So nutzen wir KI: Die Funktion „Ausgabenrichtlinien“ von Pleo

Über Ausgaberichtlinien können Admins, die Ausgaberichtlinien eines Unternehmens direkt über Pleo mit Mitarbeiter:innen teilen. Die Richtlinien basieren auf den bestehenden Ausgabenkategorien eines Unternehmens, wie „Essen und Getränke“ oder „Reisen". Diese Funktion wird durch generative künstliche Intelligenz (genAI) unterstützt und Admins können diese Technologie auch beim Verfassen der Richtlinien nutzen. Sie können die Richtlinien auch manuell erstellen. Außerdem können Mitarbeiter:innen fragen zu den Richtlinien in natürlicher Sprache stellen (Beispiel: Was kann ich für ein Abendessen mit Mandant:innen ausgeben?), wobei die generative KI die Antwort auf die gestellte Frage aus den Richtlinien ableitet. Sollte die generierte Antwort nicht zufriedenstellend sein, gibt es einen Feedback-Mechanismus, um dies an uns bei Pleo zurückzumelden. So können Mitarbeiter:innen, Fragen zur Geldverwendung klären, ohne sich an Admins oder das Finanzteam wenden zu müssen. Richtlinien können jederzeit von Admins bearbeitet oder gelöscht werden, um sicherzustellen, dass sie die aktuelle Ausgabenrichtlinie des Unternehmens widerspiegeln.

Wie hoch ist der Wert der Ausgaberichtlinien für das Unternehmen?

Ausgaberichtlinien bieten zahlreiche Vorteile:

• Klare Richtlinien: Mitarbeiter;innen erhalten klare, rollenbezogene Richtlinien hinsichtlich akzeptabler Ausgaben, um Unklarheiten und potenzielle Compliance-Probleme zu minimieren.
• Konsistenz: Gewährleistet, dass die Ausgabenrichtlinien konsistent, aktuell und auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.
• Fehlerreduzierung: Definierte Richtlinien verringern die Wahrscheinlichkeit von Ausgabefehlern und finanzieller Fehlverwaltung.

Die KI-gestützten Ausgaberichtlinien bieten darüber hinaus folgende Vorteile:

• Effizientere Richtlinienerstellung: Pleo automatisiert die Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung unternehmensspezifischer Ausgaberichtlinien, wodurch die Arbeitsbelastung für Admins reduziert wird.
• Fragen und Antworten in natürlicher Sprache: Dank KI-Unterstützung können Mitarbeiter:innnen Fragen zu den Ausgaberichtlinien in natürlicher Sprache stellen, was die Kommunikation und Klarheit verbessert. 

Wie wird KI eingesetzt?

Pleo nutzt zur Bereitstellung der KI-Funktionen innerhalb der Plattfrom das OpenAI LLM von Microsoft Azure. Das LLM wird nicht mit Unternehmensdaten trainiert, sondern liefert die Antworten basierend auf den verfügbaren Informationen innerhalb der Kundeninstanz. Zu diesem Zweck teilen wir Unternehmensinformationen, den Namen des Unternehmens und den Standort des Unternehmens. Um Richtlinien zu erstellen, verwenden wir die Liste der Kategorien und Konten für jede Kategorie, die das Unternehmen hat.

Diese Informationen teilen wir als Bestandsteil des Prompts, den wir zur Textgenerierung über das LLM nutzen. Für Produktionsdaten nutzen wir ausschließlich Azure OpenAI, und die verwendete Version wird innerhalb der EU in Schweden bereitgestellt. Die Daten werden vom LLM zur Generierung des Ergebnisses verwendet und nicht zum Trainieren des LLM.
Pleo ist nicht für die von der KI generierten Inhalte verantwortlich. Es liegt immer in der Verantwortung der Kunden-Admins sicherzustellen, dass die mit den Mitarbeiter:innen geteilten Inhalte einen Mehrwert bieten.
Pleo steht nicht mit den vorgeschlagenen Anbietern, Händlern oder anderen von der KI generierten Inhalten in Verbindung.

Die Erstellung von Ausgaberichtlinien kann durch KI-Modelle automatisiert werden. Dabei gehen wir folgendermaßen vor:

• Datenverarbeitung: KI verarbeitet unternehmensspezifische Daten (z. B. Buchhaltungskategorien, Größe, Standort) und Rollendaten*. 
• Automatisierte Entscheidungsfindung: Die KI-Modelle generieren Empfehlungen, die den Prozess der Richtlinienerstellung vereinfachen und gleichzeitig Genauigkeit und Relevanz sicherstellen.
• Steuerung durch Admin: Die Admins werden immer diejenigen sein, die die Richtlinien veröffentlichen. Außerdem liegt es in ihrer Entscheidung, wann sie die KI nutzen, um eine neue Richtlinie zu bearbeiten, zu aktualisieren oder zu veröffentlichen.
• Sichere Speicherung: Alle Daten werden sicher in der Cloud-Infrastruktur von Pleo auf AWS (Amazon Web Services) gespeichert, um Vertraulichkeit und Missbrauchsschutz zu gewährleisten.
• Personenbezogene Daten: Es werden standardmäßig keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Da die Funktion auf Freitexteingaben basiert, verarbeiten wir die Eingaben der Nutzer:innen.

Dieser Ansatz unterstützt Unternehmen dabei, effektive und effiziente Ausgaberichtlinien aufrechtzuerhalten, während sie sich mit KI-Funktionen an sich ändernde organisatorische Anforderungen anpassen können.

* Rollendaten enthalten keine persönlichen Daten von Mitarbeiter:innen, nur Job-Titel und Teamnamen.