Configurar la integración de Business Central v2

Información general

Esta guía está destinada a usuarios que ya utilizan la integración de Pleo–Business Central. Si eres nuevo en la integración de Pleo–Business Central, consulta la guía de configuración para comenzar a conectar Business Central con Pleo.

La integración de Business Central v2 está actualmente en la fase de pruebas (Beta) y solo está disponible para un número limitado de clientes de Pleo. Ponte en contacto con tu CSM de Pleo si deseas obtener acceso anticipado a la integración.

Mejoras en la nueva integración

• Tipo de integración: La nueva integración es una aplicación instalada dentro de Business Central
• Cloud & On-Premises Business Central ahora es compatible
• Exportar
  • Exportación de facturas
  • Contabilidad de gastos en un proveedor
  • Registrar los gastos exportados de Pleo como facturas de compra en Business Central
  • Crear Cartera de Pleo como una cuenta bancaria en Business Central 
  • Usar cualquier tipo de libro diario (plantilla) en Business Central 
• Sincronización de etiquetas
  • Los valores de dimensiones bloqueadas ya no se sincronizan con las etiquetas en Pleo
  • Tanto el nombre como el código de la etiqueta ahora pueden verse en los gastos en la página Exportar
  • Selecciona qué valores de dimensión quieres ver como etiquetas en Pleo
• Sincronización de impuestos
  • Ahora, tanto los Grupos de registro de IVA de producto como los de negocio están vinculados a los códigos de impuestos en Pleo
  • Los tipos de códigos de impuestos ahora se asignan y actualizan automáticamente
  • Selecciona qué configuraciones de IVA quieres ver como códigos fiscales en Pleo

Instalación

1. Ve a la app de Pleo en Microsoft AppSource
2. Haz clic en Obtener ahora
3. Usa tus credenciales de Business Central para iniciar sesión (si es necesario)
4. Selecciona el entorno de Business Central en el que deseas instalar la aplicación
5. Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la instalación
6. Una vez que la instalación esté completa, cierra la ventana de configuración
7. Accede a Administración de extensiones
8. Haz clic en el nombre de la app (Pleo)
9. Activa el interruptor Solicitud HttpsClient
   

   
   

   
   

Conexión

Configuración

1. Configuración de libros diarios y cuentas

Vuelve a usar y asigna el Libro diario de gastos de Pleo al nuevo Libro diario:

• Libro diario de gastos: Todos los gastos de Pleo se registrarán en este libro diario (excepto Facturas y gastos registrados en un Proveedor)
• Libro diario de facturas y Libro diario de pagos de facturas: para registrar facturas o contabilizar gastos con tarjeta y en efectivo en un proveedor. También puedes crear nuevos libros diarios independientes para ellos

Reutiliza y asigna las cuentas existentes a las nuevas cuentas:

• Cuenta de Cartera de Pleo: Para seguir los gastos realizados con tus tarjetas Pleo. Asocia la Cuenta existente para los gastos de Pleo.
  Nota: Si quieres tener la cuenta de Cartera de Pleo como una cuenta bancaria en Business Central, establece el tipo de cuenta de Cartera de Pleo como Cuenta bancaria y crea una nueva cuenta
• Cuenta de gastos en efectivo de Pleo: Para supervisar los gastos personales de los empleados. Asigna la cuenta de saldo existente para los gastos en efectivo.
  Nota: Si quieres registrar gastos en efectivo en un Proveedor o Empleado en Business Central, establece el Tipo de cuenta de gastos en efectivo como Proveedor o Empleado, y crea una nueva cuenta con el tipo de cuenta de gastos en efectivo como Proveedor o Empleado, necesitarás crear una nueva cuenta.
• Cuenta de contrapartida de Pleo: Para supervisar los reembolsos realizados fuera de Pleo. Asigna la cuenta para reembolsos actual.
• Cuenta de Proveedor Predeterminada: esta cuenta de proveedor se asignará a todos los gastos cuando no se haya especificado un proveedor concreto en Pleo. Es obligatorio si piensas utilizar la función de facturas de Pleo o si quieres contabilizar los gastos con tarjeta como proveedor en Business Central.

2. Configuraciones de contabilidad

Si es necesario, ajusta las configuraciones de contabilidad de la integración.

Registrar proveedor en Gastos con tarjeta

• Si está desactivada (opción predeterminada), los gastos con tarjeta se registrarán como una sola entrada en el libro diario de gastos
• Si está activada, los gastos de la tarjeta Pleo se registrarán en un proveedor en Business Central

Información útil: 

• Si habilitas esta configuración, asegúrate de tener configurada la Cuenta de proveedor predeterminada
• Si las Facturas de compra también están habilitadas, los gastos con tarjeta se registrarán como Facturas de compra en Business Central

Facturas de compra

• Si está activada (opción predeterminada), las facturas y todos los demás gastos registrados en un Proveedor se registrarán como Facturas de compra en Business Central
• Si se desactiva, todos los gastos (incluidas las facturas) se registrarán en Business Central como asientos de libro diario

Descripción

Esta configuración determina el contenido de los campos Descripción y Comentario en los gastos exportados en Business Central. Para añadir un punto de datos en Descripción:

1. Pulsa el signo de tres puntos
2. Selecciona el punto de datos deseado 
3. Haz clic en “Aceptar”

Información útil: Puedes escribir cualquier texto en el campo; aparecerá en los campos de Descripción y Comentario para todos los gastos exportados (no uses [ ] alrededor de tu texto)

3. Códigos de impuestos y etiquetas

Sincroniza tus configuraciones de IVA con los códigos de impuestos de Pleo

1. En Business Central, ve a Configuración de la integración de Pleo
2. Accede a Configuración de códigos de impuestos
3. Haz clic en Sincronizar con Pleo
4. En Pleo, accede a la página de Exportar
5. Haz clic en No exportado
6. Actualiza los Códigos de impuestos en los gastos existentes para asegurar una exportación correcta (filtra o selecciona los gastos relevantes y utiliza la edición masiva para actualizar los códigos de impuestos)
   Nota: Esto solo se aplica a los gastos existentes; los nuevos no requerirán ningún cambio

Información útil: 

• Para no importar ciertas configuraciones de IVA como códigos de impuestos en Pleo, desmarca la casilla de verificación Mostrar en Pleo y haz clic en Sincronizar con Pleo
• Las configuraciones de IVA que están bloqueadas o son del tipo de impuesto completo y ventas no se sincronizarán. Para importar una, primero desmarca la casilla de bloqueo y, después, selecciona Mostrar en Pleo

Sincronizar Dimensiones con las etiquetas de Pleo

• Para vincular Dimensión a Grupos de etiquetas existentes:
  1. En Business Central, ve a Configuración de la integración de Pleo
  2. Haz clic en Configuración de etiquetas
  3. Añade las Dimensiones de Business Central que quieras sincronizar con Pleo
     Nota: Las Dimensiones que ya existen como Grupos de etiquetas activos se seleccionan automáticamente
     
  4. Selecciona una dimensión 
  5. Haz clic en Aceptar
  6. Haz clic en Sincronizar con Pleo

• Para editar los valores de Dimensión sincronizados con Pleo:
  1. Al lado del campo de dimensión, haz clic en el icono de tres puntos 
     
  2. Desmarca Mostrar en Pleo para los Valores de dimensión que NO deseas tener en Pleo como Etiquetas
  3. Haz clic en Sincronizar con Pleo

Información útil: 

• Las dimensiones están vinculadas a los grupos de etiquetas
• Los valores de dimensión están vinculados a las etiquetas
• No puedes hacer visibles en Pleo los valores de dimensión bloqueados o no estándar

4. Categorías

1. En Pleo, ve a Ajustes 
2. Haz clic en Contabilidad 
3. Selecciona Categorías 
4. Crear categorías
5. Para cada categoría
   • Añade los números de cuenta (no se necesitan nombres u otros detalles, solo los números de cuenta)
   • Elige un código de impuestos del menú desplegable

Información útil: Si las categorías ya estaban configuradas, necesitarás reasignar los Códigos de impuestos a cada una, ya que la nueva integración las recreó

Exportar un gasto