Cómo usamos la IA: función de Directrices sobre gastos de Pleo

Las Directrices sobre gastos permiten a los administradores compartir las directrices sobre los gastos de una empresa con los empleados directamente a través de Pleo. Estas directrices se basan en las categorías de gastos que hay en la empresa, como “Comidas y bebidas” o “Viajes". La función utiliza la inteligencia artificial generativa (genAI) para que los administradores aprovechen esta tecnología al crear las directrices. También pueden escribirlas manualmente. Además, permite a los empleados hacer preguntas sobre las directrices con un lenguaje natural (por ejemplo: ¿qué gastos puedo hacer en una cena con un cliente?) y la IA generativa proporcionará la respuesta en función de las directrices correspondientes. Si la respuesta generada no es satisfactoria, hay un mecanismo de comentarios que llegará directamente a Pleo. Esto permite a los empleados resolver dudas sobre cómo pueden gastar dinero sin tener que molestar a los administradores o al departamento financiero. Los administradores siempre pueden editar o eliminar las directrices para asegurarse de que reflejan la política de gastos más reciente de la empresa.

¿Por qué tienen tanta importancia las Directrices sobre gastos para la empresa?

Las Directrices sobre gastos ofrecen numerosos beneficios:

• Una guía clara: Los empleados reciben directrices claras y específicas sobre los gastos que pueden hacer dependiendo de su puesto. De esta manera, se elimina cualquier tipo de ambigüedad y los posibles problemas de cumplimiento de la normativa.
• Uniformidad: Gracias a las directrices, las políticas de gasto son siempre uniformes, están actualizadas y se adaptan a las necesidades específicas de la empresa.
• Menos errores: Unas directrices bien definidas reducen la probabilidad de errores en gastos y mala gestión financiera.

Además, las Directrices sobre gastos con IA ofrecen los siguientes beneficios:

• Creación de políticas simplificada: Pleo automatiza la creación, gestión y actualización de las políticas de gastos específicas de la empresa, reduciendo así la carga de trabajo de los administradores.
• Preguntas y respuestas en lenguaje natural: La IA ofrece respuestas a las preguntas de los empleados sobre las Directrices sobre gastos empleando un lenguaje natural, de manera que se mejora la comunicación y la claridad. 

¿Cómo se usa la IA?

Pleo utiliza el modelo de lenguaje de gran tamaño (Large Language Model, LLM) OpenAI de Microsoft Azure para ofrecer la funcionalidad de IA dentro de la plataforma. El LLM no está entrenado con datos de la empresa, pero proporciona información basada en lo que está disponible en el contenido del cliente. Para este fin, compartimos la información de la empresa, el nombre de la empresa y la ubicación de la empresa. Para generar las directrices, usamos la lista de categorías y de cuentas de cada categoría que tiene la empresa.

Compartimos esa información como parte de las indicaciones que usamos para generar respuestas desde el LLM. Para los datos de producción, solo utilizamos Azure OpenAI, y la versión que estamos usando está desplegada dentro de la UE en Suecia. Los datos se utilizan para que el LLM genere el resultado, pero no para entrenar al LLM.
Pleo no es responsable del contenido generado por la IA. Siempre serán los administradores del cliente los responsables de asegurar que el contenido que comparten con los empleados sea útil.
Pleo no está afiliado con ningún proveedor, comercio u otro contenido que genere la IA.

Los modelos de IA pueden emplearse para automatizar la generación de las directrices sobre gastos. Al usarse, hacemos lo siguiente:

• Tratamiento de datos: La IA procesa datos específicos de la empresa (por ejemplo, categorías de contabilidad, tamaño, ubicación) y datos de puestos en la empresa*. 
• Toma de decisiones automatizada: Los modelos de IA generan recomendaciones, simplificando el proceso de creación de políticas, al tiempo que se garantiza la precisión y la relevancia.
• El administrador tiene el control: Los administradores siempre serán quienes publiquen las directrices y podrán decidir cuándo usar la IA para editar, actualizar o publicar una nueva directriz.
• Almacenamiento seguro: Todos los datos se almacenan de forma segura utilizando la infraestructura en la nube de Pleo en AWS (Amazon Web Services), lo que garantiza la confidencialidad y protege frente al uso indebido.
• Datos personales: No se procesan datos personales de manera predeterminada. Dado que la función se basa en la introducción de texto libre, procesaremos solo lo que el usuario introduzca.

Este enfoque ayuda a las empresas a mantener políticas de gastos efectivas y eficientes mientras aprovechan el poder de la IA para adaptarse a los cambios en las necesidades de la organización.

*Los datos de puestos no incluyen datos personales de los empleados, solo los nombres de los puestos y de los equipos.