Si quelqu'un fait une avance d'un frais professionnel, il peut facilement se faire rembourser et faire le suivi grâce à Pleo Remboursements. Cet article explique toutes les étapes du point de vue d'un administrateur/comptable Pleo.
Comment activer les Remboursements
Les administrateurs et les comptables pourront activer les Remboursements.
L'activation des remboursements permettra aux utilisateurs de soumettre leurs notes de frais, ainsi que les frais kilométriques, les Per Diem (Allemagne et Suède) et les retraits aux distributeurs automatiques.
Dans l'application web Pleo, cliquez sur "Remboursements".
Cliquez sur "Commencer".
Suivez les étapes affichées à l'écran pour terminer la configuration.
Bon à savoir :
Si vous souhaitez exporter vos frais, vous devez avoir un système de comptabilité intégré.
Veuillez noter qu'il n'est pas possible de désactiver les Remboursements dans l'application web une fois qu'ils ont été activés. Si vous avez besoin d'aide à ce sujet, veuillez contacter notre équipe support.
Après avoir activé les Remboursements, vous pouvez également activer les Remboursements depuis votre portefeuille Pleo.
Activer les Remboursements depuis votre portefeuille Pleo permettra aux administrateurs de rembourser les employés sur leur compte bancaire à partir du portefeuille Pleo (non disponible aux États-Unis).
Après avoir activé les Remboursements, la bannière Remboursez depuis votre portefeuille Pleo s'affichera.
Cliquez sur "Commencer".
Lisez les instructions et cliquez sur "Activer".
Choisissez qui sera autorisé à rembourser : Employés et Administrateurs ou Administrateurs seulement.
Important à savoir : Vous pouvez toujours modifier votre choix concernant la personne autorisée à effectuer le remboursement dans les Paramètres de remboursement.
Comment soumettre une dépense hors-frais
Que vous soyez un employé ou un administrateur ayant avancé des frais liés à votre activité professionnelle, voici comment soumettre une note de frais et être remboursé(e).
Qui peut voir les avances de frais
Les administrateurs peuvent voir tous les frais qui ont étés avancés par les collaborateurs.
Les comptables externes (limités et étendus) peuvent consulter les frais engagés. Ils peuvent également régler les soldes des employés si cette autorisation n'a pas été désactivée.
Les employés ne peuvent voir que les avances de frais qu'ils ont effectuées eux-mêmes. Sauf s'ils sont un vérificateur.
Comment suivre et vérifier les avances de frais ?
Les frais personnels apparaissent à trois endroits : la page « Frais », la page « Remboursements » et la page « Exportation ».
La page Dépenses est l'endroit où vous pouvez apporter toutes les modifications (par exemple, changer la catégorie) à une note de frais, tout comme vous le feriez pour une dépense régulière par carte.
La page des Remboursements est l'endroit où vous obtenez un aperçu des dépenses réglées par rapport aux dépenses en attente pour chaque employé. Chaque employé dispose d'un solde d'employé basé sur l'accumulation des dépenses présentées ou dues (« dues » s'ils retirent de l'argent). Les dépenses en attente de vérification ne seront pas ajoutées au solde dû tant qu'elles n'auront pas été approuvées.
Bien à savoir : Vous pouvez également télécharger le relevé de compte du solde des employés depuis la page Remboursements.
La page d'exportation est l'endroit où vous pouvez voir un aperçu complet des frais qui ne sont pas encore exportés, dans la file d'attente d'exportation et exportés. Cette page est également accessible uniquement aux administrateurs et aux comptables. Sur la page d'exportation, les administrateurs peuvent voir beaucoup plus d'informations contextuelles sur les dépenses liées aux frais personnels (par exemple, les remboursements directs et manuels).
Comment rembourser les frais avancés ?
Régler le solde manuellement
Si vous avez décidé de régler le solde d'un employé en dehors de Pleo (par exemple, en même temps que le salaire d'un employé), voici ce qu'il faut faire :
Dans l'application web Pleo, allez sur la page Remboursements.
Cliquez sur l'employé dont le solde doit être réglé.
Cliquez sur "Régler le solde" et choisissez un mode de paiement :
Ceci sera enregistré dans la page « Export » en tant qu'élément de ligne afin de garantir l'équilibre des frais hors poche dans votre système de comptabilité.
Si un employé a retiré de l'argent ou a indiqué une dépense comme personnelle, vos options de remboursement manuel changent. Plus précisément, un administrateur ou un comptable devra régler la totalité des frais hors poche d'un employé (au lieu de sélectionner des notes de frais hors poche spécifiques).
Après que les frais personnels précédents d'un employé ont été exportés et conciliés dans votre système comptable, leur solde sera réajusté dans Pleo, permettant ainsi de choisir manuellement les dépenses à rembourser.
Comment exporter les avances de frais ?
Selon votre système comptable choisi, les frais engagés et les remboursements peuvent être directement exportés en même temps que les dépenses effectuées avec la carte Pleo. Découvrez comment fonctionne l'exportation.
Les remboursements apparaîtront dans votre page 'Export' en tant que 'remboursements'.
Une fois exportée, cette ligne reflétera un mouvement de fonds depuis votre compte Portefeuille Pleo vers votre compte Remboursements Pleo dans votre système comptable.
Questions fréquentes
Si un employé doit de l'argent à l'entreprise (par exemple, s'il a payé avec sa carte Pleo et a ensuite marqué les frais comme personnels), comment cela est-il résolu ?
Il n'est pas possible actuellement, par exemple, de prélever de l'argent sur la carte personnelle de l'employé. En tant qu'administrateur ou comptable gérant les frais, dans ce scénario, vous pouvez choisir de :
Attendre que l'employé soumette une dépense personnelle qui compense la somme qu'il doit à l'entreprise, ou
Régler le solde en dehors de Pleo (par exemple, déduire ce qui est dû du bulletin de salaire).
Y a-t-il des frais associés aux remboursements ?
Des frais de transaction de 0,9 % du montant avec un maximum de 1 GBP par remboursement s'appliquent (c'est-à-dire que le montant le plus bas sera retenu comme frais). Les frais de remboursement apparaîtront sur votre facture d'abonnement Pleo, comme dans cet exemple :
Pourquoi ne puis-je pas voir la page des remboursements ?
Vérifiez si votre plan tarifaire vous donne accès aux Remboursements :
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