Sådan bruger vi AI: Funktionen til retningslinjer for udgifter i Pleo

Med retningslinjer for udgifter er det muligt for administratorer at dele en virksomheds retningslinjer for udgifter direkte med medarbejdere via Pleo. Retningslinjerne er baseret på virksomhedens eksisterende udgiftskategorier, f.eks. "Måltider og drikkevarer" eller "Rejser". Funktionen anvender generativ kunstig intelligens (genAI), hvilket giver administratorer mulighed for at bruge denne teknologi, når de skriver retningslinjerne. De kan også vælge at skrive retningslinjerne manuelt. Desuden får medarbejdere mulighed for at stille spørgsmål til retningslinjerne i et naturligt sprog (eksempelvis: Hvad må jeg bruge på en kundemiddag?), og den generative AI vil finde svaret i retningslinjerne for det stillede spørgsmål. Hvis det genererede svar ikke er tilfredsstillende, er der en feedbackfunktion, hvor det kan deles med os hos Pleo. Dermed kan medarbejderne få svar på spørgsmål om, hvordan de må bruge penge, uden at de behøver at forstyrre administratorerne/økonomiteamet. Administratorerne kan altid redigere eller slette retningslinjer for at sikre, at de afspejler virksomhedens aktuelle udgiftspolitik.

Hvad er værdien af retningslinjer for udgifter for virksomheden?

Retningslinjer for udgifter indeholder en række fordele:

• Klare retningslinjer: Medarbejdere får klare, rollespecifikke retningslinjer for et acceptabelt forbrug, hvilket minimerer tvetydighed og potentielle compliance-problemer.
• Konsekvens: De sikrer, at udgiftspolitikker er konsekvente, opdaterede og tilpasset virksomhedens specifikke behov.
• Fejlreduktion: De definerede retningslinjer reducerer risikoen for udgiftsfejl og økonomisk misrøgt.

Derudover tilbyder AI-aktiverede retningslinjer for udgifter følgende fordele:

• Strømlinet politikoprettelse: Pleo automatiserer oprettelsen, administrationen og opdateringen af virksomhedsspecifikke udgiftspolitikker, hvilket reducerer arbejdsbyrden for administratorerne.
• Spørgsmål og svar i et naturligt sprog: Med AI-aktivering får medarbejderne svar på deres spørgsmål om retningslinjerne for udgifter i et naturligt sprog, hvilket forbedrer kommunikationen og tydeligheden. 

Hvordan bruges AI?

Pleo anvender den store sprogmodel,OpenAI, i Microsoft Azure til at levere AI-funktionalitet på platformen. Denne store sprogmodel er ikke trænet på virksomhedsdata, men giver indsigt baseret på det, der er tilgængeligt i kundens instans. I denne forbindelse deler vi virksomhedsoplysninger, virksomhedsnavn og virksomhedens lokation. Vi bruger listen over kategorier og konti for hver enkelt kategori, som virksomheden har, til at generere retningslinjer.

Vi deler disse oplysninger som en del af den prompt, vi bruger til at generere tekst ved hjælp af den store sprogmodel. Vi bruger kun Azure OpenAI til produktionsdata, og den anvendte version er implementeret i Sverige, dvs. i EU. Dataene bruges af den store sprogmodel til at generere resultatet, og de bruges ikke til at træne sprogmodellen.
Pleo er ikke ansvarlig for det AI-genererede indhold. Det vil altid være kundeadministratorerne, der er ansvarlige for at sikre, at det indhold, de deler med medarbejderne, giver værdi.
Pleo har ingen tilknytning til nogen foreslåede leverandører, forhandlere eller andet indhold, der genereres af AI.

AI-modeller kan anvendes til at automatisere genereringen af retningslinjer for udgifter. Når vi gør dette, gør vi følgende:

• Databehandling: AI behandler virksomhedsspecifikke data (f.eks. regnskabskategorier, størrelse, lokation) og rolledata*. 
• Automatiseret beslutningstagning: AI-modellerne genererer anbefalinger, hvilket forenkler processen med at skabe politikker, samtidig med at nøjagtighed og relevans sikres.
• Administratoren har styringen: Det vil altid være administratorerne, der offentliggør retningslinjerne, og dem, der kan beslutte, hvornår de vil gøre brug af AI i forbindelse med redigering, opdatering eller offentliggørelse af en ny retningslinje.
• Sikker opbevaring: Alle data lagres sikkert ved hjælp af Pleos cloud-infrastruktur på AWS (Amazon Web Services). Det sikrer fortrolighed og beskyttelse mod misbrug.
• Persondata: Der behandles som standard ingen persondata. Da funktionen er baseret på fritekstinput, vil vi behandle det, der indtastes af brugeren.

Denne tilgang hjælper virksomheder med at opretholde effektive udgiftspolitikker, mens de udnytter styrken ved AI til at tilpasse sig skiftende organisatoriske behov.

* Rolledata inkluderer ikke medarbejdernes persondata men kun stillinger og teamnavne.