Pleo Pocket er vores funktion til registrering og tilbagebetaling af private udlæg og kontanthævninger. Du kan læse mere om Pocket og hvordan du kommer i gang lige her.
I denne guide dykker vi ned i, hvordan Pocket-udgifter og deres tilbagebetalinger bogføres. Helt specifikt kommer vi igennem:
Regnskabsindstillinger: Det skal du være OBS på!
Inden du eksporterer og bogfører dine Pocket-udgifter i Visma e-conomic, er det vigtigt at dine regnskabsindstillinger er sat rigtigt op i Pleo. Ellers vil Pocket-udgifterne ikke blive bogført korrekt.
Når du har aktiveret Pocket får du tre nye felter i dine regnskabsindstillinger, som skal udfyldes.
"Konto til Pleo Pocket-udgifter"
I Visma e-conomic skal du oprette en ny modkonto til dine Pocket-udgifter, som skal sættes ind her. Kald den f.eks. "Pleo Pocket". Når du opretter denne modkonto, skal du sørge for, at den er indstillet til at være en debetkonto og ikke en kreditkonto.
Godt at vide: Den nye modkonto til Pocket-udgifter vil blive brugt som en mellemregnsingskonto for medarbejdernes udlæg (dette kommer vi nærmere ind på længere nede i artiklen). Det er derfor meget vigtigt, at denne modkonto ikke er den samme som den, du har oprettet tidligere til din Pleo Wallet.
"Pocket-konto til tilbagebetalinger"
Navnet er måske en smule misvisende. Men her skal du finde og indsætte din normale bankkonto fra din kontoplan.
Denne konto bruges kun i de tilfælde, hvor en medarbejder er blevet betalt tilbage udenom Pleo. Dvs. hvor I har overført penge via lønnen eller via en normal bankoverførsel (læs mere om dette længere nede).
"Den kassekladde, Pleo Pocket-udgifterne vil blive eksporteret til"
I Visma e-conomic skal du oprette en ny kassekladde til dine Pocket-udgifter, som skal sættes ind her. Kald den f.eks. "Pleo Pocket".
Alle Pocket-udgifter vil blive eksporteret til denne kassekladde, så du nemt kan adskille og holde styr på hvilke posteringer der er fra Pleo-kort og hvilke der er medarbejderes private udlæg.
Nedenfor ser du et eksempel på, hvordan en korrekt opsætningen i Pleo kan se ud:
Typer af tilbagebetalinger
Når en medarbejder har tilføjet en Pocket-udgift i sin Pleo-app, kan vedkommende blive tilbagebetalt på to forskellige måder.
Direkte tilbagebetaling fra Pleo til en personlig bankkonto eller kort
Direkte tilbagebetaling fra Pleo foregår således, at det skyldige beløb overføres fra virksomhedens Pleo Wallet direkte til den bankkonto eller det VISA/Mastercard, som brugeren har tilføjet i Pleo-app'en.
Denne tilbagebetaling kan kun initieres af brugeren selv. En administrator eller bogholder kan altså ikke skubbe penge fra Pleo og ud til medarbejderens kort eller konto.
Du kan se og læse om, hvordan dette foregår fra brugerens side her.
Manuel afregning og tilbagebetaling udenom Pleo
Hvis du som administrator eller bogholder ønske at afregne en medarbejders Pocket-saldo (det skydlige beløb) og betale medarbejderen tilbage, skal dette gøres manuelt.
1) Markér udlæggene som afregnet i Pleo:
I Pleo markeres det skyldige beløb som afregnet ved at gå til Pocket-siden, klikke på medarbejderen, vælge en eller flere af udgifterne på listen og herefter klikke "Afregn udgifter".
Det er vigtigt at vide, at dette kun markerer udlæggene som tilbagebetalt i Pleo. Men der overføres ikke nogen penge til medarbejderen. Dette skal gøres udenom Pleo.
2) Overfør penge udenom Pleo:
Sørg for at medarbejderen får det skyldige beløb overført via lønnen, en bankoverførsel eller kontant.
Sådan bogføres Pocket-udgifter og tilbagebetalinger
For hver Pocket-udgift vil du have to posteringer fra Pleo, der skal eksporteres og bogføres.
Selve Pocket-udgiften (det private udlæg med kvittering, kategori og evt. tag og note)
Tilbagebetalingen
Begge posteringerne vil blive vist på Eksport-siden og vil se ud som ovenfor. Pocket-udgiften dukker op på Eksport-siden, så snart udlægget er blevet godkendt af en godkender. Tilbagebetalingen vises når der er foretaget en tilbagebetaling - enten direkte eller manuel som beskrevet i forrige sektion.
Selve Pocket-ugiften ( 1 ) ligner en normal kortudgift (se billede ovenfor).
Tilbagebetalingen ( 2 ) hedder "Pocket-overførsel" og inkluderer det tilbagebetalte beløb samt navnet på den medarbejder, der er blevet tilbagebetalt.
Godt at vide: Tilbagebetalinger eller "Pocket-overførsler" kan sagtens dække over flere udlæg. Dette beløb vil derfor være ikke matche en enkelt Pocket-udgift, men flere.
Pocket-udgifter bliver bogført forskelligt alt efter hvordan medarbejderen er blevet tilbagebetalt.
Et privat udlæg med direkte tilbagebetaling gennem app'en fra Pleo til medarbejderens bankkonto eller kort bogføres således:
Et privat udlæg med manuel afregning af saldoen og tilbagebetaling udenom Pleo bogføres således:
Modkontoen "Konto til Pleo Pocket-udgifter" vil altså altid gå i nul, når alle udlæg og tilbagebetalinger er eksporteret fra Pleo og bogført.
Bogføring af Pocket-udgifter i Visma e-conomic
Pocket-udgift med direkte tilbagebetaling
Når Pocket-udgifter med direkte tilbagebetaling eksporteres til Visma e-conomic, vil de blive overført til to forskellige kassekladder:
Selv Pocket-udgiften (udlægget) lander i din kassekladde til Pocket
Tilbagebetalingen lander i din oprindelige kassekladde til Pleo kortudgifter
I kassekladden til Pocket ser Pocket-udgiften således ud:
Udlægget eller Pocket-udgiften skal altså kreditere "Konto til Pleo Pocket-udgifter", som på billedet er modkontoen 4550.
I kassekladden til Pleo kortudgifter ser tilbagebetalingen således ud:
Tilbagebetalingen - der er sket direkte gennem Pleo app'en hvor pengene er blevet trukket fra Pleo-kontoen og overført til medarbejderens private kort eller konto - skal således kreditere "Konto til Pleo-kortudgifter". På billedet er dette modkontoen 5828.
Pocket-udgift med manuel tilbagebetaling udenom Pleo
Når Pocket-udgifter med maunel tilbagebetaling udenom Pleo eksporteres til Visma e-conomic, vil de blive overført til din kassekladde til Pocket. Dvs. begge posteringer vil lande i samme kassekladde.
I kassekladden til Pocket ser posteringerne således ud:
Udlægget eller Pocket-udgiften skal altså igen kreditere "Konto til Pleo Pocket-udgifter", som på billedet er modkontoen 4550.
Tilbagebetalingen - der er sket udenom Pleo via en bankoverførsel eller vi løn f.eks. - skal istedet kreditere "Pocket-konto til tilbagebetalinger". På billedet er dette virksomhedens normale bankkonto der har kontonummeret 5820.
Tjek at din modkonto til Pleo Pocket går i nul
Du kan altid sikre dig, at Pocket-posteringerne er bogført rigtigt ved at tjekke den modkonto, du har oprettet til Pocket. Dvs. den konto vi kalder "Konto til Pleo Pocket-udgifter".
Når du klikker på denne i Visma e-conomic, skal din kontooversigt vise, at udlæggene (Pocket-udgiftern) står i minus og tilbagebetalingerne ("Reimbursements") står i plus. På den måde skal kontoen altid gå i nul.
Eksempelvis som på billedet herunder:
