Comment nous utilisons l’IA : la fonctionnalité Directives en matière de dépenses de Pleo

Les directives en matière de dépenses permettent aux administrateurs de partager directement les directives en matière de dépenses d’une entreprise avec les employés via Pleo. Ces directives sont basées sur les catégories de dépenses existantes de l’entreprise, comme « Repas et boissons » ou « Déplacements ». Cette fonctionnalité est alimentée par l’intelligence artificielle générative (IA générative) et permet aux administrateurs d’utiliser cette technologie lors de la rédaction des directives. Ils peuvent également rédiger les directives manuellement. De plus, elle permet aux employés de poser des questions concernant les directives en langage naturel (p. ex., que puis-je dépenser pour un dîner client ?) et l’IA générative fournira la réponse à partir des directives. Si la réponse générée n’est pas satisfaisante, vous pourrez laisser un commentaire pour en informer Pleo. Cela permet aux employés de poser des questions sur la manière dont ils peuvent dépenser de l’argent, sans avoir à déranger les administrateurs ou les équipes finance. Les administrateurs peuvent toujours modifier ou supprimer les directives pour s’assurer qu’elles reflètent la politique de dépenses actuelle de l’entreprise.

Quelle est la valeur des directives en matière de dépenses pour l’entreprise ?

Les directives en matière de dépenses offrent de nombreux avantages :

• Des directives claires : les employés reçoivent des directives claires et spécifiques à leur rôle indiquant les dépenses acceptables, ce qui réduit le risque d’ambiguïté et de problèmes potentiels de non-conformité.
• De la cohérence : elles garantissent des politiques de dépenses cohérentes, à jour et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise.
• Réduction des erreurs : des directives définies réduisent la probabilité d’erreurs en matière de dépenses et de mauvaise gestion financière.

En outre, les directives en matière de dépenses activées par l’IA offrent les avantages suivants :

• Une création de politiques simplifiée : Pleo automatise la création, la gestion et la mise à jour des politiques de dépenses propres à l’entreprise, allégeant ainsi la charge de travail des administrateurs.
• Questions-réponses en langage naturel : l’activation de l’IA fournit des réponses en langage naturel aux questions des employés concernant les directives en matière de dépenses, améliorant ainsi la communication et la clarté.

Comment l’IA est-elle utilisée ?

Pleo exploite le modèle de langage étendu (LLM) OpenAI de Microsoft Azure pour offrir des fonctionnalités d’IA au sein de la plateforme. Le LLM n’est pas entraîné sur les données de l’entreprise, mais fournit des analyses basées sur ce qui est disponible dans l’instance du client. À cette fin, nous partageons des informations sur l’entreprise, y compris son nom et son emplacement. Pour générer des directives, nous utilisons la liste des catégories et des comptes associés à chaque catégorie que l’entreprise possède.

Nous partageons ces informations dans le cadre de l’invite que nous utilisons pour générer du texte à partir du LLM (modèle de langage large). Pour les données de production, nous utilisons uniquement Azure OpenAI, et la version que nous utilisons est déployée au sein de l’UE en Suède. Les données sont utilisées par le LLM pour générer le résultat et ne sont pas utilisées pour entraîner le LLM.
Pleo n’est pas responsable du contenu généré par l’IA. Seuls les administrateurs clients sont tenus de s’assurer que le contenu qu’ils partagent avec les employés apporte de la valeur.
Pleo n’est affilié à aucun fournisseur, commerçant ou autre contenu généré par l’IA.

Les modèles d’IA peuvent servir à automatiser la génération de directives en matière de dépenses. Lorsque c’est le cas, nous procédons comme suit :

• Traitement des données : l’IA traite les données propres à l’entreprise (p. ex., catégories comptables, taille, localisation) ainsi que les données liées aux rôles*. 
• Prise de décision automatisée : les modèles d’IA génèrent des recommandations, ce qui simplifie le processus de création de politiques tout en garantissant précision et pertinence.
• L’administrateur maîtrise la situation : les administrateurs seront toujours en charge de publier les directives et peuvent décider à tout moment d’utiliser l’IA pour éditer, mettre à jour ou publier une nouvelle directive.
• Stockage sécurisé : toutes les données sont stockées de manière sécurisée en utilisant l’infrastructure cloud de Pleo sur AWS (Amazon Web Services), ce qui garantit la confidentialité et la protection contre les abus.
• Données personnelles : par défaut, aucune donnée personnelle n’est traitée. Puisque la fonctionnalité repose sur une saisie de texte libre, nous traiterons ce que l’utilisateur saisit.

Cette approche aide les entreprises à maintenir des politiques de dépenses efficaces tout en tirant parti de la puissance de l’IA pour s’adapter aux besoins organisationnels changeants.

*Les données liées aux rôles n’incluent pas les données personnelles des employés, uniquement les intitulés de poste et les noms d’équipe.