For direkte at kunne eksportere Pleo-udgifter til dit regnskabssystem har du allerede opsat ét kontonummer. Med Pocket introducerer vi yderligere to konti:
Pocket-konto
Standardkonto til tilbagebetalinger
Pocket-konto: Din Pocket-konto er den konto, der repræsenterer udeståender mellem virksomheden og dens medarbejdere.
Standardkonto til tilbagebetalinger: Dette er et midlertidigt kontonummer til tilbagebetalinger, vi tildeler som standard.
Trin 1: Opret din Pocket-konto
Følg disse trin for at oprette en Pocket-konto:
Gå til dine regnskabsindstillinger i Pleo-appen.
Find banneret til opsætningen af Pocket.
Følg trinnene og indtast kontonumrene.
Sådan gør du, hvis du bruger en integration til Xero eller Quickbooks:
Opsætningen er lige så simpel som at aktivere selve integrationen – Pocket-kontiene oprettes helt automatisk.
Hvis du bruger nogle af CSV-formaterne, bliver du nødt til at gå ind på din kontoplan og oprette to nye konti.
Trin 2: Eksporter Pocket-transaktioner og tilbagebetalinger
Der er to ting, du skal være særligt opmærksom på med Pleo Pocket. For det første vil den egentlige udgift blive kategoriseret som dine andre udgifter, men i stedet for at blive trukket fra din Wallet-konto, bliver dine Pocket-udgifter trukket fra din Pocket-konto.
Den anden ting, du skal være opmærksom på, er selve tilbagebetalingen til medarbejderen. Du kan eksportere denne tilbagebetaling som en transaktion fra din tilbagebetalingskonto til din Pocket-konto. Nedenfor kan du se, hvordan dette flow ser ud.
Sådan eksporterer du tilbagebetalinger til dit regnskabssystem
Følg disse trin for at eksportere tilbagebetalinger til dit regnskabssystem:
Gå til Eksport.
Vælg den tilbagebetalingstransaktion, du ønsker at eksportere.
Føj den til eksportkøen.
Gå til din eksportkø (øverst i midten), og klik på Eksporter.
Du har nu eksporteret transaktionen. Den vil komme frem som et positivt beløb i din Pleo Pocket-konto, og du kan matche den med den egentlige tilbagebetaling, der har fundet sted (enten via bankoverførsel, lønsystemet eller kontanter).
Trin 3: Afstem dit bogholderi med Pocket
Denne guide hjælper dig med at sikre, hvordan du afstemmer dine Pleo Pocket udgifter med dit bogholderi.
Hvis en medarbejder uploader en Pocket-udgift for sent
Nogle gange kan det ske, at en medarbejder uploader en Pocket-udgift som er flere måneder gammel og du har allerede afstemt den måned i jeres regnskabssystem. Det er der heldigvis en løsning på! Du kan nemt og hurtigt redigere købsdatoen på Pocket-udgiften i Pleo. Når du redigerer købsdatoen:
vil udgiften blive flyttet hen under den nye dato og nu være angivet under denne dato i din eksport-oversigt i Pleo
vil udgiften blive indrapporteret i regnskabet ifølge den nye købsdato
vil det ligeledes være den nye dato som anvendes og registreres i din opgørelse over Pocket-balancen
vil redigeringen være synlig og blive vist under 'Aktivitet' på selve udgiften i eksport-oversigten