Voit luoda Pleon budjettien avulla budjetin käyttämällä Luokkia, joiden avulla voit visualisoida ja hallita yrityksen kulutusta:

• Budjetin luominen

• Budjetin tilat

• Budjetin päivittäminen

• Budjetin sulkeminen

• Budjetin yhteenveto ja kulutuksen kohdistaminen

• Luokkien poistaminen/arkistoiminen

• Usein kysytyt kysymykset

Budjetin luominen

Järjestelmänvalvoja tai kirjanpitäjä voi luoda budjetin käyttämällä personoitua Luokkaa. Sinun on ensin määritettävä budjetillesi Luokka. Luokka kohdistetaan sitten kaikkiin budjetoituihin kuluihin ja budjettisi päivittyy reaaliaikaisesti.

Huomaa muutama seikka ennen kuin aloitat budjetin luomisen:

• Järjestelmänvalvojan on määritettävä budjetille Luokka.

• Et voi käyttää olemassa olevaa aktiivista Luokkaa.

• Vain järjestelmänvalvojat ja kirjanpitäjät voivat luoda budjetteja.

• Kaikki käyttäjät voivat olla budjetin tarkastajia.

Budjetin määrittäminen:

1. Siirry  budjettien sivulle ja klikkaa Luo budjetti -painiketta.

2. Syötä budjetin nimi.

3. Valitse budjetille Luokka.

   • Voit valita yksinkertaisen Luokan kullekin budjetille.

   • Jos kyseinen Luokka on jo käytössä aktiivisessa budjetissa, sitä ei voi käyttää toisessa budjetissa. Luokkaa voidaan käyttää uudelleen, kun aktiivinen budjetti on suljettu. Luokka näkyy käytöstä poistettuna avattavassa valikossa.

4. Valitse budjetin määrä.

   • Tämä on oletuksena asetettu yrityksen valuutassa. Budjettia ei voi luoda toisessa valuutassa.

5. Valitse budjetillesi aloituspäivä ja lopetuspäivä (valinnainen) ja klikkaa sitten Jatka.

   • Aloituspäivä on oltava vähintään kuluva päivä tai jokin tuleva päivä.

   • Toistuvaa budjettia ei voi luoda. Järjestelmänvalvoja/kirjanpitäjä voi luoda uuden budjetin seuraavalle jaksolle, esimerkiksi seuraavalle kuukaudelle, kun aktiivinen budjetti on suljettu.
     
     

     
     
     

6. Valitse budjetin tarkastajat ja klikkaa Luo budjetti -painiketta.

   • Kuka tahansa yrityksessä voi olla budjetin tarkastaja.
     
     

Budjetin tilat

Budjetin tiloja on neljä:

• Tuleva - Budjetit, joiden aloituspäivä on tulevaisuudessa.

• Käynnissä - Budjetit, jotka ovat jo käynnissä.

• Sulkeutuu kolmen päivän kuluessa - Käynnissä olevat budjetit, jotka sulkeutuvat pian (3 päivää).

• Suljettu - Budjetit, jotka on suljettu lopetuspäivän vuoksi tai manuaalisesti järjestelmänvalvojan/kirjanpitäjän toimesta.

Voit suodattaa budjetteja tilan perusteella vasemmasta yläkulmasta budjettien sivulla.

Budjetin päivittäminen

1. Siirry  budjettien sivulle ja etsi budjetti, jota haluat muokata.

   • Vain järjestelmänvalvojat ja kirjanpitäjät voivat päivittää budjetteja.

2. Klikkaa ensin oikeassa yläkulmassa olevaa kolmea pistettä ja sitten Muokkaa.

   
   

   
   
   
   

3. Muokattavat tiedot riippuvat budjetin tilasta

   • Aktiiviset budjetit - Kaikkia lisätietoja voi muokata, paitsi ei Luokkaa

   • Tulevat budjetit - Kaikkia lisätietoja voi muokata, paitsi ei Luokkaa

   • Suljetut budjetit - Voit muokata nimeä ja kokonaisbudjettia ja vaihtaa tarkastajan

   • Aloituspäivää ei voi muuttaa menneeksi päiväksi
     
     

Budjetin sulkeminen

Budjetit sulkeutuvat seuraavissa tilanteissa:

• Budjetti sulkeutuu automaattisesti päättymispäivänä. Näet päättymispäivän budjetin yhteenvedosta.
  
  

• Budjetti voidaan sulkea manuaalisesti ennakkoon.

  1. Siirry  budjettien sivulle ja muokkaa budjettia, jonka haluat sulkea.

  2. Vieritä Sivun alaosaan ja klikkaa Sulje budjetti etukäteen.
     
     

• Budjetin Luokka on arkistoitu

Hyvä tietää:

• Budjetteja ei voi poistaa, ne voidaan vain sulkea.

• Kun budjetti on suljettu, sitä ei voi avata uudelleen.

Budjetin yhteenveto ja kulutuksen kohdistaminen

Budjetin yhteenvedossa voit tarkastella menneiden, nykyisten ja tulevien budjettien yhteenvetoa. Kukin budjetti kertoo tietoja kaikista, maksetuista ja odottavista kuluista. Se näyttää myös budjetin tarkastajat, budjetin Luokan, päivämäärät ja paljon muuta.

Hyvä tietää:

• Vain järjestelmänvalvojat ja kirjanpitäjät voivat luoda budjetteja. Budjetin tarkastajat (jos he eivät ole järjestelmänvalvojia tai kirjanpitäjiä) näkevät vain heidän vastuullaan olevia budjetteja.

• Kortti- ja käteismeno kohdistetaan budjettiin, jos niissä on budjetin Luokka ja ne kuuluvat budjetin päivämääräjaksolle.

• Voit poistaa budjetista kuluja poistamalla Luokan budjetista ja muuttamalla kulupäivän budjetin jakson ulkopuolelle.

• Budjetin edistymispalkki pysyy vihreänä, kunnes budjetti ylittää 100 %.

• Näytämme maksetut ja odottavat kulut budjetin yhteenvedossa.

  • Maksetut kulut = maksetut korttikulut ja käteismeno, jotka on hyväksytty tai jotka eivät edellytä tarkastusta.

  • Odottavat kulut = odottavat korttikulut ja käteismeno, jotka odottavat tarkastusta.

Luokkien poistaminen/arkistoiminen

• Jos luokkaa käytetään budjetissa, sitä ei voi poistaa. Se voidaan vain arkistoida.

• Jos Luokka on yhdistetty aktiiviseen budjettiin ja se arkistoidaan, budjetti sulkeutuu automaattisesti.

Usein kysytyt kysymykset

Sisältyvätkö laskut budjettiin?

• Laskut eivät vielä sisälly kokonaisbudjettiin.

Miten se toimii, jos yksiköitä on useita?

• Jos asiakkaan yrityksessä on useita yksiköitä, kullekin yksikölle on ensin luotava erillinen budjetti. Kuluja eri yksiköiden välillä ei voi yhdistää.

Voiko budjetin ylittää?

• Kyllä, kyseessä ei ole pysyvä budjetti. Kun budjetti on saavuttanut 100 %, budjetin tarkastaja saa sähköpostiviestin. Budjetti voidaan silti kuitenkin ylittää.

Voiko budjetin sulkea ennakkoon?

• Kyllä - järjestelmänvalvoja/kirjanpitäjä voi sulkea budjetin ennakkoon. Hän voi valita toiminnon ”Sulje budjetti etukäteen”.

Voiko budjetin tarkastaja muokata budjettikuluja?

• Kyllä - Budjetin tarkastaja voi tarkastella ja muokata budjettikuluja. He eivät voi tarkastaa niitä vielä (Hyväksy, Hylkää, Lisätietoja tarvitaan).

Sisältyvätkö hyvitykset budjettiin?

• Kyllä - hyvitykset vähennetään kokonaisbudjetista, kun hyvityksessä on budjetin Luokka.

Voiko budjetin luoda toisessa valuutassa?

• Ei, budjetti voidaan luoda vain kyseisen yksikön oletusarvoisessa valuutassa.

Voiko budjetin avata uudelleen, kun se on suljettu?

• Ei, kun budjetti on suljettu, sitä ei voi avata uudelleen.

Voiko budjetin poistaa?

• Budjetteja ei voi poistaa, ne voidaan vain sulkea.