Business Central-Schnittstelle v2 einrichten


Überblick


Installation


Verbindung


Konfiguration


Eine Ausgabe exportieren

Überblick

Diese Anleitung richtet sich an Nutzer:innen, die die Pleo–Business Central-Schnittstelle noch nicht verwendet haben. Wenn Sie die Pleo-Business Central-Schnittstelle bereits nutzen, empfehlen wir Ihnen, den Upgrade-Leitfaden zu konsultieren.

Die Business Central-Schnittstelle v2 befindet sich derzeit in der Testphase (Beta) und ist nur für eine begrenzte Anzahl von Pleo-Kundinnen und Kunden verfügbar. Wenden Sie sich an Ihre:n Pleo CSM, wenn Sie frühzeitig Zugriff auf die Schnittstelle erhalten möchten.


Hauptmerkmale der neuen Schnittstelle

  • Schnittstellentyp: In Business Central installierte App
  • Business Central wird in der Cloud und lokal unterstützt
  • Exportieren
    • Pleo-Ausgaben können als Journalbuchungen und Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central exportiert werden
    • Der Export von Kartenausgaben, Eingangsrechnungen, Privatauslagen, Kilometerpauschalen, Rückerstattungen, Privatausgaben und allen anderen Ausgaben wird unterstützt
    • Anhänge für Ausgaben (Belege) werden zusammen mit den Ausgabendaten übertragen
  • Tags Sync
    • Dimensionen aus Business Central mit Tags in Pleo importieren und synchronisieren 
    • Sie können auswählen, welche Dimensionswerte als Tags in Pleo angezeigt werden sollen
  • Tax Sync
    • Importieren und synchronisieren Sie die MwSt-Einstellungen aus Business Central mit Steuercodes in Pleo
    • Wählen Sie die MwSt-Einstellungen aus, die Sie als Steuercodes in Pleo sehen möchten
  • Sonstige
    • Multi-Entity-Support: Verbinden Sie jede Pleo-Entität einfach mit einem separaten Unternehmen in Business Central
    • Buchhaltung für geschlossene Buchhaltungszeiträume: Exportieren Sie Ausgaben, die zu geschlossenen Buchhaltungszeiträumen gehören


Installation

Stellen Sie sicher, dass Folgendes gewährleistet ist, um die Schnittstellen-App zu installieren und einzurichten:

  • Sie verfügen bei Pleo über die Rolle Admin oder Buchhalter:in
  • Erforderliche Benutzerberechtigungen in Business Central:
    • Option 1:
      • SUPER: Wenn Ihnen dieser Benutzerberechtigungssatz zugewiesen ist, können Sie die Schnittstelle selbst installieren und einrichten
      • Wenn Ihnen SUPER nicht zugewiesen ist, siehe Option 2
    • Option 2:
      • EXTEN. MGT. - ADMIN: Wenn Ihrem Benutzerkonto diese Berechtigung zugewiesen ist, können Sie die App selbst installieren
      • Nachdem Sie die App installiert haben, bitten Sie Ihre:n Business Central-Administrator:in oder Super User, Ihrem Benutzerkonto in Business Central den Berechtigungssatz PLEOINTADMIN zuzuweisen. Dieser Berechtigungssatz wird automatisch mit der Schnittstellen-App installiert und bietet Ihnen die Möglichkeit, die Schnittstelle mit Ihrem Benutzerkonto einzurichten
      • Sie können auch Ihren Business Central Admin-/Super User bitten, die Schnittstellen-App für Sie zu installieren

 Wie überprüft man Benutzerberechtigungen in Business Central?  
  1. Rufen Sie in Business Central die Seite Nutzer:innen auf
  2. Klicken Sie unter der Spalte mit dem Nutzernamen auf Ihren Nutzernamen
  3. Im Abschnitt mit den Benutzerberechtigungssätzen können Sie die diesem:dieser Nutzer:in zugewiesenen Berechtigungssätze sehen


Es kann sein, dass die Berechtigung EXTEN. MGT. - ADMIN nicht in der Tabelle der Benutzerberechtigungssätze angezeigt wird. Dies können Sie wie folgt überprüfen: 

  1. Klicken Sie oben auf einen beliebigen Berechtigungssatz 
  2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten
  3. In der Liste nach EXTEN. MGT. - ADMIN suchen


Installieren Sie die App

  1. Navigieren Sie in Microsoft AppSource zur Pleo-App
  2. Klicken Sie auf Jetzt holen
  3. Verwenden Sie Ihre Zugangsdaten für Business Central, um sich anzumelden (falls erforderlich)
  4. Wählen Sie die Umgebung von Business Central aus, in der Sie die App installieren möchten
  5. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen
  6. Sobald die Installation abgeschlossen ist, Schließen Sie das Setup-Fenster 
  7. Öffnen Sie die Erweiterungsverwaltung
  8. Klicken Sie auf den Namen der App (Pleo)
  9. Schalten Sie den HttpsClient Request-Schalter um

Verbindung

Für Cloud Business Central

  1. Öffnen Sie in Business Central das Setup für die Pleo-Schnittstelle
  2. Klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stiftsymbol
  3. Klicken Sie auf Verbinden
  4. Folgen Sie den Schritten des Autorisierungsprozesses


Sobald die Schnittstelle verbunden ist, wird der Installationsstatus auf AKTIVIERT gesetzt


Für lokale Business Central-Implementierungen

  1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Buchhaltung
  3. Wählen Sie Business Central On-Premises aus
  4. Verbindung zulassen
  5. Kopieren und speichern Sie den API-Schlüssel
  6. Öffnen Sie in Business Central das Setup für die Pleo-Schnittstelle
  7. Klicken Sie zum Bearbeiten auf das Stiftsymbol
  8. Geben Sie den API-Schlüssel ein
  9. Klicken Sie auf Verbinden


Sobald die Schnittstelle verbunden ist, wird der Installationsstatus auf AKTIVIERT gesetzt

Konfiguration

1. Konfiguration von Journalen und Konten

Richten Sie im Abschnitt Journal-Setup mehrere Journale in Business Central ein, die von der Schnittstelle verwendet werden:

  • Ausgabejournal (erforderlich)
    • Alle Pleo Ausgaben werden in diesem Journal erfasst (außer Eingangsrechnungen und Ausgaben, die bei einem Händler gebucht wurden).
    • Vorlage: Allgemein 
  • Eingangsrechnungsjournal (optional)

    • Verwenden Sie es zur Erfassung von Eingangsrechnungen und zur Buchung von Karten-/Privatauslagen bei einem Händler.

    • Vorlage: Kauf

    • Sie können dasselbe Journal verwenden wie im Ausgabenjournal.

  • Eingangsrechnungszahlungsjournal (optional)

    • Verwenden Sie es zur Erfassung von Eingangsrechnungen und buchen Sie Karten- und Privatauslagen bei einem Händler.

    • Vorlage: Zahlungen 

    • Sie können dasselbe Journal verwenden wie im Ausgabenjournal.


Wie wird ein neues Journal in Business Central erstellt?


Journalvorlage: Wählen Sie die Journalvorlage aus und verwenden Sie eine beliebige vorhandene Journalvorlage.

Hinweis: Erstellen Sie keine neue Vorlage für ein Journal


Journal-Batch: Erstellen Sie einen neuen Journal-Batch oder ordnen Sie einen vorhandenen zu. So erstellen Sie einen neuen Batch: 

  1. Klicken Sie auf das Feld Ausgaben-Batch 
  2. Klicken Sie auf + Neu
  3. Name, Beschreibung und, falls erforderlich, Anzahl der Serien hinzufügen


Im Abschnitt Kontoeinrichtung richten Sie mehrere Konten ein, die von der Schnittstelle verwendet werden:

  • Pleo Wallet Konto: um Ausgaben zu verfolgen, die mit Ihren Pleo-Karten getätigt wurden.

    Hinweis: Wenn Sie das Pleo Wallet-Konto als Bankkonto in Business Central führen möchten, setzen Sie den Pleo Wallet-Kontotyp auf „Bankkonto“ und erstellen Sie ein neues Konto.

  • Pleo Privatauslagen-Konto: um die Privatauslagen der Mitarbeiter zu verfolgen.

    Hinweis: Wenn Sie Privatauslagen für einen Händler oder Mitarbeiter:innen in Business Central buchen möchten, den Typ des Privatauslage-Kontos auf „Händler“ oder „Mitarbeiter:in“ setzen und ein neues Konto mit dem Privatauslagetyp „Händler“ oder „Mitarbeiter:in“ erstellen, müssen Sie ein neues Konto erstellen.

  • Pleo Gegenkonto: um Rückerstattungen zu verfolgen, die außerhalb von Pleo vorgenommen wurden.

  • Standardhändlerkonto: Dieses Händlerkonto wird bei allen Ausgaben erfasst, wenn in Pleo kein tatsächlicher Händler angegeben wurde. Erforderlich, wenn Sie die Funktionen von Pleo Eingangsrechnungen nutzen möchten und/oder wenn Sie Kartenausgaben einem Händler in Business Central zuordnen möchten.


Wie erstellt man neue Konten in Business Central?

Pleo Wallet-Konto

  1. Pleo Wallet-Kontotyp auswählen
  2. Sie können entweder den Typ „Gegenkonto“ oder „Bankkonto“ verwenden
  3. Erstellen Sie ein neues Konto, indem Sie auf das Kontofeld und anschließend auf + Neu klicken
  4. Fügen Sie Kontonr. und Name hinzu
  5. Wenn Sie ein Bankkonto erstellen, stellen Sie sicher, dass dem Konto die Buchungsgruppe für Bankkonten zugewiesen ist


Pleo-Privatauslage-Konto

Wählen Sie einen Kontotyp für das Pleo-Privatauslage-Konto aus und ordnen Sie die Nummer des Pleo-Privatauslage-Kontos zu. 


Die standardmäßige Voreinstellung lautet Gegenkonto, aber Sie können auch „Händler“ oder „Mitarbeiter:in“ auswählen.

  • Wenn Händlerausgewählt ist:
    • Alle Privatauslagen werden auf einem einzigen generischen Händlerkonto verbucht
    • Wählen Sie „Händler“ aus, um Privatauslagen als Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central zu erfassen
  •  Wenn Mitarbeiter:inausgewählt ist:
    • Alle Privatauslagen werden auf Mitarbeiter:innen aus Business Central gebucht
    • Sie müssen Pleo-Nutzer:innen manuell mit Mitarbeiter:innen aus Business Central verknüpfen


Gegenkonto von Pleo

  1. Klicken Sie auf das Feld 
  2. Wählen Sie Neu aus
  3. Fügen Sie Kontonr. und Name hinzu


Standardhändlerkonto

  1. Klicken Sie auf das Feld 
  2. Wählen Sie Neu aus
  3. Vorhandene Vorlage zur Erstellung eines Händlers verwenden
  4. Fügen Sie Kontonr. und Name hinzu
  5. Stellen Sie Folgendes sicher:
    • Die Allg. Geschäfts-Buchungsgruppe ist festgelegt
    • Händler Buchungsgruppe ist festgelegt





2. Buchhaltungskonfigurationen

Passen Sie bei Bedarf die Buchhaltungskonfigurationen der Schnittstelle an.


Händler auf Kartenausgaben erfassen

  • Deaktiviert (Standard): Kartenausgaben werden als einzelner Journaleintrag im Ausgabejournal erfasst.
  • Aktiviert: Kartenausgaben werden bei einem Händler gebucht.

Gut zu wissen

  • Wenn Sie diese Konfiguration aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Standard-Händlerkonto eingerichtet haben.
  • Wenn Eingangsrechnungen für Käufe ebenfalls aktiviert sind, werden Kartenausgaben als Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central gebucht.


Eingangsrechnungen für Käufe

  • Aktiviert (Standard): Eingangsrechnungen und alle anderen Ausgaben, die bei einem Händler gebucht werden, werden als Eingangsrechnungen für Käufe erfasst.
  • Deaktiviert: Alle Ausgaben (einschließlich Eingangsrechnungen) werden als Journalbuchungen erfasst.


Beschreibungsfeld

Bestimmt, was in den Feldern „Beschreibung“ und „Kommentar“ bei exportierten Ausgaben in Business Central erscheint. Um einen Datenpunkt in die Beschreibung hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten
  2. Wählen Sie den gewünschten Datenpunkt aus 
  3. Klicken Sie auf OK

Gut zu wissen: Sie können auch benutzerdefinierten Text hinzufügen (verwenden Sie keine [ ] um Ihren Text), der in allen exportierten Ausgaben erscheint.


3. Steuercodes und Tags

MwSt-Einstellungen mit Pleo-Steuercodes synchronisieren

Die neue Schnittstelle archiviert die Steuercodes aus der alten Business Central-Schnittstelle und legt neue in Pleo an, da die Steuer-Synchronisierungslogik aktualisiert wurde, um Probleme bei der Handhabung der Steuercodes in der alten Schnittstelle zu beheben.
  1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
  2. Rufen Sie die Steuercode-Einrichtung auf
  3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren


Gut zu wissen

  • Um bestimmte MwSt-Einstellungen nicht als Steuercodes in Pleo zu importieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen In Pleo anzeigen und klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 
  • MwSt-Einstellungen, die blockiert sind oder den Umsatz- und Vollsteuer-Typ aufweisen, werden nicht synchronisiert. Wenn Sie eine importieren möchten, deaktivieren Sie zuerst das Sperrfeld und wählen Sie dann In Pleo anzeigen aus


Dimensionen mit Pleo-Tags synchronisieren

  • Verknüpfen einer Dimension mit bestehenden Tag-Gruppen
    1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
    2. Klicken Sie auf Tag-Setup
    3. Fügen Sie die Dimensionen aus Business Central hinzu, die Sie mit Pleo synchronisieren möchten
      Hinweis: Die Dimensionen, die bereits als aktive Tag-Gruppen vorhanden sind, sind automatisch vorausgewählt
    4. Wählen Sie eine Dimension aus 
    5. Klicken Sie auf OK
    6. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren


  • Bearbeiten der Dimensionswerte, die mit Pleo synchronisiert sind
    1. Klicken Sie neben dem Dimensionsfeld auf das Drei-Punkte-Symbol
    2. Deaktivieren Sie In Pleo anzeigen für Dimensionswerte, die Sie NICHT als Tags in Pleo haben möchten
    3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 


Gut zu wissen

  • Dimensionen sind mit Tag-Gruppen verknüpft
  • Dimensionswerte sind mit Tags verknüpft
  • Blockierte oder nicht standardmäßige Dimensionswerte können in Pleo nicht sichtbar gemacht werden


4. Kategorien

  1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen 
  2. Klicken Sie auf Buchhaltung 
  3. Wählen Sie Kategorien aus 
  4. Kategorien erstellen
  5. Für jede Kategorie
    • Geben Sie die relevante Kontonummer ein (Name/Details nicht erforderlich)
    • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü


Gut zu wissen: Um Konten in Business Central zu finden, suchen Sie nach Kontenplan.


Eine Ausgabe exportieren

Nachdem Sie die Schnittstelle eingerichtet haben, ist es wichtig, eine Ausgabe zu exportieren, um zu sehen, ob die Schnittstelle korrekt konfiguriert ist.

Gut zu wissen: Die Schnittstelle prüft standardmäßig alle 5 Minuten bei Pleo, ob Ausgaben zum Export bereitstehen.

Wie kann der Exportvorgang sofort ausgelöst werden?
  1. Verschieben Sie in Pleo Ausgaben in die Export-Warteschlange 
  2. Exportieren Sie die Ausgaben
  3. Öffnen Sie in Business Central die Pleo Schnittstellen-Einrichtung
  4. Unter Aktionen klicken Sie auf Export-Warteschlange jetzt synchronisieren


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