Orçamentos na Pleo

Os orçamentos permitem-te definir limites de gastos para centros de custo específicos, como projetos, equipas ou departamentos.

Depois de criares um orçamento, podes acompanhar em tempo real quanto foi gasto e ver como isso se compara ao valor que te foi atribuído. Os orçamentos são particularmente úteis para:

Gastos baseados em projetos - Acompanha os custos de projetos de clientes ou de iniciativas internas
Orçamentos para departamentos - Monitoriza os gastos nos departamentos de Marketing, Vendas, Produto ou outras equipas
Orçamentos para eventos - Acompanha as despesas de conferências, acampamentos de equipa ou campanhas

Quem pode utilizar orçamentos?
Como criar um orçamento?
Como monitorizar os gastos em relação ao teu orçamento?
Dicas para tirar o máximo proveito dos orçamentos
Perguntas frequentes

Quem pode utilizar orçamentos

O orçamento está apenas disponível para utilizadores dos planos Advanced e Beyond

Os Administradores e Controladores podem criar orçamentos para diferentes etiquetas e ver todos os orçamentos que foram criados.
Os Responsáveis pelo Orçamento têm visibilidade sobre os gastos relativos ao seu orçamento específico e podem garantir que a sua equipa se mantenha dentro do montante atribuído.
Os revisores podem ver como as despesas afetam o orçamento ao qual estão atribuídos, ajudando-os a tomar decisões de aprovação informadas.
Os Consumidores podem sentir-se confiantes ao efetuar comprar, sabendo se os seus gastos se mantêm dentro das diretrizes.

Como criar um orçamento

Um administrador ou controlador pode criar um orçamento utilizando uma etiqueta personalizada. Para o fazer, tens de configurar uma etiqueta para o teu orçamento primeiro.

Navega até Orçamentos na tua conta Pleo
Clica em Criar orçamento
Dá ao teu orçamento um nome claro (por exemplo, “Marketing Q4” ou “Project Phoenix”)
Define o montante total do orçamento e o período de tempo
Escolhe a(s) etiqueta(s) a que este orçamento se aplica
Atribui um Responsável pelo Orçamento que será responsável por monitorizar os gastos
Clica em Criar orçamento para ativar o teu orçamento
Depois de criado, o orçamento começará a monitorizar automaticamente todas as despesas relevantes

Se uma etiqueta tiver sido utilizada para um orçamento, não pode ser eliminada - apenas arquivada.
Se uma etiqueta ligada a um orçamento ativo for arquivada, o orçamento será encerrado automaticamente.
Uma vez que um orçamento tenha sido fechado, não pode ser reaberto.

Como monitorizar os gastos em relação ao teu orçamento

Painel de orçamentos - vê todos os teus orçamentos num só lugar, com uma divisão clara do quanto foi gasto em comparação com o que resta.

Detalhes individuais do orçamento - clica em qualquer orçamento para:

Vê todas as despesas associadas a esse orçamento
Vê a data de fim do orçamento
Vê o(s) responsável(eis) pelo orçamento
Edita o orçamento - a informação que pode ser editada depende do estado do orçamento:
- Ativos e próximos - todos os detalhes podem ser editados, à exceção da etiqueta
- Fechados - podes editar o nome, o orçamento total e o revisor
- A data de início não pode ser alterada para uma data passada
Encerrar o orçamento mais cedo
Descarrega as despesas associadas a este orçamento

Apresentamos despesas regularizadas e pendentes na visão geral do orçamento.

Despesas regularizadas - despesas regularizadas do cartão e por conta própria que foram aprovadas ou não precisam de revisão.
Despesas pendentes - despesas pendentes do cartão e por conta própria que aguardam revisão.

Dicas para tirar o máximo proveito dos orçamentos

Utiliza etiquetas para monitorizar projetos - Se trabalhas em projetos de clientes, cria etiquetas para cada projeto e associa-as a orçamentos. Isto facilita a monitorização das despesas faturáveis.

Revê os orçamentos regularmente - Reserva algum tempo todas as semanas ou meses para rever os teus orçamentos com a tua equipa. Isto ajuda a detetar gastos excessivos com antecedência.

Comunica com a tua equipa - Certifica-te de que todos os que gastam em relação a um orçamento sabem da sua existência e compreendem os limites.

Ajusta conforme necessário - Se as circunstâncias mudarem, podes editar o montante ou o período de tempo do teu orçamento para refletir a nova realidade.

Perguntas frequentes

Como funciona com várias entidades?

Os clientes com várias entidades terão de criar um orçamento separado para cada entidade. Os gastos de todas as entidades não podem ser consolidados.

O orçamento pode ser excedido?

Sim, não é um orçamento rigoroso. Assim que o orçamento atingir os 100%, o revisor do orçamento será notificado por e-mail. No entanto, o orçamento pode ser excedido.

Os reembolsos estão incluídos no orçamento?

Sim, os reembolsos serão deduzidos do orçamento total, desde que o reembolso tenha a etiqueta do orçamento.

Posso eliminar um orçamento?

Não, não podes eliminar um orçamento depois de ter sido criado. Em vez disso, podes **encerrar o orçamento** quando já não precisares dele. Isto mantém o histórico do orçamento intacto para fins de relatório, enquanto impede que sejam registadas novas despesas.

Posso reabrir um orçamento depois de o ter encerrado?

Não, uma vez que um orçamento tenha sido fechado, não pode ser reaberto. Se precisares de monitorizar os gastos para o mesmo projeto ou equipa novamente, terás de criar um novo orçamento com um novo período de tempo.

Como removo uma despesa de um orçamento?

Existem duas formas de remover uma despesa de um orçamento:
- Remove a etiqueta - Vai à despesa e remove a etiqueta que está ligada ao orçamento
- Altera a data da despesa - Edita a data da despesa para que fique fora do período de tempo do orçamento