Los presupuestos en Pleo

• ¿Quién puede usar los presupuestos?

• ¿Cómo se crea un presupuesto?

• ¿Cómo se controlan los gastos para que no sobrepasen el presupuesto?

• Consejos para sacar el máximo partido a los presupuestos

• Preguntas frecuentes

¿Quién puede usar los presupuestos?

• Los administradores y responsables pueden crear presupuestos para diferentes etiquetas y ver todos los presupuestos que se han creado.
• Los propietarios del presupuesto pueden ver el gasto en relación con su presupuesto específico y pueden asegurarse de que su equipo se mantenga dentro del importe asignado.
• Los revisores pueden ver cómo los gastos afectan al presupuesto asignado, lo que les ayuda a tomar decisiones informadas de aprobación.
• Las personas con gastos pueden sentirse seguras al hacer compras, sabiendo en todo momento si su gasto se encuentra dentro de las pautas.

¿Cómo se crea un presupuesto?

Un administrador o responsable puede crear un presupuesto usando una etiqueta personalizada. Para hacerlo, primero necesitarás configurar una etiqueta para tu presupuesto.

1. Ve a Presupuestos en tu Cuenta de Pleo
2. Haz clic en Crear presupuesto
3. Asigna un nombre claro a tu presupuesto (por ejemplo, “Marketing T4” o “Proyecto Fénix")
4. Establece el importe total del presupuesto y el periodo de tiempo
5. Elige a qué etiquetas se aplica este presupuesto 
6. Asigna un Propietario del presupuesto que será responsable de supervisar el gasto
7. Haz clic en Crear presupuesto para activar tu presupuesto
8. Una vez creado, el presupuesto comenzará a rastrear automáticamente todos los gastos relevantes

¿Cómo se controlan los gastos para que no sobrepasen el presupuesto?

Panel de presupuestos: Consulta todos tus presupuestos en un solo lugar, con un desglose claro de cuánto se ha gastado frente a cuánto queda.

Detalles del presupuesto individual: Haz clic en cualquier presupuesto para hacer lo siguiente:

• Ver todos los gastos vinculados a ese presupuesto
• Ver la fecha de finalización del presupuesto
• Ver los propietarios del presupuesto
• Editar el presupuesto: La información que se puede modificar dependerá del estado del presupuesto:
  • Activos y próximos: Todos los detalles pueden editarse menos la etiqueta
  • Cerrado: Puedes editar el nombre, el presupuesto total y el revisor
  • La fecha de inicio no se puede cambiar a una fecha que ya ha pasado
• Cerrar el presupuesto antes de tiempo
• Descargar gastos vinculados a este presupuesto

Consejos para sacar el máximo partido a los presupuestos

Usa etiquetas para el seguimiento de proyectos: Si trabajas en proyectos de clientes, crea etiquetas para cada proyecto y vincúlalas a presupuestos. Esto facilita el seguimiento de los gastos facturables.

Revisa los presupuestos periódicamente: Programa un momento cada semana o mes para revisar tus presupuestos con tu equipo. Esto ayuda a detectar el exceso de gasto con anterioridad.

Comunícate con tu equipo: Asegúrate de que todas las personas con gastos que tengan asignado un presupuesto sepan que existe y entiendan los límites.

Realiza ajustes según sea necesario: Si las circunstancias cambian, puedes editar el importe o el período de tiempo de tu presupuesto para adaptarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona esto para clientes multientidad?

• Los clientes multientidad tendrán que crear un presupuesto independiente para cada entidad. El gasto entre las diferentes entidades no se puede unificar.

¿Se puede gastar por encima del presupuesto?

• Sí, no es un presupuesto restrictivo. Una vez que se alcance el 100 % del presupuesto, se enviará un correo electrónico al revisor. Sin embargo, se podrá seguir gastando por encima del presupuesto.

¿Los reembolsos se incluyen en el presupuesto?

• Sí, los reembolsos se restarán del total del presupuesto, siempre que tengan la etiqueta correspondiente.

¿Puedo eliminar un presupuesto?

• No, no puedes eliminar un presupuesto una vez que ha sido creado. En su lugar, puedes **cerrar el presupuesto** cuando ya no lo necesites. Esto mantiene intacto el historial de tu presupuesto para la realización de informes mientras se evita que se registre cualquier nuevo gasto.

¿Puedo volver a abrir un presupuesto después de haberlo cerrado?

• No, una vez que un presupuesto ha sido cerrado, no se puede reabrir. Si necesitas hacer un seguimiento del gasto para el mismo proyecto o equipo nuevamente, tendrás que crear un nuevo presupuesto con un nuevo período de tiempo.

¿Cómo elimino un gasto de un presupuesto?

• Hay 2 formas para eliminar un gasto de un presupuesto:
  • Eliminar la etiqueta: Ve al gasto y quita la etiqueta que está vinculada al presupuesto
  • Cambiar la fecha del gasto: Edita la fecha del gasto para que esté fuera del período del presupuesto