Configurar o formato de exportação personalizado

O formato personalizado permite-te adaptar como as tuas despesas da Pleo são exportadas. Podes ajustar os dados para serem compatíveis com o sistema de contabilidade da tua preferência (NetSuite, Sage 200c, Navision, etc). Os passos abaixo conduzem-te no processo de configuração de formato personalizado único. Assim que tiveres o formato personalizado para as tuas necessidades contabilísticas, irás poupar muito tempo por não ter de corrigir sempre o ficheiro exportado.

Passo 1: Seleciona o formato personalizado

Clica Definições.
Clica em Contabilidade.
Clica em Cria o teu próprio formato:

Passo 2: Adiciona as contas de contrapartida

Seleciona uma número de conta de contrapartida para a Pleo Wallet (isto inclui quaisquer despesas com cartões ou pagamentos de facturas). Recomendamos que cries uma conta nova no teu plano de contabilidade, tal como farias para uma conta bancária.
Se o Reembolsos estiver ativado para a tua empresa, escolhe uma conta para as tuas despesas por conta própria. Esta será a conta de transição na qual as despesas são contabilizadas até que sejam reembolsadas. Ainda relacionado com o Reembolsos, seleciona uma conta de despesas por conta própria. Normalmente, esta será a conta a partir da qual envias o reembolso aos teus colaboradores.
Se estiver a utilizar facturas do Pleo, lembre-se também de preencher o campo "Conta de fornecedor predefinida para facturas". Qual é a vantagem de ter uma conta de fornecedor predefinida? Se alguma das suas facturas no Pleo não tiver uma conta de fornecedor, elas serão enviadas para um único local no seu sistema de contabilidade, facilitando a sua posterior atribuição ao fornecedor correto.

Passo 3: Adiciona os códigos de imposto

Se o sistema de contabilidade permitir importar códigos de imposto, podes adicioná-los também (por exemplo o sistema Sage utiliza códigos de imposto como T0, T1 e T9):

Passo 4: Seleciona o formato do ficheiro

Para personalizar o formato do ficheiro com base nas tuas necessidades, clica no botão Definições de formato: uma linha e XLSX. Aqui, podes escolher entre uma linha (consulta a opção abaixo à esquerda) ou múltiplas linhas (consulta a opção abaixo à direita). Também podes escolher entre exportar despesas da Pleo num ficheiro .csv ou Excel.

Passo 5: Configura os dados para serem exportados para o sistema de contabilidade

O próximo passo consiste em dizer à Pleo quais os dados que queres incluir no teu ficheiro.

Assim que souberes o que necessitas da Pleo, podes escrever o que pretendes no cabeçalho da coluna "Nome" e seleciona os respetivos dados em "Fonte de dados". A coluna "Exemplo" fornece indicações visuais sobre o aspeto do formato no ficheiro exportado.
Na coluna "Fonte de dados", podes clicar nos três pontos junto à fonte de dados para fazer alterações como eliminar e selecionar o formato numérico dos números. Podes também selecionar várias fontes de dados, caso seja necessário. Também é possível alterar a posição de diferentes colunas para sequências diferentes.
Se precisares de um campo de texto livre, podes selecionar "Valor estático" na fonte de dados e, em seguida, clicar nos três pequenos pontos para adicionares o valor. Por exemplo, escrever o nome da conta bancária no teu sistema de contabilidade para cada despesa.
Podes também encontrar a explicação de cada ponto de dados na tabela no fim deste guia. Os pontos de dados que escolheres irão provavelmente depender do sistema de contabilidade que usares.
Como podes ver como vai ficar o teu ficheiro exportado? Clica no botão Transferir uma pré-visualização do ficheiro no fim da página.
Se estiver a utilizar facturas Pleo, certifique-se também de que adiciona um campo de conta de fornecedor ao configurar o seu formato de ficheiro. Isto irá garantir que o código do fornecedor da fatura (quer seja específico ou predefinido) é incluído na sua exportação:

Passo 6: Concluí a tua primeira exportação Pleo

Está tudo pronto! Ótimo trabalho. Já podes aceder à página Exportar e transferir todas as tuas despesas no formato configurado.

Definições de pontos de dados na Pleo

Nome do ponto de dados	Explicação
Número do recibo	A Pleo cria um número do recibo para cada despesa. Quando transferes um recibo, o nome do ficheiro do recibo é o mesmo que o número do recibo na tabela.
Data da regularização	Data em que a transação é regularizada
Data da autorização	Data em que a transação é efetuada
Saldo	Saldo da carteira
Montante regularizado	Quando uma despesa é regularizada entre o processador de pagamento e o comerciante e o montante é final
Moeda de regularização	Quando uma despesa é regularizada entre o processador de pagamento e o comerciante e a moeda é final
Montante autorizado	Quando algo acabou de ser comprado e o montante acabou de ser autorizado
Moeda autorizada	A moeda do montante autorizado
Conta de contrapartida	Número da conta Pleo no sistema de contabilidade
Nome do comerciante	O nome do comerciante onde a compra foi feita
Código do país do comerciante	País onde o comerciante está registado
Supplier account	O código de fornecedor específico listado numa fatura Pleo ou a conta de fornecedor predefinida (se não estiver disponível um código específico)
Nome do colaborador	A pessoa a quem pertence o cartão com o qual foi efetuada a compra
Código do colaborador	O código que pode ser adicionado nas definições do colaborador na página Pessoas
Nome da categoria	Nome da categoria que o colaborador escolhe quando comunica as despesas na Pleo
Número da conta	Código nominal do sistema de contabilidade, associado ao nome da categoria
Nota	Nota que o colaborador preenche na Pleo quando comunica as despesas
Código de imposto	Código de imposto do sistema de contabilidade
Estado da revisão	“OK”, “Precisa de mais detalhes” OU “Não aprovado” – todas as opções podem ser escolhidas pelos administradores ou revisores
Nota da revisão	Nota caso o revisor tenha escolhido “Precisa de mais detalhes” ou “Não aprovado”
URL do recibo	URL que te permite clicar e transferir o recibo se tiveres sessão iniciada na Pleo como administrador
Taxa fiscal	Percentagem da taxa fiscal
Montante líquido	Montante após deduções, como impostos
Montante do imposto	O montante do imposto que é calculado pela Pleo com base na taxa fiscal
Montante bruto	Montante antes dos impostos
Nome da equipa	Pode ser criado na página Pessoas > Equipas
Código de equipa	O código pode ser adicionado a cada equipa
ID da etiqueta	Podes introduzir o ID da etiqueta, como o ID de um projeto que tenhas no teu sistema de contabilidade
Nome da etiqueta	Nome da etiqueta, que os utilizadores podem selecionar como um nome de projeto
Valor estático	Escolhe um valor para cada transação, como o tipo de transação