Por que motivo deves exportar?
Ao exportar, estás a mover as despesas da Pleo para o teu sistema de contabilidade, prontas para a fase de reconciliação. O uso correto da funcionalidade de exportação ajuda-te a evitar problemas e erros de contabilidade mais tarde. Se te limitares a descarregar despesas da Pleo, as tuas despesas não serão movidas para o teu sistema de contabilidade (a menos que estejas a utilizar o formato personalizado ou um sistema de ficheiros semelhante).
As três fases de uma despesa da Pleo
Quando uma compra do cartão ou despesa por conta própria é registada, deve passar pelas seguintes fases:
Não exportado: é nesta fase que se encontram as despesas regularizadas enquanto são concluídas quaisquer verificações ou alterações. Esta é a única fase em que as despesas podem ser corrigidas.
Fila de exportação: depois de adicionadas à fila de exportação, as despesas já não podem ser editadas. Aqui, podes verificar se os dados estão corretos e remover despesas da lista caso sejam necessárias alterações.
Exportada: aqui, podes ver as despesas que foram exportadas para o teu sistema de contabilidade. Se necessário, também podes exportar estas despesas novamente.
Como exportar despesas
Primeiro, certifica-te de que configuraste a integração com o teu sistema de contabilidade antes da exportação. Se não o fizeste, podes fazê-lo na página "Definições".
Acede à página "Exportar".
Precisas de fazer alterações nas despesas antes de exportares? Podes editar uma por uma ou todas de uma vez. Podes utilizar os filtros no canto superior direito para encontrar todas as despesas associadas a intervalos de datas ou números de conta, que haja recibos em falta ou não, etc. Podes também utilizar o filtro de pesquisa com base no nome de um fornecedor. Para fazer alterações a várias despesas de uma só vez, clica em "Selecionar tudo", "Editar em grupo" e "Aplicar". Para clientes que utilizam o Xero, é bom saber que cada recibo anexado só pode ter, no máximo, 3 MB.
Move as despesas da fase "Não exportado" para a "Fila de exportação" quando tiveres a certeza de que todos os dados estão corretos.
Clica em "Exportar" para enviar todas as despesas selecionadas para o teu sistema de contabilidade.
Como ver o teu histórico de exportações
Queres verificar o que foi exportado, quando e por quem? Sabe como:
Acede ao separador "Exportado".
Clica em "Exportar histórico".
Clica numa exportação da lista, que inclui a data, a hora e a pessoa que exportou.
Clica em "Confirmar".
Como exportar novamente
Pode haver um momento em que seja necessário exportares novamente as tuas despesas. Por exemplo, imagina que fizeste uma exportação de teste para um formato personalizado e gostavas de voltar a exportar para a tua integração direta ou que decidiste que queres voltar a exportar depois de eliminares algo do teu sistema de contabilidade. Independentemente do motivo, ativámos a funcionalidade de reexportação para teres maior controlo sobre as exportações.
Acede ao separador "Exportado" na página Exportar.
Podes selecionar/desselecionar uma despesa de cada vez ou várias ao mesmo tempo. Seleciona as despesas que queres exportar novamente.
Clica no botão Exportar novamente na parte inferior da página para voltar a exportar as despesas que selecionaste.
Bom saber
Só é possível exportar despesas que foram submetidas (isto é, nos casos em que o comerciante reivindicou os fundos).
A Pleo faz uma pré-seleção das despesas a exportar. O critério de despesas é ter um número de conta e um recibo anexado.
Depois de serem movidas para a "Fila de exportação", as despesas ficam bloqueadas e ninguém as pode alterar a menos que sejam movidas de volta para a fase "Não exportado". Depois de exportada, a despesa permanecerá bloqueada.
Podes voltar a exportar as despesas que foram exportadas anteriormente.
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