Med Pleos budgetter kan du oprette et budget ved hjælp af tags, så du let kan visualisere og administrere virksomhedens udgifter:
Budgetoprettelse
En administrator eller bogholder kan oprette et budget ved hjælp af et tilpasset tag. Inden du kan gøre det, skal du først oprette et tag til dit budget. Dette tag tildeles derefter til alle dine budgetterede udgifter og opdaterer dit budget i realtid.
Inden du begynder at oprette dit budget, er der et par ting, du bør bemærke:
En administrator skal oprette et nyt tag til budgettet.
Du kan ikke bruge et eksisterende aktivt tag.
Det er kun administratorer og udvidede bogholdere, der kan oprette budgetter.
Alle brugere kan være budgetgodkendere.
Budgetopsætning:
Gå til siden med budgetter, og klik på knappen "Opret budget".
Angiv et navn på dit budget.
Vælg tag til dit budget.
Du kan vælge et enkelt tag til hvert budget.
Hvis det pågældende tag allerede bruges af et aktivt budget, kan det ikke bruges af et andet budget. Det aktive budget skal lukkes, før tagget kan bruges igen. Tagget vises som deaktiveret på rullelisten.
Vælg det samlede budgetbeløb.
Dette angives som standard i virksomhedens valuta. Det er ikke muligt at oprette et budget i en anden valuta.
Vælg start- og slutdato (valgfri) for budgettet, og klik på "fortsæt".
Startdatoen skal angives til dags dato eller en fremtidig dato.
Det er ikke muligt at oprette et tilbagevendende budget. Administratoren/bogholderen kan oprette et nyt budget for den næste periode, f.eks. den følgende måned, når først det aktive budget er lukket.
Vælg budgetgodkendere, og klik på knappen "opret budget".
Alle i virksomheden kan tilføjes som budgetgodkendere.
Budgetstatusser
Der er fire budgetstatusser:
Kommende – budgetter med en fremtidig startdato.
Igangværende – budgetter, der allerede er startet.
Lukker om tre dage – Igangværende budgetter, der snart lukkes (tre dage).
Lukket – budgetter, der er lukket af en administrator/bogholder eller på grund af slutdatoen.
Du kan filtrere dine budgetter efter status øverst til venstre på siden med budgetter.
Opdatering af budgettet
Gå til siden med budgetter, og find det budget, du vil redigere.
Det er kun administratorer og udvidede bogholdere, der kan opdatere budgettet.
Klik på de tre prikker øverst til højre i budgettet, og klik derefter på "rediger".
Budgettets status er afgørende for, hvilke oplysninger der kan redigeres
Aktive budgetter – alle oplysninger kan redigeres med undtagelse af tagget
Kommende budgetter – alle oplysninger kan redigeres med undtagelse af tagget
Lukkede budgetter – navnet, budgettotalen og godkenderen kan redigeres
Startdatoen kan ikke ændres til en dato i fortiden
Lukning af budgettet
Budgetterne lukkes i følgende situationer:
Budgettet lukkes automatisk på forfaldsdatoen. Du kan se forfaldsdatoen på budgetoversigten.
Budgettet kan lukkes før tid manuelt.
Gå til siden med budgetter, og rediger det budget, du vil lukke.
Rul til bunden af siden, og klik på "luk budget før tid".
Budgettagget er arkiveret
Værd at vide:
Budgetter kan ikke slettes, de kan kun lukkes.
Når først budgettet er lukket, kan det ikke genåbnes.
Budgetoversigt og forbrugsallokering
Med budgetoversigten får du et komplet sammendrag af alle dine tidligere, nuværende og kommende budgetter. Hvert enkelt budget giver indsigt i de samlede, afregnede og udestående udgifter. Det viser også budgetgodkenderne, budgettagget, datointervallet med mere.
Værd at vide:
Administratorer og udvidede bogholdere kan se alle de budgetter, der er blevet oprettet. Budgetgodkendere (der ikke er administratorer eller udvidede bogholdere) kan kun se de budgetter, de er ansvarlige for.
Kort- og privat udlæg allokeres til budgettet, hvis de har budgettagget og er inden for budgettets datointerval.
Du kan fjerne udgifter fra budgettet ved at fjerne tagget fra budgettet og ændre udgiftsdatoen til et tidspunkt uden for budgetperioden.
Statuslinjen for budgettet forbliver grøn, indtil budgettet overskrider 100 %.
Vi viser afregnede og udestående udgifter i budgetoversigten.
Afregnede udgifter = afregnede kort- og privat udlæg, der er godkendt, eller som ikke kræver gennemgang.
Udestående udgifter = udestående kort- og Pocket-udgifter, der afventer godkendelse.
Sletning/arkivering af tags
Hvis tagget er brugt til et budget, kan det ikke slettes. Det kan kun arkiveres.
Hvis et tag, der er knyttet til et aktivt budget, arkiveres, lukkes budgettet automatisk.
Ofte stillede spørgsmål
Inkluderes fakturaer i budgettet?
Fakturaer inkluderes ikke i budgettotalen endnu.
Hvordan fungerer det for flere enheder?
Til at begynde med skal kunder med flere enheder oprette et separat budget for hver enkelt enhed. Udgifter på tværs af enheder kan ikke konsolideres.
Kan budgettet have et overforbrug?
Ja, det er ikke et hårdt budget. Når budgettet når 100 %, får budgetgodkenderen besked via e-mail. Budgettet kan dog stadig have et overforbrug.
Kan budgettet lukkes før tid?
Ja – budgettet kan lukkes før tid af en administrator/udvidet bogholder. De kan vælge handlingen "Luk budget før tid".
Kan budgetgodkenderen redigere budgetudgifterne?
Ja – budgetgodkenderen kan se og redigere budgetudgifterne. Budgetgodkenderen kan ikke gennemgå udgifterne endnu (Godkend, Afvis, Mangler oplysninger).
Inkluderes tilbagebetalinger i budgettet?
Ja – tilbagebetalinger trækkes fra budgettotalen, såfremt budgettagget er knyttet til tilbagebetalingen.
Kan budgettet oprettes i en anden valuta?
Nej, budgettet kan kun oprettes i standardvalutaen for den pågældende enhed.
Kan et budget genåbnes, når det først er lukket?
Nej, når først et budget er lukket, kan det ikke genåbnes.
Kan et budget slettes?
I øjeblikket kan budgetter kun lukkes. De kan ikke slettes.
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen