¿Por qué son importantes las exportaciones?
Porque te permiten trasladar tus gastos de Pleo a tu sistema de contabilidad para su conciliación. Un uso correcto de la función Exportar evitará problemas y errores de contabilidad en el futuro. Descargar los gastos de Pleo no hace que tus gastos pasen a tu sistema de contabilidad (salvo que uses el formato personalizado o un sistema de archivos similar).
Las tres fases de un gasto de Pleo
Una vez que se registra un gasto con tarjeta o un gasto en efectivo, pasará por estas fases:
Sin exportar: en esta fase se encuentran los gastos liquidados hasta que realices su verificación o algún cambio. Esta es la única fase de las tres en las que se pueden editar los gastos.
Cola de exportación: una vez añadidos a la cola de exportación, ya no se podrán editar los gastos. Aquí puedes comprobar que los datos son correctos y eliminarlos de la cola si se necesita modificar los gastos.
Exportados: en esta fase se encuentran los gastos exportados a tu sistema de contabilidad. Puedes volver a exportarlos si lo necesitas.
Cómo exportar gastos
Antes de exportar los gastos, comprueba que has configurado la integración con tu sistema de contabilidad. Si no es así, puedes hacerlo en la página "Ajustes".
Ve a la página "Exportar".
¿Necesitas modificar algunos gastos antes de exportarlos? Puedes hacerlo uno por uno o en bloque. Puedes usar los filtros de la esquina superior derecha para encontrar todos los gastos dentro de un rango de fechas, con un número de cuenta determinado, con o sin recibo, etc. También puedes usar el campo de búsqueda para filtrar por el nombre del proveedor. Para realizar cambios en varios gastos a la vez, haz clic en "Seleccionar todo" > "Editar en bloque" > "Aplicar". Para los clientes que usan Holded, es importante saber que el límite de tamaño de los recibos adjuntos es de 3 MB.
Mueve los gastos de la fase "Sin exportar" a la fase "Cola de exportación" cuando hayas comprobado que toda la información es correcta.
Haz clic en "Exportar" para enviar los gastos seleccionados a tu sistema de contabilidad.
Cómo consultar el historial de exportaciones
¿Quieres saber qué gastos se exportaron, cuándo y quién los exportó? Este es el modo de hacerlo:
Ve a la página "Exportados".
Haz clic en "Historial de exportaciones".
Haz clic en una exportación de la lista, que incluye la fecha y la hora, así como la persona que realizó la exportación.
El recibo tardará unos minutos en aparecer en la app.
Cómo volver a exportar gastos
Es posible que, llegado el momento, necesites volver a exportar tus gastos; por ejemplo, cuando realizas una exportación de prueba con un formato personalizado y, después, quieres volver a exportar ese gasto a tu integración directa o, quizá, cuando quieres volver a exportar un gasto tras eliminarlo (junto con otros gastos) de tu sistema de contabilidad. Sea cual sea el motivo, podrás volver a exportar tus gastos, para que tengas todo el control sobre tus exportaciones.
Ve a la pestaña Exportados en la página Exportar.
Puedes seleccionar cada gasto (o anular su selección) de manera individual o en bloque. Selecciona los gastos que quieras volver a exportar.
Haz clic en el botón Volver a exportar de la parte inferior de la página para exportar de nuevo los gastos seleccionados.
Información útil
Solo se pueden exportar gastos que se hayan presentado (es decir, una vez que el comercio haya reclamado los fondos).
Pleo selecciona automáticamente los gastos para su exportación. El criterio para detectar automáticamente un gasto es que tenga un número de cuenta y un recibo adjunto.
Cuando los gastos pasan de la fase "Sin exportar" a la fase "Cola de exportación", se bloquean y no se pueden modificar salvo que vuelvan a colocarse en la fase "Sin exportar". Una vez exportados, los gastos seguirán bloqueados.
Puedes volver a exportar gastos que ya se hayan exportado.
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