Opgrader til Business Central-integration v2

Oversigt

Denne vejledning er beregnet til brugere, der allerede anvender integrationen mellem Pleo og Business Central. Hvis du endnu ikke bruger integrationen mellem Pleo og Business Central henvises til opsætningsvejledningen, så du kan komme i gang med at oprette forbindelse mellem Business Central og Pleo.

Business Central-integration v2 er i øjeblikket i testfasen (Beta) og kun tilgængelig for et begrænset antal Pleo-kunder. Kontakt din Pleo-CSM, hvis du ønsker at få tidlig adgang til integrationen.

Forbedringer i den nye integration

• Integrationstype – den nye integration er en app, der er installeret i Business Central
• Business Central i cloudmiljøet og det lokale miljø understøttes nu
• Eksport
  • Eksport af fakturaer
  • Bogføring af udgifter på en leverandør
  • Registrering af eksporterede Pleo-udgifter som Purchase Invoices i Business Central
  • Oprettelse af Pleo Wallet som en bankkonto i Business Central 
  • Brug af alle kassekladdetyper (skabelon) i Business Central 
• Synkronisering af tags
  • Blokerede dimensionsværdier synkroniseres ikke længere med tags i Pleo
  • Både navn og kode på tagget kan nu ses for udgifter på siden Eksport
  • Vælg, hvilke Dimension-værdier du vil se som Tags i Pleo
• Synkronisering af moms
  • Både posteringsgruppen Product og Business VAT er nu knyttet til momskoder i Pleo
  • Momskodesatser tildeles og opdateres nu automatisk
  • Vælg de momsopsætninger, du vil se som momskoder i Pleo

Installation

1. Gå til Pleo-appen i Microsoft AppSource.
2. Klik på Hent den nu.
3. Brug dine Business Central-loginoplysninger til at logge ind (hvis det er nødvendigt).
4. Vælg det Business Central-miljø, hvor du vil installere appen.
5. Følg instruktionerne på skærmen for at fuldføre installationen.
6. Luk installationsvinduet, når installationen er fuldført.
7. Åbn Udvidelsesadministration.
8. Klik på appens navn (Pleo).
9. Tryk på til/fra-knappen for HttpsClient Request.
   

   
   

   
   

Forbindelse

Opsætning

1. Kassekladder & kontokonfiguration

Genbrug og tilknyt den eksisterende Pleo-kassekladde til udgifter til de nye kassekladder:

• Kassekladde til udgifter – alle Pleo-udgifter vil blive registreret i denne kassekladde (undtagen fakturaer og udgifter, der er bogført på en leverandør).
• Fakturakassekladde og Fakturabetalingskassekladde – til registrering af fakturaer, og/eller bogføring af kortbetalinger og privat udlæg på en leverandør. Du kan også oprette nye separate kassekladder til dem.

Genbrug og knyt de eksisterende konttil de nye konti:

• Pleo Wallet Account – til sporing af udgifter, der er foretaget med dine Pleo-kort. Tilknyt den eksisterende konto for Pleo-udgifter.
  Bemærk! Hvis du vil have din Pleo Wallet-konto som bankkonto i Business Central, skal du angive Pleo Wallet-kontotypen som bankkonto og oprette en ny konto
• Pleo-konto til private udlæg – til sporing af medarbejdernes private udlæg. Tilknyt den eksisterende udligningskonto til private udlæg.
  Bemærk! Hvis du vil bogføre private udlæg for en leverandør eller medarbejder i Business Central, skal du angive kontotypen til privat udlæg til Vendor eller Employee og oprette en ny konto.
• Pleo Modkonto – til sporing af tilbagebetalinger foretaget uden om Pleo. Tilknyt den eksisterende modkonto for tilbagebetalinger.
• Standardleverandørkonto: Denne leverandørkonto vil blive registreret på alle udgifter, når en faktisk leverandør ikke er specificeret i Pleo. Påkrævet, hvis du vil bruge funktionen Pleo Faktura, og/eller hvis du ønsker at bogføre kortudgifter på en leverandør i Business Central.

2. Regnskabsopsætninger

Juster kontoindstillingerne for integrationen, hvis det er nødvendigt.

Registrer leverandør for kortudgifter

• Hvis funktionen er deaktiveret (standard) – kortudgifter vil blive registreret som en enkelt post i kassekladden for udgifter
• Hvis funktionen er aktiveret – Pleo-kortudgifter vil blive bogført på en leverandør i Business Central

Værd at vide! 

• Hvis du aktiverer denne opsætning, skal du sikre dig, at standardleverandørkontoen er sat op
• Hvis Purchase Invoices også er aktiveret, vil kortudgifter blive bogført som købsfakturaer i Business Central

Købsfakturaer

• Hvis funktionen er aktiveret (standard), vil fakturaer og alle andre udgifter, der er bogført på en leverandør, blive registreret som købsfakturaer i Business Central
• Hvis funktionen er deaktiveret, vil alle udgifter (inkl. fakturaer) blive registreret i Business Central som kassekladdeposter

Beskrivelse

Denne opsætning bestemmer indholdet af beskrivelses- og kommentarfelterne på eksporterede udgifter i Business Central. Sådan føjer du et datapunkt til beskrivelsen:

1. Tryk på ikonet med de tre prikker.
2. Vælg det ønskede datapunkt 
3. Klik på OK.

Værd at vide! Du kan skrive alt tekst i feltet – den vil blive vist i beskrivelses- og kommentarfelterne for alle eksporterede udgifter (brug ikke [ ] omkring din tekst)

3. Momskoder og tags

Synkroniser dine momsopsætninger til momskoderne i Pleo

1. Gå til Pleo Integration Setup i Business Central.
2. Åbn Opsætning af momskoder.
3. Klik på Synkroniser med Pleo.
4. Gå til siden Eksport i Pleo.
5. Klik på Ikke eksporteret.
6. Opdater momskoder på eksisterende udgifter for at sikre korrekt eksport (filtrer eller vælg de relevante udgifter, og brug masseændring til at opdatere momskoderne).
   Bemærk! Dette gælder kun for eksisterende udgifter – nye vil ikke kræve nogen ændringer

Værd at vide! 

• Du skal fjerne markeringen af afkrydsningsfeltet Show in Pleo og klikke på Sync With Pleo for ikke at importere bestemte momsopsætninger som momskoder i Pleo
• Momsopsætninger, der er blokeret eller er af typen Sales og Full Tax synkroniseres ikke. Du skal først fjerne markeringen af feltet Block og derefter vælge Show in Pleo for at importere en momsopsætning.

Synkroniser dine dimensioner med Pleo-tags

• Sådan knytter du dimensionen til eksisterende tag-grupper
  1. Gå til Pleo Integration Setup i Business Central.
  2. Klik på Tags Setup.
  3. Tilføj de dimensioner fra Business Central, du vil synkronisere med Pleo.
     Bemærk! De dimensioner, der allerede findes som aktive tag-grupper, er automatisk valgt på forhånd.
     
  4. Vælg en dimension. 
  5. Klik på OK.
  6. Klik på Sync With Pleo.

• Sådan redigerer du de dimensionsværdier, der er synkroniseret til Pleo
  1. Klik på ikonet med de tre prikker ud for dimensionsfeltet.
     
  2. Fjern markeringen af Show in Pleo for dimensionsværdier, du IKKE ønsker at have som tags i Pleo
  3. Klik på Sync With Pleo. 

Værd at vide! 

• Dimensioner er knyttet til tag-grupper
• Dimensionsværdier er knyttet til tags
• Blokerede dimensionsværdier eller dimensionsværdier, der ikke er standardværdier, kan ikke gøres synlige i Pleo

4. Kategorier

1. Gå til Indstillinger i Pleo. 
2. Klik på Regnskab. 
3. Vælg Kategorier. 
4. Opret kategorier.
5. Gør følgende for hver enkelt kategori
   • Tilføj kontonumrene (ingen navne eller andre detaljer er nødvendige, kun kontonumre)
   • Vælg en momskode i rullemenuen

Værd at vide! Hvis kategorier allerede er oprettet, skal du tildele momskoder til hver enkelt kategori igen, da de er blevet genskabt af den nye opsætning.

Eksportér en udgift