Wie man eine Rechnung außerhalb von Pleo als bezahlt markiert
Wie Pleo Invoices mit Ihrer Buchhaltungsschnittstelle funktioniert
Welche Kunden Zugang zu Pleo-Rechnungen haben
In unseren Preisplänen können Sie sehen, wie viele Rechnungen in Ihrem Paket ohne zusätzliche Kosten enthalten sind. Die Seite Invoices in der Pleo-Web-App ist standardmäßig aktiviert und für alle Administratoren und Buchhalter sichtbar. Wenn Sie jedoch mit einem Buchhaltungssystem verbunden sind, das nicht mit Pleo Invoices synchronisiert ist, können Sie die Seite Invoices nicht sehen.
Hinweis: In den USA ist Pleo Invoices nicht verfügbar.
Was eine Eingangsrechnung enthalten sollte
Manchmal reichen unsere Kunden versehentlich Dokumente, die keine Rechnungen sind, als Rechnungen ein. Um einen reibungslosen Ablauf Ihrer Rechnungszahlungen zu gewährleisten, überprüfen Sie bitte, ob die Rechnungen folgende Angaben enthalten:
Name des Lieferanten
Betrag und Währung
Beschreibung der erbrachten Leistungen (spezifische Marketingdienstleistungen, Buchhaltung usw.)
den Namen Ihres Unternehmens
den vollständigen Namen, wenn Sie einen einzelnen Freiberufler/Auftragnehmer bezahlen
Wie man eine Rechnung hochlädt
Es gibt drei Möglichkeiten, eine Rechnung in Pleo hochzuladen.
Eine Rechnung per E-Mail weiterleiten
Jeder kann eine Rechnung an Pleo weiterleiten. Ein Administrator oder Buchhalter muss lediglich eine E-Mail-Adresse auf der Seite Invoices (unten rechts) erstellen. Danach können Sie die E-Mail-Adresse (Beispiel im Bild unten) an Ihre Kollegen weiterleiten.
Manuelles Hochladen einer Rechnung
Buchhalter und Administratoren können auf die Schaltfläche "Eingangsrechnungen hinzufügen" klicken oder die Rechnung per Drag & Drop direkt auf die Seite Invoices ziehen.
Eine Rechnung mit Pleo's mobiler App hochladen
Admins und Mitarbeiter können diese Option nutzen. Klicken Sie auf das Plus-Symbol in der oberen rechten Ecke der mobilen App und folgen Sie dann den Anweisungen auf dem Bildschirm:
Zugang zu Rechnungen je nach Benutzerrolle
BuchhalterInnen (externe und Partner) können:
Rechnungen einsehen, einschließlich der Aktivitätshistorie
Rechnungsdetails aktualisieren (eine Markierung hinzufügen, das Fälligkeitsdatum ändern usw.)
eine Rechnung als "fertig" markieren
eine Rechnung stornieren
Rechnungen exportieren
Admins können:
Die gleichen Dinge tun wie BuchhalterInnen, plus:
Rechnungen in der Pleo-Webanwendung genehmigen oder ablehnen
Rechnungen in großen Mengen bezahlen
Rechnungen außerhalb von Pleo als bezahlt markieren
Freigabeberechtigte zu Rechnungen hinzufügen
Partner-BuchhalterInnen, die eine Sondergenehmigung erhalten haben, können die gleichen Dinge tun wie Admins.
Zusätzliche Genehmiger können:
Admins, MitarbeiterInnen und Partner-BuchhalterInnen (mit Sondergenehmigung) sein
Rechnungen nur per E-Mail genehmigen oder ablehnen
Der Genehmigungsprozess
Wenn Sie keine zusätzlichen Genehmiger benötigen (zusätzlich zur Standard-Genehmigung durch Admins)
Dann können Admins (oder Partner-BuchhalterInnen mit Zugriff) die Rechnung genehmigen:
Gehen Sie zur Registerkarte "Posteingang".
Klicken Sie auf "Genehmigen".
Klicken Sie auf "Jetzt bezahlen" oder planen Sie die Zahlung für ein späteres Datum. Eine Rechnung, die für ein bestimmtes Datum geplant ist, wird um 13 Uhr (britische Zeit) an diesem Tag bezahlt. Wenn eine Rechnung für "jetzt bezahlen" eingerichtet ist, wird sie sofort bezahlt.
Wenn Sie zusätzliche Genehmiger benötigen (zusätzlich zur Standard-Genehmigung durch Admins)
Dann können Admins (oder Partner-BuchhalterInnen mit Zugriff):
Zur Registerkarte "Posteingang" gehen.
Genehmigungsbefugte zur Rechnung hinzufügen.
Hinweis: Falls die falschen Genehmigungsbefugten hinzugefügt wurden oder diese nicht verfügbar sind, können Sie diese entfernen, indem Sie auf „Genehmigungsbefugte hinzufügen“ klicken und das Häkchen bei deren Namen entfernen.
Wenn nicht alle Beteiligten ihre Zustimmung geben, kann die Rechnung nicht bezahlt werden. Warten Sie auf eine Entscheidung aller Genehmiger. Die Genehmigungs-E-Mail läuft nach einem Monat ab. Dies ist die E-Mail, die die Genehmiger erhalten:
Sie können anhand der Symbole "Daumen hoch" oder "Daumen runter" sehen, wer die Rechnung genehmigt hat. Sie können auch auf die Registerkarte "Aktivität" klicken, um einen vollständigen Überblick über die Rechnungsaktivitäten zu erhalten, einschließlich der vergangenen Genehmigungen/Ablehnungen:
Wenn eine Rechnung von einem der Genehmiger abgelehnt wurde, kann sie nicht bezahlt werden. Es ist auch nicht möglich, auf die E-Mail zurückzugehen und die Entscheidung zu ändern. Im Falle einer Ablehnung empfiehlt es sich, die abgelehnte Rechnung als ungültig zu markieren, so dass sie in den Archivbereich verschoben wird.
Sobald alle Genehmiger die Rechnung genehmigt haben, klicken Sie auf "Jetzt bezahlen" oder planen Sie die Zahlung für einen späteren Zeitpunkt. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Rechnungen in großen Mengen bezahlen können.
Wenn die Rechnung bezahlt ist, wird das Geld von Ihrem Pleo-Wallet abgebucht und an den Lieferanten gesendet.
Invoices in großen Mengen bezahlen
Wählen Sie zahlungsbereite Rechnungen aus, d. h. Rechnungen, die geprüft und genehmigt wurden (nicht zahlungsbereite Rechnungen sind nicht auswählbar).
Sobald Sie mindestens eine Rechnung ausgewählt haben, wird ein Aktionsfenster angezeigt.
Auf dem Aktionspanel sehen Sie die Anzahl der ausgewählten Rechnungen, den Gesamtbetrag und die Aktionsschaltfläche selbst. Die Schaltfläche bietet drei Optionen: Einplanen bei Fälligkeit, Einplanen am selben Datum und Jetzt bezahlen.
Sobald Sie die gewünschte Aktion ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche, um Ihre Wahl zu bestätigen.
Ablehnen oder eine Rechnung als ungültig markieren
Eine Rechnung als ungültig markieren bewirkt im Grunde dasselbe wie das Ablehnen: Es storniert die Rechnung zusammen mit allen ausstehenden Zahlungen und verschiebt die Rechnung in den Archivbereich. Allerdings kommen diese beiden Optionen in unterschiedlichen Kontexten vor. Das "Ablehnen" ist Teil des Genehmigungsprozesses, während das "ungültig markieren" erfolgen kann, wenn eine Rechnung versehentlich zweimal hochgeladen wurde, die Rechnungsangaben nicht korrekt waren usw.
Wie die "Ablehnen"-Optionen aussehen, können Sie den Screenshots weiter oben in diesem Artikel entnehmen. Wie bereits erwähnt, kann das Ablehnen einer Rechnung von Admins, Genehmigern und/oder Partner BuchhalterInnen mit spezieller Berechtigung vorgenommen werden.
Admins oder BuchhalterInnen können eine Rechnung folgendermaßen als ungültig markieren:
Klicken Sie auf die Rechnung.
Klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke.
Klicken Sie auf "Als ungültig markieren".
Alle stornierten und abgelehnten Rechnungen sind im Archiv zu finden:
Wie man eine Rechnung außerhalb von Pleo als bezahlt markiert
Was passiert, wenn eine Rechnung in Pleo hochgeladen wird, dann aber woanders bezahlt wird (z. B. von Ihrem Firmenkonto)? In einem solchen Fall können Admins oder Partner-BuchhalterInnen mit speziellen Berechtigungen die Rechnung als bezahlt markieren:
Klicken Sie auf die Rechnung.
Klicken Sie auf die drei Punkte.
Klicken Sie auf "Als bezahlt markieren". Dadurch wird eine geplante Zahlung automatisch storniert und die Rechnung ins Archiv verschoben.
In Zukunft könnten wir auch externen BuchhalterInnen (d.h. Nicht-Partnern) die Möglichkeit geben, eine Rechnung als bezahlt zu markieren. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie diese Änderung wünschen!
Wie Pleo Invoices mit Ihrer Buchhaltungsschnittstelle funktioniert
Pleo Invoices kann derzeit mit DATEV Unternehmen Online integriert werden und funktioniert ebenso mit dem Export im “Eigenen Format” und “Format von Pleo” (generisch).
Wenn Sie als Buchhaltung 1) eine CSV/Excel-Datei (d.h. benutzerdefiniertes oder allgemeines Format) oder 2) DATEV Unternehmen Online gewählt haben, dann denken Sie bitte daran, das Feld "Gegenkonto für Rechnungen" in den Einstellungen auszufüllen.
Was ist der Vorteil eines Standard-Lieferantenkontos?
Wenn in Ihren Rechnungen in Pleo ein Lieferantenkonto fehlt, werden diese an eine einzige Stelle in Ihrem Buchhaltungssystem gesendet, was es Ihnen später leichter macht, sie auf den richtigen Lieferanten zu buchen.Wenn Sie das “Eigenen Format” verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie beim Einrichten Ihres Dateiformats auch ein Feld für das Lieferantenkonto hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass der Lieferantencode der Rechnung (ob spezifisch oder Standard) in Ihrem Export enthalten ist.
Wie der Export nach DATEV Unternehmen Online funktioniert:
Sobald eine Eingangsrechnung in Pleo hochgeladen wurde, erscheint sie sowohl im Bereich Pleo-Invoices als auch im Exportmenü unter “Ausgabenübersicht”.
Sie können eine Eingangsrechnung nach Überprüfung im Pleo-Invoices Menü direkt in die “Bereit zum Export” einfügen. Um eine Eingangsrechnung zu DATEV Unternehmen Online zu exportieren, begeben Sie sich jedoch ins Menü Exportieren in “Bereit zum Export und exportieren von hier.
Eine Eingangsrechnung kann flexibel entweder vor der Freigabe, nach der Freigabe oder nach der Zahlung nach DATEV Unternehmen Online exportiert werden - je nachdem was am Besten für Ihren Buchhaltungsprozess passt.
Wenn Sie eine Eingangsrechnung in DATEV Unternehmen Online exportieren, bevor sie bezahlt wurde, wird sie derzeit in *Belege: Eingangsrechnungseingang* als unbezahlte Eingangsrechnung exportiert. Wenn Sie eine Eingangsrechnung exportieren, nachdem sie über Pleo bezahlt oder als bezahlt markiert worden ist, wird sie in *Belege: Rechnungseingang als* bezahlte Eingangsrechnung exportiert.
Sobald eine Eingangsrechnung über Pleo bezahlt wird, wird die Zahlung automatisch in DATEV Unternehmen Online in das Kassenbuch exportiert, das bereits für Ihr Pleo Wallet verwendet wird.
Haben Sie Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit dem Pleo-Support-Team auf.
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