Neste artigo, vais aprender:
Criar equipas e definir revisores
Cria equipas e configura um processo de revisão de despesas com a revisão de equipa e a revisão de empresa.
O nosso processo de revisão com vários passos permite-te configurar dois processos de revisão diferentes de duas áreas diferentes do negócio. Estes revisores podem aprovar, pedir mais informações e rejeitar despesas, o que te permite controlar os gastos da tua empresa.
Revisores da equipa
Criar equipas é útil se quiseres separar os diferentes membros em departamentos relevantes e rever as despesas da equipa na Pleo.
Enquanto Administrador ou Contabilista com acesso alargado, podes configurar um limite que aciona um processo de revisão de qualquer despesa que se enquadre nesse limite. A despesa sinalizada será destacada para que o revisor dessa equipa específica possa avaliar.
Segue estes passos:
Acede a Equipa no menu da esquerda na aplicação web da Pleo.
Clica em Equipas.
Clica em Criar equipa. Ao criares equipas, podes atribuir um nome e um código.
Clica em Adicionar revisor e atribui um ou mais para ver e aprovar as despesas das equipas. Os revisores também podem definir e controlar limites de gastos, bem como bloquear e desbloquear cartões.
Escolhe os limites de revisão mínimos e máximos das despesas do cartão e por conta própria. Estes são os teus limites de revisão.
Podes configurar, caso seja necessário, diferentes limites para cada revisor. No exemplo abaixo, Angela é a revisora de todas as despesas até 99 EUR e Adam revê tudo acima de 100 EUR.
Revisores da empresa
Um Administrador ou qualquer Contabilista pode configurar um limite para os revisores da empresa. Esta ação aciona um processo de revisão de qualquer despesa que se enquadre nesse limite. Estas despesas sinalizadas serão destacadas para que o revisor da empresa possa avaliar. A revisão de empresa funciona em conjunto com a revisão de equipa para proporcionar à tua empresa um processo de revisão com vários passos.
Segue estes passos:
Acede a Definições no menu da esquerda.
Clica em Revisão.
No topo da página, ativa a opção de revisão de empresa.
Abaixo, define o limite de revisão de empresa para todas as despesas.
Depois, adiciona os revisores da tua empresa a partir do menu pendente.
Como rever despesas
Com o processo de revisão com vários passos, a tarefa de revisão nunca foi tão fácil. Agora podes gerir as despesas que podem precisar de atenção especial.
Primeiro, vais ter de aceder a Despesas e depois selecionar o separador Revisão.
Aqui, um revisor pode marcar uma despesa na lista como aprovada, não aprovada ou que requer mais informação.
Informação útil: podes marcar até 25 despesas como aprovadas ao mesmo tempo ao selecioná-las e clicar na opção para aprovar.
Se uma despesa for marcada como não aprovada, é enviada automaticamente uma notificação push a esse membro para que resolva a situação. Se tiveres configurado o Reembolsos, o membro da equipa pode optar por marcar esta despesa como "pessoal", o que irá deduzir o montante do seu saldo do colaborador.
Se a despesa de um membro for marcada com a opção requer mais informação, o membro vai receber uma notificação para adicionar os dados solicitados e clicar em "Terminado". Depois, o revisor irá poder finalizar a revisão das despesas.
Nota:
O processo é o mesmo para revisores da equipa e revisores da empresa. No entanto, enquanto revisor da empresa, vais poder ver o estado da revisão de uma despesa do cartão na página da exportação e na página da despesa. Nas despesas por conta própria, os revisores da empresa podem apenas rever na página de despesas.
Todos os administradores podem ver as despesas da revisão de empresa, mas apenas os que foram configurados como revisores da empresa são explicitamente notificados para rever as despesas.
Perguntas frequentes
Quem pode ser revisor?
Revisor da equipa: qualquer pessoa que escolheres que seja utilizador na Pleo
Revisor da empresa: um administrador ou contabilista
O que é que um revisor da equipa pode fazer na Pleo?
Definir limites de gastos para os membros da equipa
Gestão de cartões: ativar/desativar cartões em nome dos membros da equipa
Obter uma visão geral das despesas da equipa em tempo real
Rever despesas feitas por membros das respetivas equipas
E se o revisor da equipa também for o revisor da empresa? O que fazemos nesta situação?
Quando terminar a revisão, irá contar para a revisão de empresa e de equipa.
É possível ter vários revisores em várias equipas?
Só é possível ser membro de uma equipa.
No entanto, uma equipa pode ter vários revisores.
Além disso, um revisor pode rever várias equipas ao mesmo tempo.
As revisões podem rever as próprias despesas?
Não, não vão poder rever as próprias despesas.
Contudo, alguém que seja revisor de uma equipa (por exemplo, a Equipa 1) também pode ser membro de uma equipa diferente (a Equipa 2). Neste caso, as suas despesas seriam verificadas pelos revisores da Equipa 2.
Os revisores recebem notificações em tempo real?
Cada despesa que se enquadre no limite definido será apresentada instantaneamente no feed de revisão dos revisores nas versões móvel e web da Pleo.
Se tiveres limites separados, apenas é obrigatória uma revisão, mas todos os revisores irão ver as despesas no seu feed.
Posso ativar a revisão de empresa e de equipa ao mesmo tempo?
Podes ativar a revisão de empresa e de equipa, mas estes não são passos sequenciais, o que significa que podes ativar ambos os passos de revisão ou apenas um deles. Nenhum dos passos de revisão tem de ser concluído antes do outro. A escolha depende de ti e das necessidades do teu negócio.
É importante referir que, ao configurar tanto a revisão de empresa como a de equipa, isso significa que as despesas por conta própria só são reembolsadas após estes dois níveis de aprovações terem sido concluídos.
E se o revisor da equipa e o revisor da empresa revirem a mesma despesa de forma diferente?
Podes ver abaixo o estado final de cada combinação de revisão possível.
Não consegues ver a opção de revisores?
Fica a saber se o teu plano te dá acesso a esta funcionalidade:
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