I budget di Pleo consentono di creare un budget associato a tag per visualizzare e gestire in maniera facile e veloce le spese aziendali:
Creazione dei budget
I budget possono essere creati da un amministratore o da un commercialista tramite l’uso di un tag personalizzato. Per prima cosa, quindi, configura un tag per il budget. Il tag verrà assegnato a tutte le spese a budget e consentirà l’aggiornamento del budget in tempo reale.
Prima di iniziare a creare il budget, ricorda gli aspetti seguenti:
Un amministratore dovrà configurare un nuovo tag per il budget.
Non potrai utilizzare un tag attivo esistente.
Solo gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso possono creare i budget.
I budget possono essere rivisti da qualsiasi utente.
Configurazione di un budget:
Vai alla pagina dei budget e fai clic sul pulsante “Crea budget”.
Inserisci un nome per il budget.
Seleziona il tag per il budget.
Puoi selezionare un unico tag per ciascun budget.
Se il tag selezionato è già in uso in un budget attivo, non potrà essere utilizzato per un altro budget. Per poter utilizzare nuovamente il tag, dovrai chiudere il budget attivo. Il tag apparirà nell’elenco a discesa come disabilitato.
Scegli l’importo totale per il budget.
Per impostazione predefinita, l’importo verrà indicato nella valuta scelta dall’azienda. Non è possibile creare un budget con una valuta diversa.
Seleziona la data di inizio e la data di fine (facoltativa) per il budget, quindi fai clic su “Continua”.
La data di inizio deve essere la data corrente o una data futura.
Non è possibile creare un budget periodico. L’amministratore/il commercialista potrà creare un nuovo budget per un periodo seguente (ad esempio, il mese successivo) una volta chiuso il budget attivo.
Seleziona i revisori del budget e fai clic sul pulsante “Crea budget”.
Un budget può essere revisionato da qualsiasi persona interna all’azienda.
Stati dei budget
Sono possibili quattro stati del budget:
Programmato: budget con una data di inizio futura.
In corso: budget già avviati.
Con chiusura tra 3 giorni: budget in corso con una chiusura ravvicinata (3 giorni).
Chiuso: budget chiusi una volta trascorsa la data di fine o chiusi manualmente da un amministratore/commercialista.
Puoi applicare dei filtri ai budget in base allo stato andando nella sezione in alto a sinistra della pagina dei budget.
Aggiornamento dei budget
Vai alla pagina dei budget e cerca il budget che desideri modificare.
Solo gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso possono aggiornare i budget.
Fai clic sui tre puntini in alto a destra del budget, quindi fai clic su “Modifica”.
Le informazioni che possono essere modificate cambiano a seconda dello stato del budget
Budget attivi: possono essere modificati tutti i dettagli, tranne il tag
Budget programmati: possono essere modificati tutti i dettagli, tranne il tag
Budget chiusi: possono essere modificati il nome, il totale del budget e il revisore
La data di inizio non può essere modificata in una data passata
Chiusura dei budget
La chiusura dei budget può avvenire nelle seguenti situazioni:
Il budget si chiude automaticamente alla data di scadenza. Puoi visualizzare la data di scadenza nella panoramica del budget.
Il budget viene chiuso manualmente prima della data di scadenza.
Vai alla pagina dei budget e modifica il budget che desideri chiudere.
Scorri fino in fondo e fai clic su “Chiusura anticipata del budget”.
Il tag assegnato al budget viene archiviato.
Informazioni utili:
I budget non possono essere eliminati, possono solo essere chiusi.
Una volta chiusi, i budget non possono essere riaperti.
Panoramica dei budget e allocazione delle spese
La panoramica dei budget offre un riepilogo completo di tutti i budget passati, presenti e futuri. Ciascun budget presenta dettagli sulle spese totali, liquidate e in attesa. Mostra, inoltre, i revisori dei budget, il tag, l’intervallo temporale e tanto altro.
Informazioni utili:
Gli amministratori e i commercialisti con accesso esteso potranno visualizzare tutti i budget che hanno creato. I revisori, invece, a meno che non siano amministratori o commercialisti con accesso esteso, visualizzeranno soltanto i budget per cui sono responsabili.
Le spesa di tasca propria e quelle effettuate con carta saranno allocate al budget a condizione che abbiano il tag associato al budget e rientrino nell’intervallo temporale del budget.
Potrai rimuovere le spese dal budget eliminando l’associazione del tag alla spesa e modificando la data della spesa affinché non rientri nell’intervallo del budget.
La barra di avanzamento del budget rimarrà verde fino al superamento del 100% del budget.
Le spese liquidate e quelle in attesa verranno mostrate nella panoramica del budget.
Spese liquidate = spesa di tasca propria e spese effettuate con carta liquidate che sono state approvate o non richiedono una revisione.
Spese in attesa = spesa di tasca propria e spese effettuate con carta che sono in attesa di revisione.
Eliminazione/Archiviazione dei tag
Nel caso in cui un tag sia stato usato per un budget, non può essere eliminato, ma solo archiviato.
Se un tag associato a un budget attivo viene archiviato, il budget si chiuderà automaticamente.
Domande frequenti
Le fatture vengono incluse nei budget?
Per il momento, le fatture non vengono incluse nel totale dei budget.
Come funziona l’utilizzo con Multi Entity?
Per l’utilizzo con Multi Entity, è necessaria la creazione di un budget separato per ciascuna entità. Le spese riferite alle varie entità non possono essere accorpate.
È possibile superare il limite di spesa di un budget?
Sì, non si tratta di budget vincolanti. Una volta raggiunto il 100% del budget, il revisore del budget in questione riceverà una notifica tramite email. Il limite massimo potrà comunque essere superato.
È possibile chiudere un budget in anticipo?
Sì, i budget possono essere chiusi in anticipo da un amministratore o da un commercialista con accesso esteso tramite l’azione “Chiusura anticipata del budget”.
Il revisore del budget può modificare le spese incluse nel budget?
Sì, il revisore può visualizzare e modificare le spese incluse nel budget. Ciò può avvenire prima di passare alla fase di revisione (spese approvate, rifiutate o che necessitano di dettagli).
I rimborsi vengono inclusi nei budget?
Sì, i rimborsi vengono dedotti dal totale del budget a condizione che abbiano il tag associato al budget.
È possibile creare un budget in una valuta diversa?
No, i budget possono essere creati solo nella valuta predefinita per quell’entità.
È possibile riaprire un budget dopo averlo chiuso?
No, una volta chiusi, i budget non possono essere riaperti.
È possibile eliminare un budget?
Per il momento, i budget non possono essere eliminati, possono solo essere chiusi.
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