Business Central-Schnittstelle v2 einrichten

Überblick

Dieser Leitfaden richtet sich an Nutzer:innen, die die Pleo–Business Central-Schnittstelle verwenden. Wenn Sie die Pleo–Business Central-Schnittstelle bisher noch nicht genutzt haben, lesen Sie den Leitfaden zur Einrichtung, um sich über die ersten Schritte zum Verbinden von Business Central mit Pleo zu informieren.

Die Business Central-Schnittstelle v2 befindet sich derzeit in der Testphase (Beta) und ist nur für eine begrenzte Anzahl von Pleo-Kundinnen und Kunden verfügbar. Wenden Sie sich an Ihre:n Pleo CSM, wenn Sie frühzeitig Zugriff auf die Schnittstelle erhalten möchten.

Verbesserungen bei der neuen Schnittstelle

• Schnittstellentyp: Die neue Schnittstelle ist eine in Business Central installierte App
• Business Central wird jetzt in der Cloud und lokal unterstützt
• Exportieren
  • Exportieren von Eingangsrechnungen
  • Buchhaltung der Ausgaben bei einem Händler
  • Exportierte Pleo-Ausgaben als Eingangsrechnungen für Käufe in Business Central erfassen
  • Erstellen eines Pleo Wallet als Bankkonto in Business Central 
  • Verwenden eines beliebigen Journaltyps (Vorlage) in Business Central 
• Tags Sync
  • Blockierte Dimensionswerte werden nicht mehr mit Tags in Pleo synchronisiert
  • Sowohl der Name als auch der Code des Tags sind jetzt auf der Seite „Exportieren“ bei den Ausgaben sichtbar
  • Sie können auswählen, welche Dimensionswerte als Tags in Pleo angezeigt werden sollen
• Tax Sync
  • Die Buchungsgruppen für Produkt- und Unternehmens-MwSt sind jetzt mit den Steuercodes in Pleo verknüpft
  • Steuercodesätze werden jetzt automatisch zugewiesen und aktualisiert
  • Sie können auswählen, welche MwSt-Einstellungen Sie als Steuercodes in Pleo sehen möchten

Installation

1. Navigieren Sie in Microsoft AppSource zur Pleo-App
2. Klicken Sie auf Jetzt holen
3. Verwenden Sie Ihre Anmeldedaten für Business Central, um sich anzumelden (falls erforderlich)
4. Wählen Sie die Umgebung von Business Central aus, in der Sie die App installieren möchten
5. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Installation abzuschließen
6. Sobald die Installation abgeschlossen ist, schließen Sie das Setup-Fenster
7. Öffnen Sie Erweiterungsverwaltung
8. Klicken Sie auf den Namen der App (Pleo)
9. Schalten Sie den HttpsClient Request-Schalter um
   

   
   

   
   

Verbindung

Konfiguration

1. Konfiguration von Journalen und Konten

Verwenden Sie das bestehende Pleo-Journal für Ausgaben noch einmal und ordnen Sie es den neuenJournals zu:

• Ausgabenjournal: alle Pleo-Ausgaben werden in diesem Journal erfasst (außer Eingangsrechnungen und Ausgaben, die bei einem Händler gebucht wurden)
• Eingangsrechnungsjournal und Journal zum Zahlen von Eingangsrechnungen: Zum Erfassen von Eingangsrechnungen und/oder zum Buchen von Karten- und Privatauslagen bei einem Händler. Alternativ können Sie dafür separate neue Journals erstellen

Verwenden Sie die bestehenden Konten erneut und ordnen Sie sie den neuen Konten zu:

• Pleo Wallet-Konto: Zum Nachvollziehen von Ausgaben, die mit Ihren Pleo-Karten getätigt wurden. Ordnen Sie das bestehende Konto für Pleo-Ausgaben zu.
  Hinweis: Wenn Sie das Pleo Wallet-Konto als Bankkonto in Business Central führen möchten, setzen Sie den Pleo Wallet-Kontotyp auf „Bankkonto“ und erstellen Sie ein neues Konto
• Pleo-Privatauslage-Konto: Um die Privatauslagen der Mitarbeiter:innen zu verfolgen. Ordnen Sie das bestehende Ausgleichskonto für Privatauslagen zu.
  Hinweis: Wenn Sie Privatauslagen für einen Händler oder Mitarbeiter:innen in Business Central buchen möchten, den Typ des Privatauslage-Kontos auf „Händler“ oder „Mitarbeiter“ setzen und ein neues Konto mit dem Privatauslagetyp „Händler“ oder „Mitarbeiter“ erstellen, müssen Sie ein neues Konto erstellen.
• Gegenkonto von Pleo: Zum Nachvollziehen von Rückerstattungen, die außerhalb von Pleo vorgenommen wurden. Ordnen Sie das bestehende Gegenkonto für Rückerstattungen zu.
• Standardhändlerkonto: Dieses Händlerkonto wird bei allen Ausgaben erfasst, wenn in Pleo kein tatsächlicher Händler angegeben wurde. Erforderlich, wenn Sie die Funktionen von Pleo Eingangsrechnungen nutzen möchten und/oder wenn Sie Kartenausgaben einem Händler in Business Central zuordnen möchten.

2. Buchhaltungskonfigurationen

Passen Sie bei Bedarf die Buchhaltungskonfigurationen der Schnittstelle an.

Händler auf Kartenausgaben erfassen

• Wenn deaktiviert (Standard): Kartenausgaben werden als einzelner Journal-Eintrag im Ausgabenjournal erfasst
• Wenn aktiviert: Pleo-Kartenausgaben werden in Business Central bei einem Händler gebucht

Gut zu wissen: 

• Wenn Sie diese Konfiguration aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie das Standardhändlerkonto eingerichtet haben
• Wenn auch Eingangsrechnungen für Käufe aktiviert sind, werden Kartenausgaben in Business Central als Eingangsrechnungen verbucht

Eingangsrechnungen für Käufe

• Wenn aktiviert (Standard), werden Eingangsrechnungen und alle anderen auf einen Händler gebuchten Ausgaben in Business Central als Eingangsrechnungen für Käufe erfasst
• Wenn deaktiviert, werden alle Ausgaben (einschließlich Eingangsrechnungen) in Business Central als Journal-Einträge erfasst

Beschreibung

Diese Konfiguration bestimmt den Inhalt der Felder „Beschreibung“ und „Kommentar“ bei exportierten Ausgaben in Business Central. So fügen Sie einen Datenpunkt in die Beschreibung ein:

1. Wählen Sie auf das Symbol mit den drei Punkten aus
2. Wählen Sie den gewünschten Datenpunkt aus 
3. Klicken Sie auf OK

Gut zu wissen: Sie können beliebigen Text in das Feld schreiben. Dieser wird in den Feldern „Beschreibung“ und „Kommentar“ für alle exportierten Ausgaben angezeigt (Ihr Text darf nicht in [ ] stehen)

3. Steuercodes und Tags

MwSt-Einstellungen mit Pleo-Steuercodes synchronisieren

1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
2. Rufen Sie die Steuercode-Einrichtung auf
3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren
4. Rufen Sie in Pleo die Seite Exportieren auf
5. Klicken Sie auf Nicht exportiert
6. Aktualisieren Sie Steuercodes bei bestehenden Ausgaben, um einen richtigen Export sicherzustellen (filtern oder wählen Sie die relevanten Ausgaben aus und verwenden Sie die Massenbearbeitung, um die Steuercodes zu aktualisieren)
   Hinweis: Dies betrifft nur bestehende Ausgaben – für neue sind keine Änderungen erforderlich

Gut zu wissen: 

• Um bestimmte MwSt-Einstellungen nicht als Steuercodes in Pleo zu importieren, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen In Pleo anzeigen und klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren
• MwSt-Einstellungen, die blockiert sind oder den Umsatz- und Vollsteuer-Typ aufweisen, werden nicht synchronisiert. Wenn Sie eine importieren möchten, deaktivieren Sie zuerst das Sperrfeld und wählen Sie dann In Pleo anzeigen aus

Dimensionen mit Pleo-Tags synchronisieren

• Verknüpfen einer Dimension mit bestehenden Tag-Gruppen
  1. Gehen Sie in Business Central zum Setup für die Pleo-Schnittstelle
  2. Klicken Sie auf Tag-Setup
  3. Fügen Sie die Dimensionen aus Business Central hinzu, die Sie mit Pleo synchronisieren möchten
     Hinweis: Die Dimensionen, die bereits als aktive Tag-Gruppen vorhanden sind, sind automatisch vorausgewählt
     
  4. Wählen Sie eine Dimension aus 
  5. Klicken Sie auf OK
  6. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren

• Bearbeiten der Dimensionswerte, die mit Pleo synchronisiert sind
  1. Klicken Sie neben dem Dimensionsfeld auf das Drei-Punkte-Symbol 
     
  2. Deaktivieren Sie In Pleo anzeigen für Dimensionswerte, die Sie NICHT als Tags in Pleo haben möchten
  3. Klicken Sie auf Mit Pleo synchronisieren 

Gut zu wissen: 

• Dimensionen sind mit Tag-Gruppen verknüpft
• Dimensionswerte sind mit Tags verknüpft
• Blockierte oder nicht standardmäßige Dimensionswerte können in Pleo nicht sichtbar gemacht werden

4. Kategorien

1. Gehen Sie in Pleo zu Einstellungen 
2. Klicken Sie auf Buchhaltung 
3. Wählen Sie Kategorien aus 
4. Kategorien erstellen
5. Für jede Kategorie
   • Fügen Sie die Kontonummern hinzu (keine Namen oder andere Details erforderlich, nur die Kontonummern)
   • Wählen Sie einen Steuercode aus dem Dropdown-Menü aus

Gut zu wissen: Wenn bereits Kategorien vorhanden waren, müssen Sie die Steuercodes für jede neu zuweisen, da sie durch die neue Schnittstelle neu erstellt wurden

Eine Ausgabe exportieren