Configurer la version 2 de l’intégration Business Central

Aperçu

Ce guide est destiné aux utilisateurs qui utilisent déjà l’intégration Pleo–Business Central. Si vous utilisez l’intégration Pleo–Business Central depuis peu, référez-vous au guide de configuration pour commencer à connecter Business Central à Pleo.

La version 2 de l’intégration Business Central est actuellement en phase de test (Bêta) et disponible pour un nombre limité de clients Pleo uniquement. Contactez votre Responsable de la Réussite client Pleo si vous souhaitez obtenir un accès en avant-première à l’intégration.

Améliorations dans la nouvelle intégration

• Type d’intégration : la nouvelle intégration est une application installée dans Business Central
• Business Central Cloud et sur site sont désormais pris en charge
• Exportation
  • Exportation des factures
  • Comptabilité des dépenses sur un fournisseur
  • Exportation des dépenses Pleo en tant que factures d’achat dans Business Central
  • Création du Portefeuille Pleo comme compte bancaire dans Business Central 
  • Utilisation de tout type de journal (modèle) dans Business Central 
• Synchronisation des tags
  • Les valeurs dimensionnelles bloquées ne sont plus synchronisées avec les tags dans Pleo
  • Le nom et le code du tag peuvent désormais être visibles sur les dépenses dans la page Exportation
  • Sélectionnez les valeurs dimensionnelles que vous souhaitez voir comme tags dans leur Pleo
• Synchronisation des taxes
  • Les groupes de publication TVA Produit et Entreprise sont désormais associés aux codes TVA dans Pleo
  • Les taux des codes TVA sont désormais attribués et mis à jour automatiquement
  • Sélectionnez les configurations de TVA que vous souhaitez voir comme codes TVA dans Pleo

Installation

1. Accédez à l’application Pleo dans Microsoft AppSource
2. Cliquez sur L’obtenir maintenant
3. Utilisez vos identifiants Business Central pour vous connecter (si nécessaire)
4. Sélectionnez l’environnement Business Central dans lequel vous souhaitez installer l’application
5. Suivez les instructions à l’écran pour terminer l’installation
6. Une fois l’installation terminée, fermez la fenêtre de configuration
7. Accéder à Gestion des Extensions
8. Cliquez sur le nom de l’application (Pleo)
9. Activez le bouton requêtes HttpsClient
   

   
   

   
   

Connexion

Configuration

1. Configuration des journaux et des comptes

Réutilisez et associez le journal Pleo pour les dépenses existant aux nouveaux journaux :

• Journal des dépenses : toutes les dépenses Pleo seront enregistrées dans ce journal (sauf les factures et les dépenses comptabilisées auprès d’un fournisseur)
• Journal des factures et journal de paiement des factures : pour enregistrer les factures, et/ou comptabiliser les dépenses par carte et les notes de frais auprès d’un fournisseur. Vous pouvez également créer de nouveaux journaux distincts pour eux

Réutilisez et associez les comptes existants aux nouveaux comptes :

• Compte du Portefeuille Pleo : pour suivre les dépenses effectuées avec vos cartes Pleo. Associez le compte existant pour les dépenses Pleo.
  Commentaire : si vous souhaitez que le Portefeuille Pleo soit un compte bancaire dans Business Central, indiquez que le compte du Portefeuille Pleo est un compte bancaire et créez un nouveau compte
• Compte prélevé Pleo : pour suivre les notes de frais des employés. Associez le compte de compensation existant pour les notes de frais.
  Commentaire : si vous souhaitez comptabiliser des notes de frais auprès d’un fournisseur ou d’un employé dans Business Central, définissez le type de compte prélevé auprès d’un Fournisseur ou d’un Employé, et créez un nouveau compte avec le type de compte prélevé en tant que Fournisseur ou Employé.
• Compte de contrepartie Pleo : pour suivre les remboursements effectués en dehors de Pleo. Associez le compte existant pour les remboursements.
• Compte Fournisseur par défaut : ce compte fournisseur sera enregistré pour toutes les dépenses lorsqu’aucun fournisseur réel n’aura été spécifié dans Pleo. Ceci est obligatoire si vous souhaitez utiliser la fonctionnalité Factures de Pleo et/ou enregistrer les frais de carte sur un fournisseur dans Business Central.

2. Configurations comptables

Si nécessaire, ajustez les configurations comptables de l’intégration.

Enregistrez le fournisseur sur les frais de carte

• Si cette fonctionnalité est désactivée (par défaut), les dépenses de carte seront enregistrées comme une seule entrée dans le journal des dépenses
• Si cette fonctionnalité est activée : les frais de carte Pleo seront comptabilisés auprès d’un fournisseur dans Business Central

Bon à savoir : 

• Si vous activez cette configuration, assurez-vous que le compte Fournisseur par défaut est configuré
• Si les factures d’achat sont également activées, les frais de carte seront comptabilisés comme des factures d’achat dans Business Central

Factures d’achat

• Si cette fonctionnalité est activée (par défaut), les factures et toutes les autres dépenses enregistrées auprès d’un fournisseur seront comptabilisées comme des factures d’achat dans Business Central
• Si cette fonctionnalité est désactivée, toutes les dépenses (y compris les factures) seront enregistrées dans Business Central comme des écritures comptables

Description

Cette configuration détermine le contenu des champs Description et Commentaire pour les dépenses exportées dans Business Central. Pour ajouter un point de données dans le champ Description :

1. Appuyez sur l’icône à trois points
2. Sélectionnez le point de données souhaité 
3. Cliquez sur OK

Bon à savoir : vous pouvez écrire ce que vous souhaitez dans le champ. Il apparaîtra dans les champs Description et Commentaire pour toutes les dépenses exportées (n’utilisez pas [ ] autour de votre texte)

3. Codes TVA et tags

Synchronisez vos configurations TVA avec les codes TVA Pleo

1. Dans Business Central, accédez aux Paramètres de l’intégration Pleo
2. Accédez à la configuration des codes TVA
3. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo
4. Dans Pleo, accédez à la page Exportation
5. Cliquez sur Non exporté
6. Mettez à jour les codes TVA des dépenses existantes pour garantir une exportation correcte (filtrez ou sélectionnez les dépenses concernées, et utilisez la modification en masse pour mettre à jour les codes TVA)
   Commentaire : ceci s’applique uniquement aux dépenses existantes. Les nouvelles dépenses ne nécessiteront aucun changement

Bon à savoir : 

• Pour ne pas importer certains paramètres de TVA comme les codes TVA dans Pleo, décochez la case Afficher dans Pleo et cliquez sur Synchroniser avec Pleo
• Les configurations de TVA qui sont bloquées ou de type Vente et Taxe totale ne seront pas synchronisées. Pour en importer une, décochez d’abord la case Bloquer, puis sélectionnez Afficher dans Pleo

Synchronisez vos dimensions avec les tags Pleo

• Pour associer la dimension à des groupes de tags existants
  1. Dans Business Central, accédez aux Paramètres de l’intégration Pleo
  2. Cliquez sur Configuration des tags
  3. Ajoutez les dimensions de Business Central que vous souhaitez synchroniser avec Pleo
     Commentaire : les dimensions qui existent déjà en tant que groupes de tags actifs sont automatiquement présélectionnées
     
  4. Sélectionnez une dimension 
  5. Cliquez sur OK
  6. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo

• Pour modifier les valeurs dimensionnelles synchronisées avec Pleo
  1. Cliquez sur l’icône à trois points située en regard du champ Dimension
     
  2. Décochez Afficher dans Pleo pour les valeurs dimensionnelles que vous ne souhaitez PAS avoir dans Pleo comme tags
  3. Cliquez sur Synchroniser avec Pleo 

Bon à savoir : 

• Les dimensions sont associées aux groupes de tags
• Les valeurs dimensionnelles sont associées aux tags
• Les valeurs dimensionnelles bloquées ou non standard ne s’affichent pas dans Pleo

4. Catégories

1. Dans Pleo, accédez aux Paramètres 
2. Cliquez sur Comptabilité 
3. Sélectionnez Catégories 
4. Créer des catégories
5. Pour chaque catégorie
   • Ajoutez les numéros de compte (pas besoin des noms ou d’autres détails, uniquement des numéros de compte)
   • Choisissez un code TVA dans le menu déroulant

Bon à savoir : si des catégories existent déjà, vous devrez réattribuer les codes TVA à chacune d’elles, car la nouvelle intégration les a recréées

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