Budjetit Pleossa

• Kuka voi käyttää budjetteja?

• Kuinka voit luoda budjetin?

• Kuinka voit seurata kulutusta budjettiasi vastaan?

• Vinkkejä budjettien hyödyntämiseen

• Usein kysytyt kysymykset

Kuka voi käyttää budjetteja?

• Adminit ja kontrollerit voivat luoda budjetteja eri luokille ja nähdä kaikki luodut budjetit.
• Budjetin omistajat voivat tarkastella kulutusta tietyn budjetin osalta, ja he voivat varmistaa, että heidän tiiminsä pysyy varatun määrän rajoissa.
• Tarkastajat voivat nähdä, miten kulut vaikuttavat heidän vastuullaan olevaan budjettiin, mikä auttaa heitä tekemään tietoon perustuvia hyväksyntäpäätöksiä.
• Käyttäjät voivat tehdä ostoksia luottavaisin mielin, kun he tietävät, kuuluuko heidän kulutuksensa ohjeiden piiriin.

Kuinka voi luoda budjetin?

Admin tai kontrolleri voi luoda budjetin käyttämällä henkilökohtaista luokkaa. Tätä varten sinun on ensin asetettava budjetillesi luokka.

1. Siirry kohtaan Budjetit Pleo-tililläsi
2. Klikkaa Luo budjetti
3. Anna budjetillesi selkeä nimi (esimerkiksi ”Markkinointi Q4” tai ”Projekti Phoenix”)
4. Aseta budjetin kokonaismäärä ja ajanjakso
5. Valitse, mitä luokkaa/luokkia kyseinen budjetti koskee
6. Määritä budjetin omistaja, joka on vastuussa kulutuksen seurannasta
7. Aktivoi budjetti klikkaamalla Luo budjetti
8. Kun budjetti on luotu, se alkaa seurata kaikkia asiaankuuluvia kuluja automaattisesti

Kuinka voit seurata kulutusta budjettiasi vastaan?

Budjetin hallintapaneeli – voit tarkastella kaikkia budjettejasi yhdessä paikassa, ja näet selkeän erittelyn siitä, kuinka paljon budjetista on käytetty ja kuinka paljon siitä on jäljellä.

Yksittäisen budjetin tiedot – klikkaa mitä tahansa budjettia:

• Katso kaikki kulut, jotka on yhdistetty kyseiseen budjettiin
• Katso budjetin lopetuspäivä
• Näytä budjetin omistaja(t)
• Muokkaa budjettia, muokattavat tiedot riippuvat budjetin tilasta:
  • Aktiiviset ja tulevat – Kaikkia tietoja voi muokata, paitsi ei luokkia
  • Suljetut – Voit muokata nimeä ja kokonaisbudjettia ja vaihtaa tarkastajan
  • Aloituspäivää ei voi muuttaa menneeksi päiväksi
• Sulje budjetti etukäteen
• Lataa kulut, jotka liittyvät kyseiseen budjettiin

Vinkkejä budjettien hyödyntämiseen

Käytä luokkia projektien seurantaan – Jos työskentelet asiakasprojekteissa, luo luokat jokaiselle projektille ja yhdistä ne budjetteihin. Tämä helpottaa laskutettavien kulujen seuraamista.

Tarkasta budjetit säännöllisesti – Tarkasta budjetit viikoittain tai kuukausittain tiimisi kanssa. Tämä auttaa havaitsemaan ylitykset ajoissa.

Viesti tiimisi kanssa – Varmista, että kaikki, jotka käyttävät rahaa budjetista, ovat tietoisia sen olemassaolosta ja rajoituksista.

Muokkaa budjettia tarpeen mukaan – Jos olosuhteet muuttuvat, voit muokata budjetin määrää tai ajanjaksoa.

Usein kysytyt kysymykset

Miten se toimii konsernille?

• Konserniasiakkaiden on luotava erillinen budjetti jokaiselle yksikölle. Kuluja eri yksiköiden välillä ei voi yhdistää.

Voiko budjetin ylittää?

• Kyllä, kyseessä ei ole pysyvä budjetti. Kun budjetti on saavuttanut 100 %, budjetin tarkastaja saa ilmoituksen sähköpostitse. Budjetin ylittäminen on kuitenkin edelleen mahdollista.

Sisältyvätkö hyvitykset budjettiin?

• Kyllä, hyvitykset vähennetään kokonaisbudjetista, kun hyvityksessä on budjetin luokka.

Voinko poistaa budjetin?

• Ei, et voi poistaa budjettia sen luomisen jälkeen. Sen sijaan voit **sulkea budjetin**, kun et enää tarvitse sitä. Tämä säilyttää budjettihistoriasi raportointitarkoituksia varten, mutta budjetti ei enää seuraa uusia kuluja.

Voinko avata budjetin uudelleen sen jälkeen, kun olen sulkenut sen?

• Ei, kun budjetti on suljettu, sitä ei voi avata uudelleen. Jos sinun täytyy seurata saman projektin tai tiimin kulutusta uudelleen, sinun täytyy luoda uusi budjetti uudelle ajanjaksolle.

Miten poistan kulun budjetista?

• On kaksi tapaa poistaa kulu budjetista:
  • Poista luokka – Siirry kulun tietoihin ja poista budjettiin liitetty luokka
  • Muuta kulun päivämäärää – Muokkaa kulun päivämäärää niin, että se jää budjetin aikajakson ulkopuolelle