Dans cet article, vous découvrirez :
Créer des équipes et définir des vérificateurs
Créez des équipes et définissez un processus de vérification des dépenses avec la vérification par l’équipe et la vérification par l’entreprise.
Notre processus de vérification en plusieurs étapes vous permet de définir deux processus de vérification différents depuis deux services différents de votre entreprise. Les vérificateurs peuvent approuver et désapprouver des dépenses, et demander des informations supplémentaires, pour que vous puissiez vous sentir maître des dépenses de votre entreprise.
Vérificateurs de l’équipe
Il peut être utile de créer des équipes si vous souhaitez séparer différents membres en départements pertinents et vérifier des dépenses d’équipe au sein de Pleo.
En tant qu’administrateur ou comptable avec accès étendu, vous pouvez définir un seuil qui déclenche un processus de vérification pour toute dépense qui s’inscrit dans ce seuil. La dépense signalée sera mise en avant pour le vérificateur de cette équipe en particulier, qui devra l’évaluer.
Suivez les étapes ci-dessous :
Accédez à Utilisateurs dans le menu de gauche de l’application Web Pleo.
Cliquez sur Équipes.
Cliquez sur Créer une équipe. Lorsque vous créez des équipes, vous pouvez leur attribuer un nom et un code.
Cliquez sur Ajouter un vérificateur et attribuez-en un ou plusieurs pour consulter et approuver les dépenses de l’équipe. Les vérificateurs peuvent également définir et contrôler les limites de dépenses, et bloquer et débloquer les cartes.
Choisissez des limites de vérification minimum et maximum pour les dépenses par carte et notes de frais. Il s’agit de vos seuils de vérification.
Vous pouvez définir différents seuils par vérificateur si besoin est. Dans l’exemple ci-dessous, Angela vérifie toutes les dépenses jusqu’à 99 EUR et Adam vérifie toutes celles dépassant 100 EUR.
Vérificateurs de l’entreprise
Un admin ou n’importe quel comptable peut définir un seuil pour les vérificateurs de l’entreprise. Cela déclenchera un processus de vérification pour chaque dépense qui s’inscrit dans ce seuil. Les dépenses signalées seront mises en avant pour que le vérificateur de l’entreprise puisse les vérifier. La vérification par l’entreprise œuvre avec la vérification par l’équipe pour fournir un processus de vérification en plusieurs étapes.
Suivez les étapes ci-dessous :
Accédez à Paramètres dans le menu de gauche.
Cliquez sur Vérifier.
En haut de la page, activez l’option Vérification par l’entreprise.
En dessous, définissez votre seuil de vérification par l’entreprise pour toutes les dépenses.
Ensuite, ajoutez les vérificateurs de votre entreprise à partir du menu déroulant.
Comment examiner les dépenses
Grâce au processus de vérification en plusieurs étapes, la vérification n’a jamais été aussi simple. Vous pouvez désormais gérer les dépenses qui peuvent avoir besoin d’une attention particulière.
Commencez par accéder à Dépenses, puis sélectionnez l’onglet Vérifier.
À partir de là, un vérificateur peut marquer une dépense de la liste comme Acceptable, Non acceptable ou Nécessite des informations.
Bon à savoir : vous pouvez marquer jusqu’à 25 dépenses à la fois comme Acceptables, en les sélectionnant et en cliquant sur Acceptable.
Si une dépense est marquée comme Non acceptable, une notification push est automatiquement envoyée au membre concerné pour rectification. Si vous avez configuré Remboursements, le membre de l’équipe peut choisir de marquer cette dépense comme « Personnelle », ce qui déduira le montant de son solde de l'utilisateur.
Si la dépense d’un membre est marquée comme Nécessite des informations, le membre recevra une notification lui demandant d’ajouter les informations demandées et de cliquer sur « Terminé ». Le vérificateur pourra alors finaliser la vérification des dépenses.
Remarque :
le processus est le même pour les vérifications par l’équipe et les vérifications par l’entreprise. Toutefois, en tant que vérificateur de l’entreprise, vous pourrez consulter le statut de vérification d’une dépense par carte directement sur la page d’exportation ainsi que sur la page des Dépenses. Pour les notes de frais, les vérificateurs de l’entreprise peuvent uniquement les vérifier depuis la page Dépenses.
Tous les admins peuvent consulter les dépenses vérifiées par l’entreprise, mais seuls ceux ayant un statut de vérificateur de l’entreprise recevront une notification leur demandant de vérifier les dépenses.
FAQ
Qui peut devenir vérificateur ?
Vérificateur d’équipe : toute personne de votre choix qui utilise Pleo
Vérificateur de l’entreprise : un admin ou un comptable
Qu’est-ce qu’un vérificateur d’équipe peut faire dans Pleo ?
Définir des limites de dépenses pour tous les membres de l’équipe
Gérer les cartes : activer/désactiver les cartes au nom de membres de l’équipe
Bénéficier d’un aperçu en temps réel de toutes les dépenses de l’équipe
Vérifier les dépenses réalisées par les membres de leur(s) équipe(s)
Et si le vérificateur d’équipe est également le vérificateur de l’entreprise, comment gérer cela ?
Lorsqu’il terminera la vérification, celle-ci comptera aussi bien comme une vérification d’équipe que comme une vérification de l’entreprise.
Est-il possible d’avoir plusieurs vérificateurs dans plusieurs équipes ?
Il n’est possible d’être membre que d’une seule équipe.
Cependant, une seule équipe peut avoir plusieurs vérificateurs,
et un vérificateur peut vérifier plusieurs équipes en même temps.
Les vérificateurs peuvent-ils vérifier leurs propres dépenses ?
Non, ils ne pourront pas vérifier leurs propres dépenses.
Cependant, une personne qui fait office de vérificateur pour une équipe (p. ex., Équipe 1) peut également être membre d’une autre équipe (Équipe 2). Dans ce cas, ses dépenses seront vérifiées par les vérificateurs de l’équipe 2.
Les vérificateurs reçoivent-ils des notifications en temps réel ?
Chaque dépense qui s’inscrit dans le seuil défini apparaîtra instantanément sur le flux de vérification du vérificateur, aussi bien dans la version Web que mobile de Pleo.
Si vous avez des seuils séparés, une seule vérification est obligatoire ; mais tous les vérificateurs verront les dépenses dans leur flux.
Puis-je activer la vérification par l’équipe et la vérification par l’entreprise en même temps ?
Vous pouvez activer la vérification par l’équipe ainsi que la vérification par l’entreprise, mais ces étapes ne sont pas séquentielles ; c’est-à-dire que vous pouvez aussi bien activer les deux étapes de vérification qu’une seule. Il n’y a aucune obligation de réaliser une étape de vérification avant une autre. Ce choix dépend de ce dont vous et votre entreprise avez besoin.
Il convient de noter que si vous définissez aussi bien la vérification par l’équipe que la vérification par l’entreprise, cela signifie que les notes de frais ne seront remboursées qu’une fois ces deux niveaux d’approbation terminés.
Et si le vérificateur d’équipe et le vérificateur de l’entreprise vérifient la même dépense de façon différente ?
Vous pouvez voir ci-dessous le résultat final de chaque combinaison de vérification possible.
L’option Vérificateurs ne s’affiche pas ?
Découvrez si votre offre vous donne accès à cette fonctionnalité :
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