Integratie met Business Central v2 instellen

Overzicht

Deze gids is bedoeld voor gebruikers die al gebruikmaken van de Pleo-Business Central-integratie. Als je de Pleo-Business Central-integratie nog niet gebruikt, raadpleeg dan de installatiehandleiding om Business Central te koppelen aan Pleo.

De Business Central-integratie v2 bevindt zich momenteel in de testfase (bèta) en is alleen beschikbaar voor een beperkt aantal Pleo-klanten. Neem contact op met je Pleo CSM als je vroege toegang tot de integratie wilt krijgen.

Verbeteringen in de nieuwe integratie

• Integratietype: een nieuwe integratie is een app die in Business Central is geïnstalleerd
• Cloud en On-Premises Business Central worden nu ondersteund
• Exporteren
  • Facturen exporteren
  • Boekhouding van uitgaven bij een leverancier
  • Geëxporteerde Pleo-uitgaven vastleggen als inkoopfacturen in Business Central
  • Pleo Wallet aanmaken als een bankrekening in Business Central 
  • Een type logboek (sjabloon) gebruiken in Business Central 
• Labels synchroniseren
  • Geblokkeerde dimensiewaarden worden niet langer gesynchroniseerd met labels in Pleo
  • Zowel de naam als de code van het label zijn nu zichtbaar bij uitgaven op de pagina 'Exporteren'
  • Selecteer welke dimensiewaarden je wilt zien als labels in Pleo
• Belasting synchroniseren
  • Boekingsgroepen van product- en bedrijfsbelasting zijn nu gekoppeld aan belastingcodes in Pleo
  • Belastingcodes worden nu automatisch toegewezen en bijgewerkt
  • Selecteer welke btw-instellingen je wilt zien als belastingcodes in Pleo

Installatie

1. Ga naar de Pleo-app in Microsoft AppSource
2. Klik op Nu downloaden
3. Gebruik je Business Central-gegevens om in te loggen (indien nodig)
4. Selecteer de Business Central-omgeving waarin je de app wilt installeren
5. Volg de instructies op het scherm om de installatie te voltooien
6. Zodra de installatie is voltooid, sluit je het installatievenster
7. Ga naar Extensiebeheer
8. Klik op de naam van de app (Pleo)
9. Klik op de schakelknop HttpsClient Request
   

   
   

   
   

Verbinding

Configuratie

1. Configuratie van logboeken en rekeningen

Hergebruik en koppel de bestaande Pleo-logboeken voor uitgaven aan de nieuwe logboeken:

• Uitgavenlogboek: alle Pleo-uitgaven worden in dit logboek vastgelegd (behalve facturen en uitgaven die aan een leverancier zijn gekoppeld)
• Factuurlogboek en Logboek voor factuurbetalingen: om facturen te registreren en/of kaartuitgaven en zelf voorgeschoten uitgaven aan een leverancier te koppelen. Je kunt hiervoor ook aparte nieuwe logboeken aanmaken

Hergebruik en koppel de bestaande accounts aan de nieuwe accounts:

• Pleo Wallet-account: om uitgaven met je Pleo-kaarten bij te houden. Koppel het bestaande account voor Pleo-uitgaven.
  Opmerking: als je het Pleo Wallet-account als een bankrekening in Business Central wilt hebben, moet je het Pleo Wallet-rekeningtype instellen op Bankrekening en een nieuw account aanmaken
• Pleo-rekening voor zelf voorgeschoten uitgaven: om de zelf voorgeschoten uitgaven van werknemers bij te houden. Koppel de bestaande balansrekening voor zelf voorgeschoten uitgaven.
  Opmerking: als je zelf voorgeschoten uitgaven wilt koppelen aan een leverancier of werknemer in Business Central, moet je het type rekening voor zelf voorgeschoten uitgaven instellen op Leverancier of Werknemer. Maak een nieuwe rekening aan van het type 'rekening voor zelf voorgeschoten uitgaven' voor een leverancier of werknemer om een nieuwe rekening aan te maken.
• Pleo-tegenrekening: om terugbetalingen bij te houden die buiten Pleo zijn gedaan. Koppel de bestaande tegenrekening voor terugbetalingen.
• Standaardrekening leverancier: deze leveranciersrekening wordt gebruikt voor alle uitgaven wanneer er geen specifieke leverancier in Pleo is opgegeven. Dit is vereist als je van plan bent de functie Pleo Invoices te gebruiken en/of als je kaartuitgaven wilt koppelen aan een leverancier in Business Central.

2. Boekhoudconfiguraties

Pas indien nodig de boekhoudconfiguraties van de integratie aan.

Leverancier documenteren voor kaartuitgaven

• Als dit is uitgeschakeld (standaardinstelling), worden kaartuitgaven als een enkel logboekitem in het uitgavenlogboek geregistreerd
• Als dit is ingeschakeld, worden Pleo-kaartuitgaven gekoppeld aan een leverancier in Business Central

Handig om te weten: 

• Als je deze configuratie inschakelt, moet je ervoor zorgen dat je de standaard leveranciersrekening hebt ingesteld
• Als Inkoopfacturen ook is ingeschakeld, worden kaartuitgaven geboekt als inkoopfacturen in Business Central

Inkoopfacturen

• Als dit is ingeschakeld (standaardinstelling), worden facturen en alle andere kosten die zijn gekoppeld aan een leverancier, geregistreerd als inkoopfacturen in Business Central
• Als dit is uitgeschakeld, worden alle uitgaven (inclusief facturen) in Business Central als logboekitems geregistreerd

Beschrijving

Deze configuratie bepaalt de inhoud van de velden Beschrijving en Opmerking bij geëxporteerde uitgaven in Business Central. Zo voeg je een datapunt toe aan de Beschrijving:

1. Klik op het pictogram met de drie puntjes
2. Selecteer het gewenste datapunt 
3. Klik op OK

Handig om te weten: je kunt elke gewenste tekst in het veld schrijven; deze verschijnt in de velden Beschrijving en Opmerking voor alle geëxporteerde uitgaven (gebruik geen [ ] in je tekst)

3. Belastingcodes en labels

Synchroniseer je btw-instellingen met Pleo-belastingcodes

1. Ga in Business Central naar Instellingen voor Pleo-integratie
2. Ga naar Belastingcodes instellen
3. Klik op Synchroniseren met Pleo
4. Ga in Pleo naar de pagina Exporteren
5. Klik op Niet geëxporteerd
6. Werk belastingcodes voor bestaande uitgaven bij om een correcte export te garanderen (filter of selecteer de relevante uitgaven en gebruik bulkbewerking om de belastingcodes bij te werken)
   Opmerking: dit geldt alleen voor bestaande uitgaven. Voor nieuwe uitgaven zijn geen wijzigingen vereist

Handig om te weten: 

• Om bepaalde btw-instellingen niet als belastingcodes in Pleo te importeren, vink je het selectievakje Tonen in Pleo uit en klik je op Synchroniseren met Pleo
• Btw-instellingen die geblokkeerd zijn of het verkoop- of volledige belastingtype hebben, worden niet gesynchroniseerd. Om een instelling te importeren, moet je eerst het vakje Blokkeren uitvinken en vervolgens Tonen in Pleo selecteren

Synchroniseer je dimensies met Pleo-labels

• Dimensie koppelen aan bestaande labelgroepen
  1. Ga in Business Central naar Instellingen voor Pleo-integratie
  2. Klik op Instellingen van labels
  3. Voeg de dimensies uit Business Central toe die je wilt synchroniseren met Pleo
     Opmerking: de dimensies die al bestaan als actieve labelgroepen worden automatisch vooraf geselecteerd
     
  4. Selecteer een dimensie 
  5. Klik op OK
  6. Klik op Synchroniseren met Pleo

• Zo kun je de dimensiewaarden bewerken die zijn gesynchroniseerd met Pleo:
  1. Klik naast het dimensieveld op het pictogram met de drie puntjes
     
  2. Vink het vakje In Pleo weergeven uit voor dimensiewaarden die je NIET in Pleo als labels wilt hebben
  3. Klik op Synchroniseren met Pleo

Handig om te weten: 

• Dimensies zijn gekoppeld aan labelgroepen
• Dimensiewaarden zijn gekoppeld aan labels
• Geblokkeerde of niet-standaard dimensiewaarden kunnen in Pleo niet zichtbaar worden gemaakt

4. Categorieën

1. Ga in Pleo naar Instellingen 
2. Klik op Boekhouding 
3. Selecteer Categorieën 
4. Categorieën maken
5. Voor elke categorie
   • Voeg de rekeningnummers toe (er zijn geen namen of andere details nodig, alleen de rekeningnummers)
   • Kies een belastingcode uit het keuzelijstmenu

Goed om te weten: als er al categorieën waren ingesteld, moet je de belastingcodes opnieuw toewijzen aan elke categorie, omdat de nieuwe integratie ze opnieuw heeft aangemaakt

Een uitgave exporteren