In dit artikel leer je:

• Teams maken en beoordelaars installen 

• Zo beoordeel je uitgaven 

• Veelgestelde vragen

Teams maken en beoordelaars instellen

Maak teams en stel een uitgavebeoordelingsproces in met teambeoordeling en bedrijfsbeoordeling.

Ons beoordelingsproces bestaat uit meerdere stappen. Hierdoor kun je twee verschillende beoordelingsprocessen instellen vanuit twee verschillende bedrijfshoeken. Deze beoordelaars kunnen uitgaven goedkeuren, aanvullende informatie aanvragen of uitgaven afkeuren. Zo heb je de volledige controle over je bedrijfsuitgaven.

Teambeoordelaars

Het maken van teams is handig als je verschillende leden wilt categoriseren in relevante afdelingen en om de teamuitgaven te kunnen beoordelen in Pleo.

Als Beheerder of  Boekhouder met uitgebreide toegang, kun je een drempel instellen die het beoordelingsproces in gang zet voor alle uitgaven binnen die drempel. De uitgave wordt gemarkeerd voor de beoordelaar van dat specifieke team om te worden beoordeeld.

Voer de volgende stappen uit:

1. Ga naar Gebruikers in het linkermenu van de web-app van Pleo.

2. Klik op Teams.

3. Klik op Team maken. Als je teams maakt, kun je er een naam en code aan toewijzen.

4. Klik op Beoordelaar toevoegen en wijs een of meerdere beoordelaars toe die een oogje in het zeil kunnen houden wat betreft de teamuitgaven en deze kunnen goedkeuren. Beoordelaars kunnen ook uitgavenlimieten instellen en controleren, en kaarten blokkeren en deblokkeren.

5. Kies minimale en maximale beoordelingslimieten voor kaart- en zelf voorgeschoten uitgaven. Dit zijn je beoordelingsdrempels.

6. Je kunt indien nodig per beoordelaar een andere drempel instellen. In het onderstaande voorbeeld is Angela de beoordelaar voor alle uitgaven tot 99 euro en beoordeelt Adam alle uitgaven van boven de 100 euro.
   
   

Bedrijfsbeoordelaars

Een Beheerder of een boekhouder kan een drempel voor de bedrijfsbeoordelaars instellen. Hiermee komt een beoordelingsproces op gang voor alle uitgaven die binnen die drempel vallen. Deze uitgaven worden gemarkeerd voor de bedrijfsbeoordelaars om te beoordelen. Bedrijfsbeoordelingen vinden plaats in samenwerking met teambeoordelingen. Zo krijgt je bedrijf een beoordelingsproces dat uit meerdere stappen bestaat.

Voer de volgende stappen uit:

1. Ga naar Instellingen in het linkermenu.

2. Klik op Beoordelen.

3. Zet bovenaan de pagina de knop Bedrijfsbeoordeling aan.

4. Stel daaronder je drempel voor bedrijfsbeoordelingen in voor alle uitgaven.

5. Voeg daarna je bedrijfsbeoordelaars toe via het vervolgkeuzemenu.
   
   

Zo beoordeel je uitgaven

Met het beoordelingsproces met meerdere stappen wordt beoordelen wel heel erg makkelijk. U kunt nu de uitgaven beheren die mogelijk extra aandacht vereisen.

Allereerst ga je naar Uitgaven en selecteer je het tabblad Beoordelen.

Hier kan een beoordelaar een uitgave uit de lijst markeren als Oké, Niet oké of Aanvullende informatie vereist.

Goed om te weten: Je kunt maximaal 25 uitgaven tegelijkertijd als Oké beoordelen, door ze te selecteren en op Oké te klikken.

Indien een uitgave is gemarkeerd als Niet oké, wordt er automatisch een pushnotificatie naar dat lid verzonden om de vereiste actie te ondernemen. Als je Declaraties hebt ingesteld, kan het teamlid er ook voor kiezen om deze uitgave als Persoonlijk te markeren. Het bedrag wordt dan ingehouden op het werknemerssaldo.

Indien de uitgave van een lid is gemarkeerd als Aanvullende informatie vereist, ontvangt het lid een melding om de vereiste informatie toe te voegen en Klaar te selecteren. De beoordelaar kan de beoordeling van de uitgaven dan afronden.

Opmerking: 

• Het proces is hetzelfde voor teambeoordelaars en bedrijfsbeoordelaars. Als bedrijfsbeoordelaars kun je echter de beoordelingsstatus van een kaartuitgave bekijken, rechtstreeks op de exportpagina en op de uitgavepagina. Voor zelf voorgeschoten uitgaven, kunnen bedrijfsbeoordelaars alleen de pagina Uitgaven bekijken.

• Alle beheerders kunnen uitgaven van bedrijfsbeoordelingen bekijken, maar alleen beheerders die zijn aangewezen als bedrijfsbeoordelaars krijgen een melding om de uitgaven te beoordelen.

Veelgestelde vragen

Wie kan een beoordelaar zijn?

• Teambeoordelaar - Iedereen die je kiest en die een Pleo-gebruiker is

• Bedrijfsbeoordelaar - Een beheerder of boekhouder

Wat kan een teambeoordelaar doen in Pleo?

• Uitgavenlimieten instellen voor teamleden

• Kaartbeheer: kaarten in- en uitschakelen namens teamleden

• Een realtime overzicht zien van teamuitgaven

• De uitgaven van leden van hun team(s) beoordelen

Wat als de teambeoordelaar ook de bedrijfsbeoordelaar is. Hoe gaan we hiermee om?

• Wanneer de beoordeling is afgerond, geldt deze als zowel team- als bedrijfsbeoordeling.

Kunnen er meerdere beoordelaars in meerdere teams zijn?

• Je kunt slechts van één team lid zijn.

• Maar één team kan meerdere beoordelaars bevatten.

• En een beoordelaar kan meerdere teams tegelijk beoordelen.

Kunnen beoordelaars hun eigen uitgaven beoordelen?

• Nee, beoordelaars kunnen niet hun eigen uitgaven beoordelen.

• maar iemand die een beoordelaar in een bepaald team is (bijv. team 1) kan ook een lid zijn van een ander team (team 2). In dit geval worden deze uitgaven beoordeeld door beoordelaars van team 2.

Ontvangen beoordelaars in realtime een melding?

• Elke uitgave die binnen de ingestelde drempel valt, wordt meteen in de beoordelingsfeed van de beoordelaar weergegeven, zowel in de webversie als de mobiele versie van Pleo.

• Indien er afzonderlijke drempels zijn, is maar één beoordeling vereist. Maar alle beoordelaars zien de uitgaven in hun feed.

Kan ik team- en bedrijfsbeoordelingen tegelijkertijd inschakelen?

• Je kunt zowel team- als bedrijfsbeoordelingen inschakelen, maar deze stappen volgen elkaar niet op. Dit betekent dat je beide beoordelingsstappen kunt inschakelen of maar eentje. Geen van beide beoordelingsstappen hoeft voor de ander te worden voltooid. De keuze is afhankelijk van jou en je zakelijke behoeften.

• Het is belangrijk om te weten dat wanneer je zowel team- als bedrijfsbeoordelingen instelt, dit inhoudt dat zelf voorgeschoten uitgaven pas worden terugbetaald nadat beide beoordelingsniveaus zijn doorlopen.

Wat als de teambeoordelaar en de bedrijfsbeoordelaar dezelfde uitgave anders beoordelen?

• Hieronder zie je de uiteindelijke status van elke mogelijke beoordelingscombinatie.
  
  

Kun je de beoordelaarsoptie niet zien?

Kom erachter of deze functie is inbegrepen in je abonnement:

• Als je voor 18 juli 2022 begonnen bent met Pleo

• Als je na 18 juli 2022 begonnen bent met Pleo