Budgetter i Pleo

Budgetter giver dig mulighed for at angive forbrugsgrænser for specifikke omkostningscentre, f.eks. projekter, teams eller afdelinger.

Når du har oprettet et budget, kan du holde styr på, hvor meget der er blevet brugt, i realtid, og se, hvordan det ser ud i forhold til dit tildelte beløb. Budgetter er særligt nyttige til:

Projektbaserede udgifter – hold styr på omkostninger for kundeprojekter eller interne initiativer
Afdelingsbudgetter – overvåg forbrug på tværs af marketing, salg, produkt eller andre teams
Eventbudgetter – hold styr på udgifter til konferencer, teamkonferencer eller kampagner

Hvem kan bruge budgetter?
Hvordan opretter du et budget?
Hvordan holder du styr på udgifter i forhold til dit budget?
Tip til, hvordan du får mest muligt ud af budgetter
Ofte stillede spørgsmål

Hvem kan bruge budgetter?

Budget er kun tilgængelig for brugere med et Advanced- eller Beyond-abonnement

Administratorer og controllere kan oprette budgetter for forskellige tags og se alle oprettede budgetter.
Budgetejere har indsigt i forbruget i forhold til deres specifikke budget og kan sikre, at deres team holder sig inden for det tildelte beløb.
Godkendere kan se, hvordan udgifter påvirker det budget, de er tildelt, og det hjælper dem med at træffe beslutninger om godkendelser på et informeret grundlag.
Brugere med udgifter kan føle sig trygge, når de foretager køb, ved at vide om deres udgifter overholder retningslinjerne.

Sådan opretter du et budget

En administrator eller controller kan oprette et budget ved at bruge et personligt tag. Du skal dog først oprette et tag til dit budget, før du kan gøre det.

Gå til Budgetter under din Pleo-konto.
Klik på Opret budget.
Giv dit budget et sigende navn (f.eks. "Marketing Q4" eller "Projekt Phoenix")
Angiv det samlede budgetbeløb og tidsperioden.
Vælg, hvilke tags dette budget gælder for.
Tildel en budgetejer, som skal være ansvarlig for at overvåge forbruget.
Klik på Opret budget for at aktivere budgettet.
Når budgettet er oprettet, vil det automatisk begynde at spore alle relevante udgifter.

Hvis et tag er brugt til et budget, kan det ikke slettes – kun arkiveres.
Hvis et tag, der er knyttet til et aktivt budget, arkiveres, lukkes budgettet automatisk.
Når et budget er blevet lukket, kan det ikke genåbnes.

Sådan holder du styr på udgifter i forhold til dit budget

Budgetdashboard – se alle dine budgetter ét sted med en klar opdeling af, hvor meget der er brugt, i forhold til hvor meget der er tilbage.

Individuelle budgetoplysninger – klik på et hvilket som helst budget for at:

se alle udgifter, der er knyttet til budgettet
se slutdatoen for budgettet
se budgetejer(e).
Rediger budgettet. Budgetstatussen er afgørende for, hvilke oplysninger du kan redigere:
- Aktive og kommende – alle oplysninger kan redigeres med undtagelse af tagget
- Lukket – du kan redigere navnet, budgettotalen og godkenderen
- Startdatoen kan ikke ændres til en dato i fortiden
Luk budgettet tidligt
Download udgifter, der er knyttet til dette budget

Vi viser afregnede og udestående udgifter i budgetoversigten.

Afregnede udgifter – afregnede kortudgifter og udlæg, der er blevet godkendt, eller som ikke kræver gennemgang.
Afventende udgifter – afventende kortudgifter og private udlæg, der afventer gennemgang.

Tip til, hvordan du får mest muligt ud af budgetter

Brug tags til projektsporing – hvis du arbejder på kundeprojekter, skal du oprette tags for hvert enkelt projekt og knytte dem til budgetter. Det gør det nemt at spore fakturerbare udgifter.

Gennemgå budgetter regelmæssigt – planlæg tid hver uge eller måned til at gennemgå budgetterne med dit team. Dette hjælper med at opdage overforbrug tidligt.

Kommuniker med dit team – sørg for, at alle, der bruger penge fra et budget, ved at det eksisterer og forstår grænserne.

Juster efter behov – Hvis omstændighederne ændrer sig, kan du redigere dit budgetbeløb eller tidsperioden for at afspejle den nye virkelighed.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan fungerer det for en virksomhed med flere enheder?

Kunder, der er virksomheder med flere enheder, skal oprette et separat budget for hver enkelt enhed. Udgifter på tværs af enheder kan ikke konsolideres.

Kan budgettet have et overforbrug?

Ja, det er ikke et stramt budget. Når budgettet har nået 100 %, vil budgetgodkenderen blive underrettet via e-mail. Budgettet kan dog stadig overskrides.

Er tilbagebetalinger inkluderet i budgettet?

Ja – tilbagebetalinger trækkes fra budgettotalen, såfremt budgettagget er knyttet til tilbagebetalingen.

Kan jeg slette et budget?

Nej, du kan ikke slette et budget, når det først er blevet oprettet. Du kan i stedet lukke budgettet, når du ikke længere har brug for det. Dermed bevares din budgethistorik intakt til rapporteringsformål, mens der ikke længere spores nye udgifter.

Kan jeg genåbne et budget, når jeg har lukket det?

Nej, når et budget er blevet lukket, kan det ikke genåbnes. Hvis du har brug for at spore udgifter for det samme projekt eller team igen, skal du oprette et nyt budget med en ny tidsperiode.

Hvordan fjerner jeg en udgift fra et budget?

Du kan fjerne en udgift fra et budget på to måder:
- Fjern tagget – gå til udgiften, og fjern det tag, der er knyttet til budgettet
- Skift udgiftsdatoen – rediger udgiftsdatoen, så den falder uden for budgettets tidsperiode