Como utilizamos a IA: funcionalidade de orientações de gastos do Pleo

As orientações de gastos permitem aos administradores partilhar as orientações de gastos de uma empresa com os colaboradores diretamente através do Pleo. As orientações baseiam-se nas categorias de despesas existentes numa empresa, como “Comida e Bebida” ou “Viagens”. A funcionalidade é alimentada por inteligência artificial generativa (genAI) e permite que os administradores utilizem esta tecnologia quando escrevem as orientações. Também podem redigir as orientações manualmente. Além disso, permite que os colaboradores coloquem questões às orientações em linguagem natural (por exemplo, quanto posso gastar num jantar com um cliente?) e a IA generativa obterá a resposta das orientações à pergunta colocada. Se a resposta gerada não for satisfatória, existe um mecanismo de feedback para partilhar essa informação connosco na Pleo. Isto permite que os colaboradores recebam perguntas sobre como podem gastar dinheiro, sem terem de incomodar as equipas de administração/finanças. As orientações podem ser sempre editadas ou eliminadas pelos administradores, para garantir que refletem a política de despesas atualizada da empresa.

Qual é o valor das orientações de gastos para a empresa?

As orientações de gastos oferecem inúmeras vantagens:

• Orientações claras: os colaboradores recebem orientações claras e específicas para os gastos aceitáveis, minimizando a ambiguidade e potenciais problemas de não-conformidade.
• Consistência: assegura que as políticas de gastos são consistentes, atualizadas e adaptadas às necessidades específicas da empresa.
• Redução de erros: as orientações definidas reduzem a probabilidade de erros nos gastos e de má gestão financeira.

Além disso, as orientações de gastos baseadas em IA oferecem as seguintes vantagens:

• Criação de políticas simplificada: a Pleo automatiza a criação, gestão e atualização de políticas de gastos específicas da empresa, reduzindo a carga de trabalho dos administradores.
• Perguntas e respostas em linguagem natural: a integração de IA fornece respostas em linguagem natural às perguntas dos colaboradores sobre as orientações de gastos, melhorando a comunicação e a clareza.

Como é utilizada a IA?

A Pleo utiliza o OpenAI LLM (modelo de linguagem de grande escala) do Microsoft Azure para fornecer funcionalidade de IA na plataforma. O LLM não é treinado nos dados da empresa, mas fornece informações com base no que está disponível na instância do cliente. Para este efeito, partilhamos as informações da empresa, o nome da empresa e a localização da empresa. Para gerar orientações, utilizamos a lista de categorias e contas para cada categoria que a empresa possui.

Partilhamos essa informação como parte do comando que utilizamos para gerar texto a partir do LLM. Para os dados de produção, utilizamos apenas o Azure OpenAI e a versão que estamos a utilizar está implementada na UE, na Suécia. Os dados são utilizados para o LLM gerar o resultado e não são utilizados para treinar o LLM.
A Pleo não é responsável pelo conteúdo gerado pela IA. Serão sempre os administradores do cliente os responsáveis por garantir que o conteúdo que partilham com os colaboradores está a fornecer valor.
A Pleo não está afiliada a quaisquer vendedores, comerciantes ou outros conteúdos sugeridos que sejam gerados pela IA.

Os modelos de IA podem ser utilizados para automatizar a geração de orientações de gastos. Ao fazê-lo, fazemos o seguinte:

• Processamento de dados: a IA processa dados específicos da empresa (por exemplo, categorias contabilísticas, dimensão, localização) e dados de funções*.
• Tomada de decisões automatizada: os modelos de IA geram recomendações, simplificando o processo de criação de políticas, garantindo simultaneamente a exatidão e a relevância.
• O administrador tem o controlo: os administradores serão sempre os responsáveis pela publicação das orientações e podem decidir quando utilizar a IA para editar, atualizar ou publicar uma nova orientação.
• Armazenamento seguro: todos os dados são armazenados de forma segura utilizando a infraestrutura de nuvem da Pleo na AWS (Amazon Web Services), garantindo a confidencialidade e a proteção contra a utilização indevida.
• Dados pessoais: por predefinição, não estão a ser processados quaisquer dados pessoais. Uma vez que a funcionalidade se baseia na introdução de texto de forma livre, processaremos o que o utilizador introduzir.

Esta abordagem ajuda as empresas a manterem políticas de gastos eficazes e eficientes, ao mesmo tempo que tiram partido do poder da IA para se adaptarem à evolução das necessidades organizacionais.

*Os dados de função não incluem dados pessoais dos colaboradores, apenas títulos de funções e nomes de equipas.