For direkte at kunne eksportere Pleo-udgifter til dit regnskabssystem har du allerede opsat ét kontonummer. Med Pocket introducerer vi yderligere to konti:
Pocket-konto
Standardkonto til tilbagebetalinger
Pocket-konto: Din Pocket-konto er den konto, der repræsenterer udeståender mellem virksomheden og dens medarbejdere.
Standardkonto til tilbagebetalinger: Dette er et midlertidigt kontonummer til tilbagebetalinger, vi tildeler som standard.
Trin 1: Opret din Pocket-konto
Følg disse trin for at oprette en Pocket-konto:
Gå til dine regnskabsindstillinger i Pleo-appen.
Find banneret til opsætningen af Pocket.
Følg trinnene og indtast kontonumrene.
Sådan gør du, hvis du bruger en integration til Xero eller Quickbooks:
Opsætningen er lige så simpel som at aktivere selve integrationen – Pocket-kontiene oprettes helt automatisk.
Hvis du bruger nogle af CSV-formaterne, bliver du nødt til at gå ind på din kontoplan og oprette to nye konti.
Step 2: Eksporter Pocket-transaktioner og tilbagebetalinger
Der er to ting, du skal være særligt opmærksom på med Pleo Pocket. For det første vil den egentlige udgift blive kategoriseret som dine andre udgifter, men i stedet for at blive trukket fra din Wallet-konto, bliver dine Pocket-udgifter trukket fra din Pocket-konto.
Her er et eksempel på, hvordan det ser ud i Xero:
Den anden ting, du skal være opmærksom på, er selve tilbagebetalingen til medarbejderen. Du kan eksportere denne tilbagebetaling som en transaktion fra din tilbagebetalingskonto til din Pocket-konto. Nedenfor kan du se, hvordan dette flow ser ud.
Sådan tilbagebetaler du i Pleo
Følg disse trin for at afregne en saldo i Pleo:
Gå til Pocket.
Klik på navnet for den person, du ønsker at tilbagebetale.
Klik på Afregn udestående.
Her vil du kunne vælge det beløb, du ønsker at tilbagebetale, hvordan du ønsker at tilbagebetale samt tilføje en note.
Lige så snart et udestående er markeret som afregnet, vil din tilbagebetaling poppe op som en transaktion, der kan eksporteres til dit regnskabssystem.
Sådan eksporterer du tilbagebetalinger til dit regnskabssystem
Følg disse trin for at eksportere tilbagebetalinger til dit regnskabssystem:
Gå til Eksport.
Vælg den tilbagebetalingstransaktion, du ønsker at eksportere.
Føj den til eksportkøen.
Gå til din eksportkø (øverst i midten), og klik på Eksporter.
Du har nu eksporteret transaktionen. Den vil komme frem som et positivt beløb i din Pleo Pocket-konto, og du kan matche den med den egentlige tilbagebetaling, der har fundet sted (enten via bankoverførsel, lønsystemet eller kontanter).
Afstem dit bogholderi med Pocket
Denne guide hjælper dig med at sikre, hvordan du afstemmer dine Pleo Pocket udgifter med dit bogholderi.
Hvis en medarbejder uploader en Pocket-udgift for sent
Nogle gange kan det ske, at en medarbejder uploader en Pocket-udgift som er flere måneder gammel og du har allerede afstemt den måned i jeres regnskabssystem. Det er der heldigvis en løsning på! Du kan nemt og hurtigt redigere købsdatoen på Pocket-udgiften i Pleo. Når du redigerer købsdatoen:
vil udgiften blive flyttet hen under den nye dato og nu være angivet under denne dato i din eksport-oversigt i Pleo
vil udgiften blive indrapporteret i regnskabet ifølge den nye købsdato
vil det ligeledes være den nye dato som anvendes og registreres i din opgørelse over Pocket-balancen
vil redigeringen være synlig og blive vist under 'Aktivitet' på selve udgiften i eksport-oversigten