El formato personalizado te permite adaptar tu fichero. Hemos creado esta herramienta para permitir que tus datos sean compatibles con cualquier sistema contable sin que tengas que editar manualmente el archivo después de exportar. Encontrarás todos los puntos de datos que pueden ser utilizados al final de esta página.
Seleccionar el formato propio
Haz click en tu nombre en la parte inferior izquierda y selecciona Ajustes.
Selecciona Contabilidad.
Selecciona Crea tu propio formato en las opciones disponibles.
Configurar el formato
Configura una cuenta de contrapartida. Recomendamos crear una nueva cuenta en el plan contable. Tal y como lo harías para una cuenta bancaria.
Selecciona una cuenta bancaria para tus gastos de Pleo Pocket. Esta será la cuenta de transición en la que los gastos serán contabilizados hasta que hayan sido reembolsados.
Selecciona una cuenta de reembolso de Pocket. Normalmente esta será la cuenta desde la que hagas el reembolso.
Por último, ten en cuenta que si tu sistema contable permite importar códigos de impuestos, también podrás añadirlos. (Por ejemplo, Sage utiliza códigos de impuestos como T0, T1 y T9).
Dar formato a tu archivo
Ahora es momento de que selecciones el formato de archivo que prefieras. Puedes escoger entre archivos .csv o .xlsx y otras preferencias como las que puedes ver en la imagen inferior.
Escoger fuentes de datos
El próximo paso es crear tu archivo. Verás las columnas creadas como filas, en las que tendrás que nombrar cada columna de acuerdo con el encabezamiento y las respectivas preferencias de datos de acuerdo al formato de importación que acepte tu sistema contable.
Puedes cambiar los formatos de información y cantidades haciendo click en los tres puntos suspensivos situados al lado de cada fuente de información. Aquí además también puedes arrastrar y soltar diferentes columnas a varias secuencias. En la imagen inferior puedes ver un ejemplo de cómo se mostraría la información.
Si necesitas un valor en una de las columnas, selecciona “Valor estático” en las fuentes de información y haz click en los tres puntos suspensivos para añadir el valor. Así es como por ejemplo puedes escribir el nombre de la cuenta bancaria de tu sistema contable para cada gasto!
Haciendo click en el link azul “Descargar una vista previa del archivo al final de la página, una previsualización del archivo se generará para que puedas verificar el formato antes de exportar tus gastos.
Exportar tus datos
Cuando estés satisfecho con la previsualización de tu archivo, expórtalo y revisar tus gastos desde la pestaña Exportar del menú principal.
Una vez exportes obtendrás tu fichero en el formato que acabas de crear.
Fuentes de datos disponibles
Fuentes de datos | Explicación |
Número de recibo | Pleo crea un número de recibo para cada gasto. La foto del recibo será nombrada con ese número. |
Fecha de liquidación | Fecha en la que se hace el descuento de la cartera de Pleo |
Fecha de autorización | Fecha en la que se autoriza la transacción |
Saldo | Saldo en cartera |
Importe liquidado | |
Divisa liquidada | |
Cantidad autorizada | |
Divisa autorizada | |
Cuenta de contrapartida | Número de cuenta de Pleo en el sistema contable |
Nombre del comerciante | |
Código del país del comerciante | |
Nombre del empleado | |
Código del empleado | Código que puede ser añadido en los ajustes del empleado en la página de Equipo |
Nombre de la categoría | Nombre de la categoría que los empleados escogen cuando compran con Pleo |
Número de cuenta/Cuenta contable | Cuenta contable del software de contabilidad, asociada al nombre de la categoría |
Nota | Nota que deja el empleado |
Código de impuestos | Código fiscal del sistema de contabilidad |
Estado de revisión | "OK”, “Necesita más detalles” or “No está bien” - opciones a escoger por los admins o los revisores |
Nota de revisión | Nota si el revisor escoge “Necesita más detalles” or “No está bien” |
URL del recibo | URL para acceder y descargar el recibo cuando accedes a Pleo como admin |
Tasa de impuestos | Porcentaje |
Importe neto | Importe tras deducciones como impuesto |
Importe del impuesto | |
Importe bruto | Importe antes de impuestos |
Nombre del equipo | Puedes crearlo en Equipo > Equipos |
Código del equipo | Puedes añadir un código a cada equipo |
Etiquetas | Asociar proyectos de tu software de contabilidad a las etiquetas en Pleo |
Valor fijo | Asigna un identificador fijo a todos tus gastos |