) per il budget, quindi fai clic su “Continua”.

   • La data di inizio deve essere la data corrente o una data futura.

   • Non è possibile creare un budget periodico. L’amministratore/il commercialista potrà creare un nuovo budget per un periodo seguente (ad esempio, il mese successivo) una volta chiuso il budget attivo.

     
     
     

     
     
     

6. Seleziona i revisori del budget e fai clic sul pulsante “Crea budget”.

   • Un budget può essere revisionato da qualsiasi persona interna all’azienda.
     
     

Stati dei budget

Sono possibili quattro stati del budget:

• Programmato: budget con una data di inizio futura.

• In corso: budget già avviati.

• Con chiusura tra 3 giorni: budget in corso con una chiusura ravvicinata (3 giorni).

• Chiuso: budget chiusi una volta trascorsa la data di fine o chiusi manualmente da un amministratore/commercialista.

Puoi applicare dei filtri ai budget in base allo stato andando nella sezione in alto a sinistra della pagina dei budget.

Aggiornamento dei budget

1. Vai alla pagina dei budget e cerca il budget che desideri modificare.

   • Solo gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso possono aggiornare i budget.

2. Fai clic sui tre puntini in alto a destra del budget, quindi fai clic su “Modifica”.

   
   

   
   
   
   

3. Le informazioni che possono essere modificate cambiano a seconda dello stato del budget

   • Budget attivi: possono essere modificati tutti i dettagli, tranne il tag

   • Budget programmati: possono essere modificati tutti i dettagli, tranne il tag

   • Budget chiusi: possono essere modificati il nome, il totale del budget e il revisore

   • La data di inizio non può essere modificata in una data passata
     
     

Chiusura dei budget

La chiusura dei budget può avvenire nelle seguenti situazioni:

• Il budget si chiude automaticamente alla data di scadenza. Puoi visualizzare la data di scadenza nella panoramica del budget.
  
  

• Il budget viene chiuso manualmente prima della data di scadenza.

  1. Vai alla pagina dei budget e modifica il budget che desideri chiudere.

  2. Scorri fino in fondo e fai clic su “Chiusura anticipata del budget”.
     
     

• Il tag assegnato al budget viene archiviato.

Informazioni utili:

• I budget non possono essere eliminati, possono solo essere chiusi.

• Una volta chiusi, i budget non possono essere riaperti.

Panoramica dei budget e allocazione delle spese

La panoramica dei budget offre un riepilogo completo di tutti i budget passati, presenti e futuri. Ciascun budget presenta dettagli sulle spese totali, liquidate e in attesa. Mostra, inoltre, i revisori dei budget, il tag, l’intervallo temporale e tanto altro.

Informazioni utili:

• Gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso potranno visualizzare tutti i budget che hanno creato. I revisori, invece, a meno che non siano amministratori o commercialisti con accesso esteso, visualizzeranno soltanto i budget per cui sono responsabili.

• Le spesa di tasca propria e quelle effettuate con carta saranno allocate al budget a condizione che abbiano il tag associato al budget e rientrino nell’intervallo temporale del budget.

• Potrai rimuovere le spese dal budget eliminando l’associazione del tag alla spesa e modificando la data della spesa affinché non rientri nell’intervallo del budget.

• La barra di avanzamento del budget rimarrà verde fino al superamento del 100% del budget.

• Le spese liquidate e quelle in attesa verranno mostrate nella panoramica del budget.

  • Spese liquidate = spesa di tasca propria e spese effettuate con carta liquidate che sono state approvate o non richiedono una revisione.

  • Spese in attesa = spesa di tasca propria e spese effettuate con carta che sono in attesa di revisione.

Eliminazione/Archiviazione dei tag

• Nel caso in cui un tag sia stato usato per un budget, non può essere eliminato, ma solo archiviato.

• Se un tag associato a un budget attivo viene archiviato, il budget si chiuderà automaticamente.

Domande frequenti

Come funziona l’utilizzo con Multi Entity?

• Per l’utilizzo con Multi Entity, è necessaria la creazione di un budget separato per ciascuna entità. Le spese riferite alle varie entità non possono essere accorpate.

È possibile superare il limite di spesa di un budget?

• Sì, non si tratta di budget vincolanti. Una volta raggiunto il 100% del budget, il revisore del budget in questione riceverà una notifica tramite email. Il limite massimo potrà comunque essere superato.

È possibile chiudere un budget in anticipo?

• Sì, i budget possono essere chiusi in anticipo da un amministratore o da un commercialista con accesso esteso tramite l’azione “Chiusura anticipata del budget”.

Il revisore del budget può modificare le spese incluse nel budget?

• Sì, il revisore può visualizzare e modificare le spese incluse nel budget. Ciò può avvenire prima di passare alla fase di revisione (spese approvate, rifiutate o che necessitano di dettagli).

I rimborsi vengono inclusi nei budget?

• Sì, i rimborsi vengono dedotti dal totale del budget a condizione che abbiano il tag associato al budget.

È possibile creare un budget in una valuta diversa?

• No, i budget possono essere creati solo nella valuta predefinita per quell’entità.

È possibile riaprire un budget dopo averlo chiuso?

• No, una volta chiusi, i budget non possono essere riaperti.

È possibile eliminare un budget?

• Per il momento, i budget non possono essere eliminati, possono solo essere chiusi.