De aangepaste exportindeling instellen

Met de aangepaste indeling kun je aanpassen hoe je Pleo-uitgaven worden geëxporteerd. Je kunt de gegevens aanpassen zodat ze compatibel zijn met het boekhoudsysteem dat jij het liefste gebruikt (NetSuite, Sage 200c, Navision, etc). Volg de stappen hieronder om eenmalig de aangepaste indeling in te stellen. Zodra je indeling is aangepast aan al je boekhoudbehoeften, kun je zeeën van tijd besparen, omdat je het exportbestand niet meer telkens hoeft aan te passen.

Stap 1: selecteer de aangepaste indeling

1. Klik Instellingen.

2. Selecteer de optie Boekhouding.

3. Klik op Maak je eigen indeling:
   
   

Stap 2: voeg je tegenrekeningen toe

• Selecteer een tegenrekeningnummer voor je Pleo-Wallet (dit is inclusief eventuele kaartuitgaven of factuurbetalingen). We raden aan om een nieuwe rekening te maken in je rekeningschema, net als bij een bankrekening.

• Als Declaraties is ingeschakeld voor je bedrijf, selecteer dan een rekening voor je zelf voorgeschoten uitgaven. Je uitgaven worden verrekend met deze overgangsrekening totdat ze worden terugbetaald. Ook gerelateerd aan Declaraties, selecteer een bankrekening voor terugbetalingen. Dit is meestal de rekening vanwaar je de terugbetaling verstuurt naar je werknemers.

• Als je gebruikmaakt van Pleo-facturen, vergeet dan niet het veld "Standaard leveranciersaccount voor facturen" in te vullen. Wat is het voordeel van een standaard leveranciersaccount? Als op een van je facturen in Pleo een leveranciersaccount ontbreekt, worden ze naar één plaats in je boekhoudsysteem gestuurd, waardoor het voor jou eenvoudiger wordt om ze later bij de juiste leverancier te boeken.

Stap 3: voeg je belastingcodes toe

Als je belastingcodes kunt importeren naar je boekhoudsysteem, kun je deze ook toevoegen:

Stap 4: selecteer je bestandsindeling

Om de bestandsindeling aan te passen zoals jij dat wilt, klik je op de knop Indelingstellingen: Meerdere regels & CSV. Je kunt kiezen tussen een regel (zie de linkeroptie hieronder) of meerdere regels (zie de rechteroptie hieronder). Je kunt ook kiezen tussen Pleo-uitgaven exporteren naar .csv of een Excel-bestand.

Stap 5: stel de gegevens in die je wilt exporteren naar je boekhoudsysteem

Vervolgens laat je Pleo weten welke gegevens je aan je bestand wilt toevoegen.

• Zodra je weet welke gegevens je nodig hebt van Pleo, kun je in de kolom Naam de namen van je kolomkoppen invullen en de bijbehorende gegevens selecteren in Gegevensbron. In de kolom Voorbeeld staat een visueel voorbeeld van hoe de indeling er in het geëxporteerde bestand eruitziet.

  In de kolom Gegevensbron kun je op de drie kleine stipjes naast de gegevensbron klikken om wijzigingen aan te brengen, zoals de numerieke indeling van de getallen verwijderen of selecteren. Je kunt eventueel ook meerdere gegevensbronnen selecteren. Ook kun je de volgorde van verschillende kolommen wijzigen.

  Als je een leeg tekstveld nodig hebt, kies je Constante waarde in de gegevensbron en klik je op de drie kleine stipjes om de waarde toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld de naam van de bankrekening voor elke uitgave opnemen in je boekhoudsysteem.
  
  

  
  

  

  
  

• In de tabel aan het eind van deze gids vind je uitleg over elk gegevenspunt. De gegevenspunten die je kiest zijn waarschijnlijk afhankelijk van het boekhoudsysteem dat je gebruikt.

• Hoe kun je zien hoe je exportbestand eruitziet? Klik onderaan de pagina op de knop Een voorbeeldbestand downloaden.

• Als je gebruikmaakt van Pleo-facturen, zorg er dan voor dat je een veld voor leveranciersaccount toevoegt bij het instellen van je bestandsindeling. Dit zorgt ervoor dat de leverancierscode van de factuur (specifiek of standaard) wordt opgenomen in je export:

Stap 6: voltooi je eerste Pleo-export

Je bent helemaal klaar. Goed zo. Je kunt nu naar de pagina Exporteren en je uitgaven downloaden in de indeling die je zojuist hebt ingesteld.

Definities van gegevenspunten in Pleo

Andere belangrijke instellingen

• Je categorieën instellen

• Je belastingcodes instellen

• Je labels instellen (kostencentra en projecten)

• Uitgaven exporteren uit Pleo

• Declaraties gebruiken voor je boekhouding

• Kilometerstand gebruiken