Kuinka käytämme tekoälyä: Pleon kulutuksen ohjeet -ominaisuus

Kulutuksen ohjeiden avulla adminit voivat jakaa yrityksen kulutuksen ohjeita suoraan työntekijöille Pleon kautta. Ohjeet perustuvat yrityksen olemassa oleviin kulutuskategorioihin, kuten “Ateriat ja juomat” tai “Matkustus". Ominaisuus hyödyntää generatiivista tekoälyä (genAI), ja adminit voivat käyttää tätä teknologiaa ohjeiden kirjoittamiseen. He voivat myös laatia ohjeet käsin. Lisäksi työntekijät voivat kysyä ohjeista luonnollisella kielellä (esimerkiksi: kuinka paljon voin käyttää asiakasillalliseen?), ja generatiivinen tekoäly hakee ohjeista vastauksen esitettyyn kysymykseen. Jos luotu vastaus ei ole tyydyttävä, käytössä on palautemekanismi, jolla vastaus voidaan lähettää takaisin meille Pleoon. Näin työntekijät saavat vastauksia siihen, miten he voivat käyttää rahaa ilman yhteydenottoa adminiin tai Taloustiimiin. Adminit voivat aina muokata tai poistaa ohjeita ja näin varmistaa, että ohjeet heijastavat yrityksen ajankohtaisia kulutuksen käytäntöjä.

Mikä on kulutuksen ohjeiden arvo yritykselle?

Kulutuksen ohjeet tarjoavat lukuisia etuja:

• Selkeät ohjeet: työntekijät saavat selkeät, roolikohtaiset ohjeet hyväksytystä kulutuksesta, mikä vähentää epäselvyyksiä ja mahdollisia vaatimustenmukaisuusongelmia.
• Johdonmukaisuus: kulutuksen käytännöt ovat yhdenmukaisia, ajantasaisia ja räätälöityjä yrityksen erityistarpeisiin.
• Virheiden vähentäminen: määritellyt ohjeet vähentävät kulutuksen virheiden ja taloudellisen väärinkäytön todennäköisyyttä.

Lisäksi tekoälyyn perustuvat kulutuksen ohjeet tarjoavat seuraavia etuja:

• Sujuva käytäntöjen luominen: Pleo automatisoi yrityskohtaisen kulukäytäntöjen luomisen, hallinnan ja päivittämisen, vähentäen samalla adminien työtaakkaa.
• Kysymykset ja vastaukset luonnollisella kielellä: tekoälyn mahdollistama toiminto tarjoaa vastauksia työntekijöiden kulutuksen ohjeita koskeviin kysymyksiin luonnollisella kielellä, mikä parantaa viestintää ja selkeyttä. 

Miten tekoälyä käytetään?

Pleo hyödyntää Microsoft Azuren OpenAI:n suurta kielimallia (large language model), jotta se voi tarjota alustallaan tekoälytoimintoja. Suuri kielimalli ei ole koulutettu yrityksen tiedoilla, vaan se tarjoaa tietoja kyseisen asiakkaan saatavilla olevien tietojen perusteella. Tätä tarkoitusta varten jaamme yrityksen tiedot, yrityksen nimen ja yrityksen sijainnin. Käytämme ohjeiden luomisessa listaa kategorioista ja tileistä, jotka kuuluvat kuhunkin yrityksellä olevaan kategoriaan.

Jaamme tiedot osana kehotetta, jota käytämme tekstin luomiseen suuren kielimallin avulla. Käytämme opetusdatana vain Azure OpenAI:ta, ja käyttämämme versio on otettu käyttöön EU:ssa Ruotsissa. Tietoja käytetään suuren kielimallin tuloksen tuottamiseen, eikä sitä käytetä mallin kouluttamiseen.
Pleo ei ole vastuussa tekoälyn tuottamasta sisällöstä. Asiakkaan adminit ovat aina vastuussa siitä, että heidän työntekijöilleen jakama sisältö tarjoaa arvoa.
Pleo ei ole sidoksissa mihinkään ehdotettuihin toimittajiin, kauppiaisiin tai muuhun sisältöön, joka on luotu tekoälyn avulla.

Tekoälymalleja voidaan käyttää kulutuksen ohjeiden luomisen automatisointiin. Teemme silloin seuraavia:

• Tietojenkäsittely: tekoäly käsittelee yrityskohtaisia tietoja (esim. kirjanpidon kategoriat, koko, sijainti) ja roolitietoja*. 
• Automaattinen päätöksenteko: tekoälymallit luovat suosituksia, mikä yksinkertaistaa käytäntöjen luomisprosessia varmistaen samalla tietojen tarkkuuden ja merkityksellisyyden.
• Adminin hallinta: adminit julkaisevat ohjeet ja voivat päättää milloin tekoälyä hyödynnetään ohjeen muokkaamisessa, päivittämisessä tai julkaisemisessa.
• Turvallinen tallennus: kaikki tiedot tallennetaan turvallisesti käyttäen Pleon pilvi-infrastruktuuria Amazon Web Services -palvelussa, mikä varmistaa luottamuksellisuuden ja suojauksen väärinkäytöksiltä.
• Henkilötiedot: henkilötietoja ei käsitellä oletusarvoisesti. Koska ominaisuus perustuu vapaamuotoiseen tekstisyötteeseen, käsittelemme sen mitä käyttäjä syöttää.

Tämä lähestymistapa auttaa yrityksiä ylläpitämään tehokkaita ja toimivia kulutuksen ohjeita sekä hyödyntämään tekoälyn voimaa muuttuviin organisaatiotarpeisiin vastatessa.

*Roolitiedot eivät sisällä työntekijöiden henkilötietoja, ainoastaan tehtävänimikkeitä ja tiimien nimiä.