Configurar la integración de Business Central v2

Información general

Características clave de la nueva integración

• Tipo de integración: aplicación instalada dentro de Business Central
• Business Central en la nube y local son compatibles
• Exportar
  • Los gastos de Pleo se pueden exportar a Business Central como asientos del libro diario y facturas de compra
  • Se admite la exportación de gastos con tarjeta, facturas, gastos personales, kilometraje, reembolsos, gastos personales y cualquier otro gasto
  • Los archivos adjuntos de gastos (recibos) se transfieren junto con los datos de gastos
• Sincronización de etiquetas
  • Importar y sincronizar dimensiones desde Business Central con etiquetas en Pleo 
  • Selecciona qué valores de dimensión quieres ver como etiquetas en Pleo
• Sincronización de impuestos
  • Importar y sincronizar configuraciones de IVA desde Business Central con códigos de impuestos en Pleo
  • Selecciona las configuraciones de IVA que quieras ver como códigos de impuestos en Pleo
• Otros
  • Soporte para multientidad: conecta fácilmente cada entidad de Pleo a una empresa independiente en Business Central
  • Contabilidad de periodos de cuentas cerradas: exporta gastos pertenecientes a periodos contables cerrados

Instalación

Conexión

Configuración

1. Configuración de libros diarios y cuentas

En la sección Configuración de diarios, configura varios libros diarios en Business Central que se utilizarán para la integración:

• Libro diario de gastos(obligatorio)
  • Todos los gastos de Pleo se registrarán en este libro diario (excepto las facturas y los gastos registrados en un proveedor).
  • Plantilla: General 

• Libro diario de facturas(opcional)

  • Úsalo para registrar facturas y anotar gastos de tarjeta/en efectivo en un proveedor.

  • Plantilla: Compra

  • Puedes usar el mismo libro diario que en el libro diario de gastos.

• Libro diario de pago de facturas(opcional)

  • Úsalo para registrar facturas y anotar gastos con tarjeta y en efectivo en un proveedor.

  • Plantilla: Pagos 

  • Puedes usar el mismo libro diario que en el libro diario de gastos.

En la sección Configuración de cuentas, configura varias cuentas que se utilizarán en la integración:

• Cuenta de Cartera de Pleo: Para rastrear los gastos realizados con tus tarjetas Pleo.

  Nota: Si quieres tener la cuenta de Cartera de Pleo como una cuenta bancaria en Business Central, establece el tipo de cuenta de Cartera de Pleo como Cuenta bancaria y crea una nueva cuenta

• Cuenta de gastos en efectivo de Pleo: Para rastrear los gastos en efectivo de los empleados. 

  Nota: Si quieres registrar gastos en efectivo en un Proveedor o Empleado en Business Central, establece el Tipo de cuenta de gastos en efectivo como Proveedor o Empleado, y crea una nueva cuenta con el tipo de cuenta de gastos en efectivo como Proveedor o Empleado, necesitarás crear una nueva cuenta.

• Cuenta de contrapartida de Pleo: Para rastrear reembolsos realizados fuera de Pleo.

• Cuenta de proveedor predeterminada: Esta cuenta de proveedor se asignará a todos los gastos cuando no se haya especificado un proveedor concreto en Pleo. Es obligatorio si piensas utilizar la función de facturas de Pleo o si quieres contabilizar los gastos con tarjeta como proveedor en Business Central.

2. Configuraciones de contabilidad

Si es necesario, ajusta las configuraciones de contabilidad de la integración.

Registrar proveedor en Gastos con tarjeta

• Desactivado (predeterminado): Los gastos con tarjeta se registran como una sola entrada en el libro diario de gastos.
• Activado: Los gastos con tarjeta se registran en un proveedor.
  
  

Información útil: 

• Si habilitas esta configuración, asegúrate de tener configurada la Cuenta de proveedor predeterminada.
• Si las Facturas de compra también están habilitadas, los gastos con tarjeta se registrarán como Facturas de compra en Business Central.

Facturas de compra

• Activado (predeterminado): Las facturas y todos los demás gastos registrados en un proveedor se contabilizan como facturas de compra.
• Desactivado: Todos los gastos (incluidas las facturas) se registran como asientos en el libro diario.

Campo de descripción

Determina lo que aparece en los campos de descripción y comentario en los gastos exportados en Business Central. Para añadir un punto de datos en la descripción:

1. Haz clic en el signo de tres puntos
2. Selecciona el punto de datos deseado 
3. Haz clic en Aceptar
   
   

Información útil: También puedes añadir texto personalizado (no uses [ ] alrededor de tu texto) que aparecerá en todos los gastos exportados.

3. Códigos de impuestos y etiquetas

Sincronizar configuraciones de IVA con códigos de impuestos de Pleo

1. En Business Central, ve a Configuración de la integración de Pleo
2. Accede a Configuración de códigos de impuestos
3. Haz clic en Sincronizar con Pleo

Información útil: 

• Para no importar ciertas configuraciones de IVA como códigos de impuestos en Pleo, desmarca la casilla de verificación Mostrar en Pleo y haz clic en Sincronizar con Pleo
• Las configuraciones de IVA que están bloqueadas o son del tipo de impuesto completo y ventas no se sincronizarán. Para importar una, primero desmarca la casilla de bloqueo y, después, selecciona Mostrar en Pleo

Sincronizar Dimensiones con las etiquetas de Pleo

• Para vincular Dimensión a Grupos de etiquetas existentes:
  1. En Business Central, ve a Configuración de la integración de Pleo
  2. Haz clic en Configuración de etiquetas
  3. Añade las Dimensiones de Business Central que quieras sincronizar con Pleo
     Nota: Las Dimensiones que ya existen como Grupos de etiquetas activos se seleccionan automáticamente
     
  4. Selecciona una dimensión 
  5. Haz clic en Aceptar
  6. Haz clic en Sincronizar con Pleo

• Para editar los valores de Dimensión sincronizados con Pleo:
  1. Junto al campo de dimensión, haz clic en el icono de tres puntos
     
  2. Desmarca Mostrar en Pleo para los Valores de dimensión que NO deseas tener en Pleo como Etiquetas
  3. Haz clic en Sincronizar con Pleo

Información útil: 

• Las dimensiones están vinculadas a los grupos de etiquetas
• Los valores de dimensión están vinculados a las etiquetas
• No puedes hacer visibles en Pleo los valores de dimensión bloqueados o no estándar

4. Categorías

1. En Pleo, ve a Ajustes 
2. Haz clic en Contabilidad 
3. Selecciona Categorías 
4. Crear categorías
5. Para cada categoría
   • Introduce el número de cuenta relevante (no se necesitan nombre/detalles)
   • Elige un código de impuestos del menú desplegable

Información útil: Para encontrar cuentas en Business Central, busca Plan contable.

Exportar un gasto