Se alguém pagar antecipadamente por um custo de trabalho, podes facilmente solicitar e monitorizar reembolsos com os Reembolsos Pleo. Este artigo explica todos os passos do ponto de vista de um administrador/contabilista da Pleo.
Como ativar Reembolsos
Os administradores e os contabilistas poderão ativar Reembolsos.
A ativação dos Reembolsos permitirá aos utilizadores submeter despesas por conta própria, assim como quilometragem, Per Diem (Alemanha e Suécia) e levantamentos de multibanco.
Na aplicação web da Pleo, clica em "Reembolsos".
Clica "Começar".
Segue as instruções do ecrã para concluíres a configuração.
Informação útil:
Se pretendes exportar as tuas despesas por conta própria, deves ter um sistema de contabilidade integrado.
Por favor, tem em mente que não é possível desativar os Reembolsos na aplicação web depois de terem sido ativados. Se precisares de ajuda, por favor contacta a nossa equipa de suporte.
Depois de ativares os Reembolsos, também podes ativar Reembolsos a partir da tua carteira Pleo.
Ao permitires Reembolsos da tua carteira Pleo, os administradores poderão reembolsar os colaboradores para as suas contas bancárias a partir da carteira Pleo (não está disponível nos EUA).
Após ativares Reembolsos, o banner Reembolsar da tua carteira Pleo será exibido.
Carrega em "Começar".
Lê as instruções e clica em "Ativar".
Escolhe quem terá permissão para reembolsar: Colaboradores e Administradores ou Apenas Administradores.
Bom saber: Podes sempre alterar quem está autorizado a reembolsar nas Configurações de Reembolso.
Como submeter uma despesa por conta própria
Quer sejas um colaborador ou um admin que tenha gasto do seu próprio dinheiro em algo relacionado com o trabalho, aqui podes consultar como submeter uma despesa por conta própria e ser reembolsado.
Quem pode ver as despesas por conta própria
Os administradores podem ver todas as despesas por conta própria.
Os contabilistas externos (limitados e estendidos) podem visualizar as despesas por conta própria. Podem também regularizar os saldos dos colaboradores se essa permissão não tiver sido desativada.
Os colaboradores só podem ver as suas próprias despesas por conta própria. A não ser que sejam um revisor.
Como rastrear e rever despesas por conta própria
As despesas por conta própria aparecem em três locais: na página Despesas, na página Reembolsos e na página Exportação.
A página de Despesas é onde podes fazer quaisquer alterações (por exemplo, mudar a categoria) a uma despesa por conta própria, tal como farias para uma despesa com cartão regular.
A página de Reembolsos é onde obténs uma visão geral das despesas regularizadas versus pendentes para cada colaborador. Cada colaborador possui um saldo do colaborador com base na acumulação de despesas submetidas ou devidas ('devido' se levantarem dinheiro). As despesas ainda aguardando revisão não serão adicionadas ao saldo devido até que tenham sido aprovadas.
Bom saber: Também é possível descarregar o extrato de saldo do colaborador na página de Reembolsos.
A página Exportação é onde podes visualizar uma visão completa das despesas que estão por exportar, na fila de exportação e já exportadas. Esta página está também apenas acessível a administradores e contabilistas. Na página de exportação, os administradores conseguem ver muito mais informações contextuais sobre despesas relacionadas com reembolsos (por exemplo, reembolsos diretos e manuais).
Como reembolsar uma despesa por conta própria
Regulariza o saldo manualmente
Se decides regularizar o saldo do colaborador fora da Pleo (por exemplo, juntamente com o salário do colaborador), vê aqui o que deves fazer:
Na aplicação web da Pleo, entra na página de Reembolsos.
Clica no colaborador cujo saldo precise de ser regularizado.
Clica em "Regularizar Saldo" e escolhe um método de pagamento:
Isto será registado na página "Exportar" como um item para garantir que as despesas por conta própria sejam equilibradas no teu sistema de contabilidade.
Se um colaborador tiver levantado dinheiro ou marcado uma despesa como pessoal, as opções de reembolso manual mudam. Especificamente, um administrador ou contabilista precisará regularizar a totalidade da despesa por conta própria do colaborador (em vez de selecionar despesas por conta própria).
Assim que as despesas anteriores por conta própria de um colaborador forem exportadas e conciliadas no seu sistema de contabilidade, o saldo será redefinido na Pleo e será possível selecionar manualmente novamente as despesas específicas para reembolso.
Como exportar despesas por conta própria
Dependendo do sistema de contabilidade escolhido, as despesas por conta própria e os reembolsos podem ser exportados diretamente juntamente com as despesas do cartão Pleo. Descobre como funciona a exportação.
Os reembolsos aparecerão na tua página de "Exportação" como "reembolsos":
Uma vez exportada, esta linha refletirá uma transferência de fundos da tua Pleo Wallet para a tua conta de Reembolsos Pleo no teu sistema de contabilidade.
FAQ
Se um colaborador deve dinheiro à empresa (por exemplo, pagou com o seu cartão Pleo e depois marcou a despesa como pessoal), como é isso resolvido?
Por exemplo, atualmente não é possível retirar dinheiro do cartão pessoal do colaborador. Como administrador ou contabilista a gerir despesas por conta própria, neste cenário, podes optar por:
Espera até que o colaborador submeta uma despesa por conta própria que anule o dinheiro que deve à empresa, ou
Regulariza o saldo fora da Pleo, por exemplo ao retirares o valor devido de uma folha de vencimento.
Há alguma taxa envolvida nos reembolsos?
Existe uma taxa de transação de 0,9% do valor, com um máximo de 1 EUR por reembolso, ou seja, a taxa será o valor menor entre os dois. Quaisquer taxas de reembolso aparecerão na fatura de subscrição da Pleo, como neste exemplo:
Por que não consigo ver a página de Reembolsos?
Descobre se o teu plano de preços te dá acesso aos Reembolsos:
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