Se qualcuno anticipa una spesa di lavoro, può facilmente richiedere e tracciare i rimborsi con la funzionalità Rimborsi di Pleo. Questo articolo spiega tutti i passi dal punto di vista dell'amministratore/commercialista di Pleo.
Come abilitare i Rimborsi
Gli amministratori e i contabili saranno in grado di attivare i Rimborsi.
L'abilitazione dei rimborsi consentirà agli utenti di presentare spese personali, nonché spese di chilometraggio, indennità giornaliera (Germania e Svezia) e prelievi ATM.
Nell'app web di Pleo, fai clic su "Rimborsi".
Fai clic su "Inizia".
Segui le istruzioni per completare la configurazione.
Informazioni utili:
Se desideri esportare le spese di tasca propria, devi avere configurato la sezione di contabilità in Pleo.
Per favore, ricorda che non è possibile disattivare i Rimborsi nell'applicazione web una volta che sono stati abilitati. Se hai bisogno di aiuto, per favore contatta il nostro team di supporto.
Dopo aver abilitato i Rimborsi, è possibile abilitare i Rimborsi anche dal tuo Wallet di Pleo.
Abilitando i Rimborsi dal tuo Wallet , gli amministratori potranno rimborsare i dipendenti sul loro conto bancario direttamente dal Wallet di Pleo (non disponibile negli USA).
Dopo aver abilitato i Rimborsi, apparirà il banner Rimborsi dal tuo Wallet Pleo.
Fai clic su "Inizia"
Leggi le istruzioni e clicca su "Attiva".
Scegli chi sarà autorizzato a effettuare il rimborso: Dipendenti e Amministratori o solo Amministratori.
Buono a sapersi: puoi sempre cambiare la tua scelta su chi è autorizzato a rimborsare nelle Impostazioni di rimborso.
Come aggiungere una spesa di tasca propria
Che tu sia un dipendente o un amministratore che ha speso dei soldi di tasca propria per qualcosa legato al lavoro, eccoti come presentare una spesa di tasca propria e ottenerne il rimborso.
Chi può vedere le spese di tasca propria
Gli amministratori possono vedere tutte le spese di tasca propria.
I commercialisti esterni (con accesso limitato ed esteso) possono vedere le spese di tasca propria. Possono anche liquidare i saldi del dipendente se questa autorizzazione non è stata disabilitata.
I dipendenti possono vedere solo le proprie spese di tasca propria. A meno che non si tratti di un revisore.
Come tracciare e rivedere le spese di tasca propria
Le spese di tasca propria appaiono in tre sezioni: la pagina Spese, la pagina Rimborsi e la pagina Esportazione.
Nella pagina Spese è possibile apportare modifiche (ad esempio, cambiare la categoria) a una spesa di tasca propria, proprio come si farebbe per una normale spesa effettuata con la carta.
Nella pagina Rimborsi si ottiene una panoramica delle spese liquidate e di quelle in sospeso per ciascun dipendente. Ogni dipendente ha un saldo del dipendente basato sull'accumulo delle spese presentate o dovute ("dovute" se si prelevano contanti). Le spese ancora in attesa di revisione non verranno aggiunte al saldo dovuto finché non saranno state approvate.
Buono a sapersi: è anche possibile scaricare l'estratto conto dei dipendenti dalla pagina Rimborsi.
Nella pagina Esportazione è possibile vedere una panoramica completa delle spese non esportate, nella coda di esportazione ed esportate. Anche questa pagina è accessibile solo agli amministratori e ai commercialisti. Nella pagina di esportazione gli amministratori possono vedere informazioni molto più dettagliate sulle spese di tasca propria (ad esempio, rimborsi diretti e manuali).
Come rimborsare una spesa di tasca propria
Come liquidare manualmente il saldo
Se hai deciso di liquidare un saldo del dipendente al di fuori di Pleo (ad esempio, insieme allo stipendio di un dipendente), ecco cosa fare:
Nella web app di Pleo, vai alla pagina Rimborsi Pleo.
Fai clic sul dipendente il cui saldo deve essere liquidato
Clicca su "Liquida il saldo" e scegli un metodo di pagamento:
Questo verrà registrato nella pagina "Esporta" come voce di spesa per garantire il saldo delle spese di tasca propria nel sistema contabile.
Se un dipendente ha prelevato contanti o segnato una spesa come personale, le opzioni di rimborso manuale cambiano. In particolare, un amministratore o un commercialista dovrà liquidare l'intera spesa di tasca propria di un dipendente (anziché spese di tasca propria selezionate)
Una volta che le precedenti spese di tasca propria di un dipendente sono state esportate e riconciliate nel sistema contabile, il loro saldo sarà nuovamente impostato in Pleo e sarà possibile selezionare manualmente spese specifiche da rimborsare.
Come esportare le spese di tasca propria
A seconda del sistema contabile scelto, le spese di tasca propria e i rimborsi possono essere esportati direttamente insieme alle spese della carta Pleo. Scoprite come funziona l'esportazione.
I rimborsi vengono visualizzati nella pagina "Esportazione" come "Rimborsi":
Una volta esportata, questa riga rifletterà un movimento di fondi dal vostro Pleo Wallet al vostro conto di rimborso Pleo nel vostro sistema contabile.
Domande frequenti
Se un dipendente deve dei soldi all'azienda (ad esempio, ha pagato con la carta Pleo e poi ha segnato la spesa come personale), come si risolve la questione?
Al momento non è possibile, ad esempio, prelevare denaro dalla carta personale di un dipendente. In qualità di amministratore o commercialista che gestisce delle spese di tasca propria, in questo scenario si può scegliere di:
Aspettare che il dipendente presenti una spesa di tasca propria che annulla il denaro che deve all'azienda, oppure
Liquidare il saldo al di fuori di Pleo (ad es. detraendo l’importo dovuto dalla busta paga).
I Rimborsi comportano delle spese?
Viene applicata una commissione pari allo 0,9% dell’importo fino a un massimo di 1 EUR per rimborso (si applica l’importo inferiore). Eventuali spese di rimborso appariranno sulla fattura dell'abbonamento di Pleo, come in questo esempio:
Perché non riesco a visualizzare la pagina Rimborsi?
Scoprite se il vostro piano tariffario vi dà accesso alla funzionalità di Rimborso:
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