El formato personalizado te permite elegir la manera en que se exportan tus gastos. Puedes ajustar los datos, de forma que sean compatibles con el sistema de contabilidad de tu preferencia (NetSuite, Sage 200c, Navision, etc.). Las siguientes instrucciones te indicarán cómo puedes configurar el formato personalizado una única vez. Personalizar el formato según tus preferencias te permitirá ahorrar tiempo al no tener que modificar los archivos cada vez que los exportes.
Paso 1: Selecciona el formato personalizado
Haz clic en Ajustes.
Haz clic en Contabilidad.
Haz clic en Crea tu propio formato:
Paso 2: Añade tus cuentas de contrapartida
Selecciona un número de cuenta de contrapartida para la Cartera de Pleo (esto incluye cualquier gasto con tarjeta o pago de facturas). Te recomendamos que crees una nueva cuenta en tu plan contable, como harías con una cuenta bancaria.
Si tu empresa tiene activado Reembolsos, selecciona una cuenta bancaria para tus gastos en efectivo. Esta será la cuenta de transición en la que se contabilizarán los gastos hasta que se reembolsen. Selecciona también una cuenta para gastos en efectivo. Esta será la cuenta desde la que se envíen los reembolsos a tus empleados.
Si utiliza facturas de Pleo, recuerde también rellenar el campo "Cuenta de proveedor predeterminada para facturas". ¿Cuál es la ventaja de tener una cuenta de proveedor por defecto? Si alguna de sus facturas en Pleo carece de una cuenta de proveedor, se enviarán a un único lugar en su sistema contable, lo que le facilitará su posterior contabilización con el proveedor correcto.
Paso 3: Añade tus códigos de impuestos
Si tu sistema de contabilidad admite la importación de códigos de impuestos, puedes añadirlos también:
Paso 4: Selecciona el formato de archivo
Haz clic en el botón “Ajustes de formato: una línea y XLSX”, para personalizar el formato de archivo según tus preferencias. Aquí podrás elegir entre una línea (opción de la izquierda) o varias líneas (opción de la derecha). También puedes elegir entre exportar los gastos de Pleo en un archivo .csv o Excel.
Paso 5: Configura los datos que se exportarán a tu sistema de contabilidad
El siguiente paso es indicar qué datos quieres incluir en tu archivo.
Cuando lo tengas claro, puedes escribir lo que quieres que aparezca en los encabezados en la columna “Nombre” y seleccionar los datos correspondientes en “Fuente de datos”. La columna “Ejemplo” sirve como representación visual del formato en el archivo una vez se exporte.
En la columna “Fuente de datos”, puedes hacer cambios como eliminar o seleccionar el formato de los números haciendo clic en los tres puntos que aparecen junto a la fuente de datos. Puedes seleccionar varias fuentes de datos si lo necesitas. Además, se puede cambiar la posición de las columnas en secuencias diferentes.
Si necesitas un recuadro en blanco en alguna de las columnas, selecciona “Valor fijo” en la fuente de datos y, después, haz clic en los tres puntos para añadir el valor fijo. Por ejemplo, escribir el nombre de la cuenta bancaria en tu sistema de contabilidad para cada gasto.
Al final de esta guía encontrarás la explicación de cada fuente de datos de la tabla. Seguramente las fuentes de datos que elijas dependerán del sistema de contabilidad que utilices.
¿Quieres ver qué aspecto tendrá el archivo cuando lo exportes? Haz clic en el botón Descargar vista previa del archivo situado al final de la página.
Si utiliza facturas de Pleo, asegúrese también de añadir un campo de cuenta de proveedor al configurar su formato de archivo. Esto garantizará que el código de proveedor de la factura (ya sea específico o predeterminado) se incluya en la exportación:
Paso 6: Completa tu primera exportación de Pleo
Y ya está. Buen trabajo. Ahora puedes ir a la página Exportar y descargar tus gastos en el formato que hayas elegido.
Definiciones de las fuentes de datos de Pleo
Nombre de la fuente de datos | Explicación |
Número de recibo | Pleo crea un número de recibo para cada gasto. Cuando descargues un recibo, el nombre del archivo coincidirá con el número de recibo que aparece en la tabla. |
Fecha de liquidación | La fecha en la que se ha liquidado la transacción. |
Fecha de autorización | La fecha en la que se ha realizado la transacción. |
Saldo | Saldo de la Cartera |
Cantidad liquidada | La cantidad definitiva de un gasto que se ha liquidado entre el encargado del pago y el comerciante. |
Divisa liquidada | La divisa definitiva de un gasto que se ha liquidado entre el encargado del pago y el comerciante. |
Importe autorizado | El importe que se autoriza tras completar una compra. |
Moneda autorizada | La divisa del importe autorizado |
Cuenta de contrapartida | El número de la cuenta de Pleo en el sistema de contabilidad |
Nombre del comerciante | El nombre del comercio donde se realizó la compra. |
Código de país del comerciante | El país en el que está registrado el comerciante. |
Supplier account | El código de proveedor específico que aparece en una factura de Pleo o la cuenta de proveedor por defecto (si no hay ningún código específico disponible). |
Nombre del empleado | La persona propietaria de la tarjeta con la que se realizó la compra. |
Código del trabajador | El código que se puede añadir en la página Ajustes de la sección Empleados. |
Nombre de categoría | Nombre de categoría que los empleados seleccionarán cuando informen de un gasto en Pleo. |
Número de cuenta | Cuenta contable del sistema de contabilidad, conectada al nombre de categoría. |
Nota | La nota que rellenan los empleados cuando informan de un gasto en Pleo. |
Código de impuestos | El código de impuestos del sistema de contabilidad |
Estado de la revisión | Los administradores o los revisores podrán elegir entre estos estados: "Está bien", "Necesita más detalles" o "No está bien". |
Nota de revisión | La nota que se debe incluir si el revisor selecciona el estado "Necesita más detalles" o "No está bien". |
URL del recibo | Dirección URL que le permite hacer clic y descargar el recibo si ha iniciado sesión en Pleo como administrador. |
Tasa de impuestos | Porcentaje de la tasa de impuestos |
Importe neto | Importe después de las deducciones |
Importe de impuestos | El importe de impuestos que Pleo calcula en función de la tasa de impuestos. |
Importe bruto | Importe antes de impuestos |
Nombre del equipo | Se puede crear en la página Equipos de la sección Empleados. |
Código del equipo | El código se puede añadir a cada equipo |
ID de etiqueta | Puedes incorporar una ID de etiqueta, como una ID de proyecto de tu sistema de contabilidad. |
Nombre de etiqueta | Nombre de etiqueta que los usuarios pueden seleccionar, como un nombre de proyecto. |
Valor fijo | Selecciona un valor para cada transacción, como el tipo de transacción |
Otros ajustes importantes
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