Hoe we AI gebruiken: Pleo's functie voor uitgavenrichtlijnen

Uitgavenrichtlijnen stellen beheerders in staat om de uitgavenrichtlijnen van een bedrijf direct met werknemers te delen via Pleo. De richtlijnen zijn gebaseerd op de bestaande uitgavencategorieën van een bedrijf, zoals 'Maaltijden en drankjes' en 'Reizen'. Bij deze functie wordt gebruikgemaakt van generatieve kunstmatige intelligentie (genAI). De functie stelt beheerders in staat om deze technologie te benutten bij het schrijven van de richtlijnen. Ze kunnen de richtlijnen ook handmatig opstellen. Daarnaast kunnen werknemers in natuurlijke taal vragen stellen over de richtlijnen (bijvoorbeeld: hoeveel mag ik uitgeven tijdens een diner met een klant?). De generatieve AI haalt het antwoord op de gestelde vraag direct uit de richtlijnen. Als het gegenereerde antwoord niet volledig is, kun je de feedback hierover met Pleo delen. Werknemers kunnen vragen stellen over op welke manieren ze geld kunnen uitgeven, zonder de beheerders of financiële teams lastig te vallen. Beheerders kunnen de richtlijnen op elk gewenst moment bewerken en verwijderen, zodat het actuele uitgavenbeleid van het bedrijf correct wordt weergegeven.

Waarom zijn uitgavenrichtlijnen nuttig voor een bedrijf?

Uitgaverichtlijnen bieden tal van voordelen:

• Duidelijke richtlijnen: werknemers krijgen duidelijke, rolspecifieke richtlijnen voor geaccepteerde uitgaven. Dit zorgt voor meer duidelijkheid en minder potentiële nalevingsproblemen.
• Consistentie: zorgt ervoor dat het uitgavenbeleid consistent en actueel is en voldoet aan de specifieke behoeften van het bedrijf.
• Minder fouten: duidelijke richtlijnen verminderen de kans op fouten en financieel wanbeheer.

Daarnaast bieden door AI ondersteunde uitgavenrichtlijnen de volgende voordelen:

• Eenvoudig beleid opstellen: Pleo automatiseert het maken, het beheren en het bijwerken van een bedrijfsspecifiek uitgavenbeleid. Dit verkleint de werklast voor beheerders.
• Vragen en antwoorden in natuurlijke taal: de AI-mogelijkheden bieden in natuurlijke taal antwoorden op vragen van werknemers over uitgavenrichtlijnen. Dit zorgt voor betere communicatie en meer duidelijkheid. 

Hoe wordt AI gebruikt?

Pleo maakt gebruik van het OpenAI LLM (Large Language Model) van Microsoft Azure om AI-functionaliteit op het platform aan te bieden. Het LLM is niet getraind op bedrijfsgegevens, maar biedt inzichten op basis van wat beschikbaar is binnen de installatie van de klant. Om deze inzichten te kunnen bieden, delen we bedrijfsinformatie, de bedrijfsnaam en de bedrijfslocatie. Om richtlijnen te kunnen genereren, gebruiken we de lijst van categorieën en accounts voor elke categorie van het bedrijf.

We delen deze informatie als onderdeel van de prompt die we gebruiken om tekst te genereren via het LLM. Voor productiegegevens gebruiken we alleen Azure OpenAI. De versie die we gebruiken wordt binnen de EU gehost, in Zweden. De gegevens worden door het LLM gebruikt om resultaten te genereren en worden niet gebruikt om het LLM te trainen.
Pleo is niet verantwoordelijk voor de door AI gegenereerde inhoud. De klantbeheerders zijn er te allen tijde verantwoordelijk voor dat de inhoud die ze met werknemers delen nuttig is.
Pleo is niet gelieerd aan voorgestelde leveranciers of andere inhoud die door de AI wordt gegenereerd.

AI-modellen kunnen worden ingezet om de opstelling van uitgavenrichtlijnen te automatiseren. Hierbij doen we het volgende:

• Gegevensverwerking: AI verwerkt bedrijfsspecifieke gegevens (bijv. categorieën en labels voor boekhouding, bedrijfsgrootte, bedrijfslocatie) en functiegegevens*. 
• Geautomatiseerde besluitvorming: de AI-modellen genereren aanbevelingen. Dit maakt het eenvoudiger om beleidsregels op te stellen en de nauwkeurigheid en relevantie te waarborgen.
• De beheerder heeft de controle: de beheerders zijn degenen die de richtlijnen publiceren. Zij kunnen beslissen wanneer ze gebruik willen maken van de AI om een richtlijn te bewerken een richtlijn bij te werken of om een nieuwe richtlijn te publiceren.
• Veilige opslag: alle gegevens worden veilig opgeslagen met behulp van de cloudinfrastructuur van Pleo op AWS (Amazon Web Services). Dit zorgt voor vertrouwelijkheid en bescherming tegen misbruik.
• Persoonlijke gegevens: er worden standaard geen persoonlijke gegevens verwerkt. Aangezien de functie is gebaseerd op vrije tekstinvoer, verwerken we wat de gebruiker invoert.

Deze aanpak helpt bedrijven om een effectief en efficiënt uitgavenbeleid te handhaven, terwijl ze de kracht van AI benutten om zich aan te passen aan veranderende organisatorische behoeften.

*Functiegegevens bevatten geen persoonlijke gegevens van werknemers, alleen functietitels en teamnamen.