Uppgradera till Business Central integration v2

Översikt

Den här guiden är avsedd för användare som redan använder Pleo Business Central integration. Om Pleo Business Central integration är nytt för dig ska du läsa installationsguiden för att komma igång med att koppla Business Central till Pleo.

Business Central integration v2 är för närvarande i testfasen (Beta) och tillgänglig för ett begränsat antal Pleo-kunder. Kontakta din Pleo CSM om du vill få tidig åtkomst till integrationen.

Förbättringar i den nya integrationen

• Integrationstyp – den nya integrationen är en app som är installerad i Business Central
• Business Central i molnet och lokalt stöds nu
• Export
  • Export av fakturor
  • Bokföring av utgifter på en leverantör
  • Exportera Pleo-utgifter som köpfakturor i Business Central
  • Skapa Pleo-wallet som ett bankkonto i Business Central
  • Använd valfri journaltyp (mall) i Business Central
• Taggsynkronisering
  • Blockerade dimensionsvärden synkas inte längre med taggar i Pleo
  • Både taggens namn och kod kan nu visas för utgifter på sidan Export
  • Välj vilka dimensionsvärden du vill se som taggar i Pleo
• Momssynkronisering
  • Både momsbokföringsgrupper för produkt och företag är nu kopplade till momskoder i Pleo
  • Momskoder tilldelas och uppdateras nu automatiskt
  • Välj vilka momsinställningar du vill se som momskoder i Pleo

Installation

1. Gå till Pleo-appen i Microsoft AppSource
2. Klicka på Hämta nu
3. Använd dina Business Central-inloggningsuppgifter för att logga in (om det behövs)
4. Välj den Business Central-miljö där du vill installera appen
5. Följ instruktionerna på skärmen för att slutföra installationen
6. När installationen är klar stänger du installationsfönstret
7. Gå till Tilläggshantering
8. Klicka på appens namn (Pleo)
9. Slå på HttpsClient-begäran
   

   
   

   
   

Anslutning

Konfiguration

1. Journal- och kontokonfiguration

Återanvänd och mappa den befintliga Pleo-journalen för utgifter till de nya journalerna:

• Utgiftsjournal – alla Pleo-utgifter registreras i denna journal (förutom Fakturor och utgifter som bokförs på en leverantör)
• Fakturajournal och journal för fakturabetalning – för att registrera fakturor och/eller boka kort och utlägg på en leverantör. Du kan även skapa separata nya journaler för dem.

Återanvänd och mappa de befintliga kontona till de nya kontona:

• Pleo-walletkonto – spåra utgifter som har gjorts med dina Pleo-kort. Mappa det befintliga kontot för Pleo-utgifter.
  Kommentar: Om du vill ha Pleo-wallet-konto som bankkonto i Business Central ställer du in kontotypen för Pleo-wallet till bankkonto och skapa ett nytt konto
• Pleo-konto för utlägg – för att spåra medarbetares utlägg. Kartlägg det befintliga balanskontot för utlägg.
  Kommentar: Om du vill boka utlägg på en leverantör eller medarbetare i Business Central ställer du in kontotypen för utlägg till leverantör eller medarbetare och skapar ett nytt konto med kontotypen som leverantör eller medarbetare. Du behöver skapa ett nytt konto.
• Pleo Motkonto – för att spåra utbetalningar som har gjorts utanför Pleo. Mappa det befintliga motkontot för utbetalningar.
• Standardleverantörskonto: Detta leverantörskonto kommer att registreras på alla utgifter när en faktisk leverantör inte specificerades i Pleo. Krävs om du avser att använda Pleo Fakturor-funktionen och/eller om du vill bokföra kortutgifter på en leverantör i Business Central.

2. Kontokonfigurationer

Justera vid behov kontokonfigurationerna för integrationen.

Registrera leverantör för kortutgifter

• Om funktionen är inaktiverad (standard) – kortutgifter registreras som en post i utgiftsjournalen
• Om funktionen är aktiverad – Pleo-kortutgifter bokförs på en leverantör i Business Central

Bra att veta:

• Om du aktiverar den här konfigurationen ska du ha standardleverantörskontot inställt
• Om Köpfakturor också är aktiverat bokförs kortutgifter som Köpfakturor i Business Central

Köpfakturor

• Om funktionen är aktiverad (standard), registreras fakturor och alla andra utgifter so bokförs på en leverantör som köpfakturor i Business Central
• Om funktionen är inaktiverad registreras alla utgifter (inkl. fakturor) som journalposter i Business Central

Beskrivning

Denna konfiguration bestämmer innehållet i fälten Beskrivning och Kommentar på exporterade utgifter i Business Central. Så här lägger du till en datapunkt i Beskrivningen:

1. Tryck på tecknet med tre prickar
2. Välj önskad datapunkt
3. Klicka på OK

Bra att veta: Du kan skriva vilken text som helst i fältet – den visas i fälten Beskrivning och Kommentar för alla exporterade utgifter (använd inte [ ] runt din text)

3. Momskoder och taggar

Synkronisera dina momsinställningar till Pleo momskoder

1. I Business Central går du till Pleos integrationskonfiguration
2. Åtkomst till konfiguration om momskoder
3. Klicka på Synka med Pleo
4. I Pleo går du till sidan Exportera
5. Klicka på Ej exporterade
6. Uppdatera Momskoder på befintliga utgifter för att säkerställa korrekt export (filtrera eller välj de relevanta utgifterna och använd massredigering för att uppdatera momskoderna)
   Kommentar: Detta gäller endast befintliga utgifter – inga ändringar krävs för nya utgifter

Bra att veta:

• Om du inte vill importera vissa momsinställningar som momskoder i Pleo avmarkerar du kryssrutan Visa i Pleo och klickar på Synka med Pleo
• Momsinställningar som är blockerade eller har Försäljning och Full momstyp synkas inte. Om du vill importera en momskod avmarkerar du först rutan Blockera. Välj sedan Visa i Pleo.

Synkronisera dimensionerna med Pleo-taggar

• Så här länkar du dimension till befintliga taggrupper
  1. I Business Central går du till Pleos integrationskonfiguration
  2. Klicka på Taggkonfiguration
  3. Lägg till de dimensioner från Business Central som du vill synka med Pleo
     Kommentar: De dimensioner som redan finns som aktiva taggrupper är automatiskt förvalda
     
  4. Välj en dimension
  5. Klicka på OK
  6. Klicka på Synka med Pleo

• Så här redigerar du dimensionvärdena som har synkats till Pleo
  1. Bredvid dimensionsfältet klickar du på ikonen med tre prickar
     
  2. Avmarkera Visa i Pleo för dimensionsvärden som du INTE vill ha i Pleo som taggar
  3. Klicka på Synka med Pleo

Bra att veta:

• Dimensioner är kopplade till taggrupper
• Dimensionsvärden är kopplade till taggar
• Blockerade eller icke-standard-dimensionvärden kan inte visas i Pleo

4. Kategorier

1. I Pleo går du till Inställningar
2. Klicka på Bokföring.
3. Välj Kategorier
4. Skapa kategorier
5. För varje kategori
   • Lägg till kontonummer (inga namn eller andra uppgifter behövs, bara kontonummer)
   • Välj en momskod från rullgardinsmenyn

Bra att veta: Om kategorier redan fanns, behöver du tilldela momskoder till var och en igen, eftersom den nya integrationen återskapade dem

Exportera en utgift