Jos joku maksaa työkustannukset etukäteen, hän voi helposti pyytää ja seurata korvauksia Pleo Kulukorvausten avulla. Tässä artikkelissa selitetään kaikki vaiheet Pleon admin tai kirjanpitäjän näkökulmasta.
Miten kulukorvaukset otetaan käyttöön
Ylläpitäjät ja kirjanpitäjät voivat ottaa kulukorvaukset käyttöön.
Kulukorvausten ottaminen käyttöön mahdollistaa, että käyttäjät voivat lähettää omasta taskusta maksettuja kuluja (käteismenot) sekä kilometrikorvauksia, päivärahoja (Saksa ja Ruotsi) ja pankkiautomaattinostoja.
Napsauta Pleo-verkkosovelluksessa "Kulukorvaukset".
Klikkaa "Aloita".
Noudata näytön ohjeen vaiheita ja suorita määritys loppuun.
Hyvä tietää:
Jos haluat viedä kulut, sinulla on oltava integroitu kirjanpitojärjestelmä.
Muista, että kulukorvaus ominaisuutta ei voi poistaa käytöstä verkkosovelluksessa, kun se on kerran otettu käyttöön. Ota yhteyttä tukitiimiimme, jos tarvitset apua.
Kun olet ottanut Kululorvaukset käyttöön, voit ottaa Kulukorvaukset käyttöön myös Pleo-lompakostasi.
Kun otat käyttöön Kuluorvaukset Pleo-lompakosta , ylläpitäjät voivat maksaa työntekijöille korvauksia heidän pankkitililleen Pleo-lompakosta (ei saatavilla Yhdysvalloissa).
Kun olet ottanut Kulukorvauksen käyttöön, näkyviin tulee Kulukorvaus Pleo lompakosta -banneri.
Klikkaa "Aloita"
Lue ohjeet ja klikkaa "Kytke päälle".
Valitse, kenellä on oikeudet maksaa korvauksia: Työntekijät ja ylläpitäjät tai vain ylläpitäjät.
Hyvä tietää: Korvausasetuksissa voit aina muuttaa valintasi siitä, kuka saa korvata.
Miten lähetetään käteismenot
Olitpa sitten työntekijä tai ylläpitäjä, joka on käyttänyt omia rahojaan työhön liittyviin asioihin, tässä kerrotaan, miten voit ilmoittaa kulut ja saada korvauksen.
Kuka voi nähdä käteismenot.
Ylläpitäjät näkevät kaikki käteiskulut.
Ulkopuoliset kirjanpitäjät (rajoitettu ja laajennettu) näkevät käteiskulut. He voivat myös maksaa työntekijöiden saldoja, jos tätä lupaa ei ole poistettu käytöstä.
Työntekijät näkevät vain omat menonsa. Ellei kyseessä ole tarkastaja.
Kuinka seurata ja tarkastella käteismenoja, jotka ovat aiheutuneet omasta taskusta.
Kulut näkyvät kolmessa paikassa: Kulut- Korvaukset- ja Vie-sivulla.
Kulut-sivulla voit tehdä muutoksia (esim. vaihtaa luokkaa) menoihin, aivan kuten tavallisiin korttikuluihin.
Korvaukset-sivulla saat yleiskuvan kunkin työntekijän maksetuista ja maksamattomista kuluista. Jokaisella työntekijällä on työntekijän saldo, joka perustuu toimitettujen tai maksettavana olevien kulujen kertymään ("maksettavana", jos hän nostaa käteistä). Tarkastusta odottavia kuluja lisätään velkaa olevaan saldoon vasta sitten, kun ne on hyväksytty.
Hyvä tietää: Korvaukset-sivulta voit myös ladata työntekijän saldolaskelman.
Näet viemättömien, vientijonossa olevien ja vietyjen kulujen yhteenvedon Vienti-sivulla. Tämä sivu on myös vain ylläpitäjien ja kirjanpitäjien käytettävissä. Vientisivulla ylläpitäjät näkevät paljon enemmän asiayhteyteen liittyvää tietoa käteismenoista (esim. suorat ja manuaaliset korvaukset).
Miten korvata käteiskulut?
Maksa saldo manuaalisesti
Jos olet päättänyt maksaa työntekijän saldon Pleon ulkopuolella (esim. työntekijän palkan yhteydessä), toimi näin:
Siirry Pleo-verkkosovelluksessa Kulukorvaukset-sivulle.
Klikkaa työntekijää, jonka saldo maksetaan.
Klikkaa Maksa saldo ja valitse maksutapa:
Tämä kirjataan "Vie" -sivulle rivikohdaksi, jotta varmistetaan, että kirjanpitojärjestelmäsi tasoittaa kulut.
Jos työntekijä on nostanut käteistä tai merkinnyt kulun henkilökohtaiseksi, manuaalisen kulukorvauksen vaihtoehdot muuttuvat. Ylläpitäjän tai kirjanpitäjän on selvitettävä työntekijän kaikki kulut (valittujen kulujen sijasta).
Kun työntekijän aiemmat käteiskulut on viety ja täsmäytetty kirjanpitojärjestelmääsi, hänen saldonsa asetetaan uudelleen Pleossa, ja on mahdollista valita manuaalisesti tietyt kulut uudelleen korvattaviksi.
Miten viedä käteismenoja
Valitsemastasi kirjanpitojärjestelmästä riippuen voit viedä käteiskulut ja kulukorvaukset suoraan yhdessä Pleo-korttikulujen kanssa. Lue, miten vienti toimii.
Korvaukset näkyvät "Vienti"-sivulla nimellä "kulukorvaukset":
Kun tämä rivi on viety, se heijastaa varojen siirtoa Pleo Wallet -tililtäsi kirjanpitojärjestelmäsi Pleo Reimbursements -tilille.
Usein kysytyt kysymykset
Jos työntekijä on yritykselle velkaa (esimerkiksi hän on maksanut Pleo-kortilla ja merkinnyt sen jälkeen kulun henkilökohtaiseksi), miten tämä ratkaistaan?
Tällä hetkellä ei ole esimerkiksi mahdollista ottaa rahaa työntekijän henkilökohtaiselta kortilta. Ylläpitäjä tai kirjanpitäjänä, joka hallinnoi käteismenoja, voi tässä skenaariossa valita seuraavat vaihtoehdot:
Odota, kunnes työntekijä lähettää omat käteismenonsa, jotka mitätöivät yritykselle maksettavan summan, tai
maksa saldo Pleon ulkopuolella (esimerkiksi vähentämällä velkasumma palkasta).
Liittyykö kulukorvauksiin maksuja?
Kulukorvausta kohden veloitetaan tapahtumamaksu 0,9 %, jonka enimmäissumma on enintään 1 punta (eli alempi summa on maksun määrä). Kulukorvausten maksut näkyvät Pleo-tilauksesi laskussa, kuten tässä esimerkissä:
Miksi en näe Kulukorvaukset-sivua?
Selvitä kuuluuko Kulukorvaulset sopimukseesi:
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Auttoiko tämä artikkeli?
Loistavaa!
Kiitos palautteestasi
Pahoittelut ettemme voineet auttaa
Kiitos palautteestasi
Palaute lähetetty
Kiitos palautteesta. Yritämme korjata artikkelin