As etiquetas são uma ótima opção se precisar de uma camada adicional de monitorização de despesas. Por exemplo, pode usar etiquetas específicas de projetos para calcular quanto cobrar a um cliente pelos custos relacionados.

Como funciona

1. Clique Definições -> Contabilidade -> Etiquetas.

2. Clique em Criar grupo de etiquetas e atribua um nome ao seu grupo, por exemplo Projetos.

3. Pode optar por a) criar as etiquetas manualmente, b) importar de uma folha de cálculo (ex: documento excel), c) importar diretamente do Xero ou do Quickbooks.
   
   

Importar e reimportar de uma folha de cálculo

Assim que atribuir um nome ao grupo de etiquetas, pode:

1. Clicar em Importar -> selecionar a partir da folha de cálculo e carregar a partir dos teus ficheiros.

2. Mapear a configuração das suas etiquetas da seguinte forma:

   1. Identificador de etiqueta: pode optar por ter um ou dois identificadores de etiquetas por despesa (os colaboradores terão de incluir este dado quando enviam uma despesa)

   2. ID de etiqueta: este é um sistema de codificação interno/código ERP opcional (os colaboradores não terão acesso a este dado quando enviam uma despesa)

   3. Pré-visualização de etiqueta: mostra o que os colaboradores irão ver quando enviam uma despesa
      
      

Se quiser atualizar a sua lista de etiquetas, pode fazê-lo manualmente ou ao reimportar novas etiquetas de uma folha de cálculo. Como funciona o primeiro método:

• Antes de voltar a importar, edite uma etiqueta se a folha de cálculo contiver alterações para uma das colunas de uma etiqueta.

• Adicione novas etiquetas à folha de cálculo existente e reimporte. Isto irá atualizar automaticamente a folha ao arquivar etiquetas antigas e adicionar etiqueta novas.

? Dica: ao reimportar, certifique-se de que os nomes das colunas são iguais aos do grupo de etiquetas. Além disso, as colunas devem conter informações únicas em cada linha. Caso contrário, a reimportação falha.

Arquivar ou eliminar um grupo de etiquetas

Para arquivar ou eliminar um grupo de etiquetas ou uma etiqueta individual:

• Clique nos três pontos do lado direito do grupo ou etiqueta e selecione a sua opção.

Lembre-se de que:

• Os grupos de etiquetas que estão em uso não podem ser eliminados, só arquivados.

• Pode ter um máximo de três grupos de etiquetas ativos, mas não existe um limite de grupos de etiquetas arquivados.

• Os grupos de etiquetas arquivados continuam a aparecer nas exportações e nas integrações contabilísticas.

• Quando enviam uma despesa, os colaboradores não podem ver os grupos de etiquetas arquivados.

  
  

Destacar este grupo de etiquetas

A partir de agora, pode destacar um grupo de etiquetas necessário para garantir que os colaboradores concluem as suas despesas.

1. Ao criar um grupo novo, clique em Destacar este grupo de etiquetas (esta opção irá aparecer no lado direito).

2. Uma vez concluída a configuração, a aplicação móvel irá destacar o campo em falta na despesa.
   
   

Monitorizar gastos

Tire o máximo proveito das etiquetas ao monitorizar os seus gastos. Terá uma visão detalhada dos seus gastos financeiros ao aceder à página Analítica.