Als iemand vooraf betaalt voor een werkgerelateerde kosten, kunnen ze eenvoudig declaraties aanvragen en bijhouden met Pleo Declaraties. In dit artikel worden alle stappen uitgelegd vanuit het oogpunt van een Pleo beheerder/boekhouder.
Hoe Reimbursements in te schakelen
Beheerders en boekhouders kunnen Declaraties inschakelen.
Het inschakelen van Declaraties maakt het mogelijk voor gebruikers om uitgaven uit eigen zak, evenals kilometervergoedingen, dagvergoedingen (Duitsland & Zweden) en geldautomaatopnames in te dienen.
In de Pleo-webapp, klik op "Declaraties".
Klik "Aan de slag".
Volg de stappen op het scherm om de configuratie te voltooien.
Handig om te weten:
Als je je zelf voorgeschoten uitgaven wilt exporteren, moet je een geïntegreerd boekhoudsysteem hebben.
Houd er alsjeblieft rekening mee dat het niet mogelijk is om Declaraties uit te schakelen in de webapplicatie nadat het eenmaal is ingeschakeld. Als je daar hulp bij nodig hebt, neem dan contact op met ons ondersteuningsteam.
Nadat je Terugbetalingen hebt ingeschakeld, kun je ook Terugbetalingen vanuit je Pleo wallet inschakelen.
Als je declaraties vanuit je Pleo-wallet mogelijk maakt, kunnen beheerders werknemers terugbetalen naar hun bankrekening vanuit de Pleo-wallet (niet beschikbaar in de VS).
Nadat je Declaraties hebt ingeschakeld, zal de banner Terugbetalen vanuit je Pleo wallet verschijnen.
Klik op "Aan de slag".
Lees de instructies en klik op "Aanzetten".
Kies wie toestemming krijgt voor terugbetaling: Werknemers & Admins of alleen Admins.
Goed om te weten: Je kunt altijd je keuze wijzigen voor wie toestemming heeft om te vergoeden in de Instellingen voor Vergoedingen.
Hoe kun je een uitgave die je zelf hebt voorgeschoten indienen?
Of je nu een werknemer of een beheerder bent die zelf voorgeschoten uitgaven heeft gedaan voor werkgerelateerde zaken, hier lees je hoe je een uitgave declareert en vergoed krijgt.
Wie kan zelf voorgeschoten uitgaven zien?
Beheerders kunnen alle zelf voorgeschoten uitgaven zien.
Externe boekhouders (beperkt en uitgebreid) kunnen zelf voorgeschoten uitgaven zien. Ze kunnen ook werknemerssaldi verrekenen als die toestemming niet is uitgeschakeld.
Werknemers kunnen alleen hun eigen zelf voorgeschoten uitgaven zien. Tenzij ze een beoordelaar zijn.
Hoe uitgaven die uit eigen zak zijn betaald bijhouden en beoordelen
Zelf voorgeschoten uitgaven verschijnen op drie plaatsen: de pagina Uitgaven, de pagina Declaraties en de pagina Exporteren.
Op de pagina Uitgaven kun je wijzigingen aanbrengen (bijvoorbeeld de categorie wijzigen) in een zelf voorgeschoten uitgave, net zoals je dat zou doen voor een gewone kaartuitgave.
Op de pagina Declaraties krijg je een overzicht van de verrekende versus uitstaande uitgaven voor elke werknemer. Elke werknemer heeft een werknemerssaldo gebaseerd op de opeenstapeling van ingediende of verschuldigde uitgaven ("verschuldigd" als ze contant geld opnemen). Uitgaven die nog beoordeeld moeten worden, worden pas aan het verschuldigde saldo toegevoegd als deze zijn goedgekeurd.
Goed om te weten: Je kunt de saldoverklaring ook downloaden van de pagina Declaraties.
Op de pagina Exporteren zie je een volledig overzicht van uitgaven die niet zijn geëxporteerd, in de wachtrij staan en wel zijn geëxporteerd. Deze pagina is ook alleen toegankelijk voor beheerders en boekhouders. Op de exportpagina vinden beheerders meer contextuele informatie over zelf voorgeschoten uitgaven (bijv. directe en handmatige declaraties).
Hoe een zelf voorgeschoten uitgave vergoeden
Saldo handmatig verrekenen
Als je hebt besloten een werknemerssaldo buiten Pleo om te verrekenen (bijvoorbeeld samen met het salaris van een werknemer), dan is dit wat je moet doen:
Ga in de Pleo web-app naar de pagina Declaraties.
Klik op de werknemer wiens werknemerssaldo moet worden verrekend.
Klik op "Saldo verrekenen" en kies een betaalmethode:
Dit wordt opgenomen op de pagina "Exporteren" als een regelitem om ervoor te zorgen dat zelf voorgeschoten uitgaven in balans zijn in je boekhoudsysteem.
Als een werknemer contant geld heeft opgenomen of een uitgave als persoonlijk heeft gemarkeerd, veranderen je handmatige vergoedingsopties. Meer specifiek moet een beheerder of boekhouder de volledige zelf voorgeschoten uitgaven van een werknemer verrekenen (in plaats van geselecteerde zelf voorgeschoten uitgaven).
Zodra de vorige zelf voorgeschoten uitgaven van een werknemer zijn geëxporteerd en aangesloten in je boekhoudsysteem, wordt hun saldo opnieuw ingesteld in Pleo en is het mogelijk om handmatig specifieke uitgaven opnieuw te selecteren voor terugbetaling.
Zelf voorgeschotenuitgaven exporteren
Afhankelijk van het boekhoudsysteem dat je hebt gekozen, kunnen zelf voorgeschoten uitgaven en vergoedingen samen met de uitgaven van de Pleo-kaart direct worden geëxporteerd. Leer hoe exporteren werkt.
Declaraties worden op de pagina "Exporteren" weergegeven als "declaraties":
Zodra deze regel is geëxporteerd, wordt het saldo van je Pleo Wallet-account overgeboekt naar je Pleo Declaraties-account in je boekhoudsysteem.
FAQs
Als een werknemer het bedrijf geld schuldig is (bijvoorbeeld omdat er met een Pleo-kaart is betaald en de uitgaven vervolgens als persoonlijke uitgaven heeft gemarkeerd), hoe wordt dit dan opgelost?
Het is momenteel niet mogelijk om geld van de persoonlijke kaart van de werknemer te halen. Als beheerder of boekhouder die zelf voorgeschoten uitgaven beheert, kun je er in dit scenario voor kiezen om:
Wachten tot de werknemer zelf voorgeschoten uitgaven doet die het geld dat hij het bedrijf schuldig is, teniet doen, of
Verreken het saldo buiten Pleo om (bijvoorbeeld door het verschuldigde af te trekken van een loonstrook).
Zijn er kosten verbonden aan declaraties?
Er worden transactiekosten in rekening gebracht van 0,9% van het bedrag met een maximum van 1 GBP per declaratie (de kosten zijn de laagste van de twee). Eventuele declaraties verschijnen op de rekening van je abonnement bij Pleo, zoals in dit voorbeeld:
Waarom kan ik de pagina Declaraties niet zien?
Ga na of je abonnement je toegang geeft tot Declaraties:
Verwante artikelen
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren