Tässä artikkelissa selitetään:

• Tiimien luominen ja tarkastajien määrittäminen 

• Miten tarkastat kuluja 

• Usein kysytyt kysymykset

Tiimien luominen ja tarkastajien määrittäminen

Luo tiimejä ja määritä kulujen tarkastusprosessi tiimin tarkastuksen  ja yrityksen tarkastuksen avulla.

Voit määrittää kaksi erilaista tarkastusprosessia monivaiheisessa tarkastusprosessissa kahdelle eri liiketoiminta-alueelle. Nämä tarkastajat voivat hyväksyä ja hylätä kuluja tai pyytää niistä lisätietoja, jotta voit hallita yrityksesi kulutusta.

Tiimin tarkastajat

Tiimien luominen on hyödyllistä silloin, kun haluat erottaa tiimien jäsenet osastoihin ja tarkastaa tiimien kuluja Pleossa.

Voit määrittää admin-järjestelmävalvojana tai kirjanpitäjänä, jolla on laajennetut käyttöoikeudet, kynnysarvon, joka laukaisee tarkastusprosessin kululle, joka sisältyy tähän kynnysarvoon. Merkitty kulu korostetaan tietyn tiimin tarkastajaa varten arviointiin.

Toimi näin:

1. Siirry Pleon verkkosovelluksen vasemmassa valikossa kohtaan Ihmiset.

2. Klikkaa Tiimit.

3. Klikkaa Luo tiimi. Kun luot tiimejä, voit kohdistaa nimen ja koodin.

4. Klikkaa Lisää tarkastaja ja kohdista yksi tai useampi tarkastaja tiimin kulujen näyttämiseen ja hyväksymiseen. Tarkastajat voivat myös asettaa ja hallita käyttörajoja sekä estää kortteja tai poistaa niiden eston.

5. Valitse tarkastamisen enimmäis- ja vähimmäisrajoitukset korttikuluille- ja käteismenoille. Nämä ovat tarkastuksen kynnysarvoja.

6. Voit määrittää tarvittaessa erilaisia kynnysarvoja tarkastajakohtaisesti. Alla olevassa esimerkissä Angela on kaikkien kulujen tarkastaja 99 puntaan saakka ja Adam tarkastaa kaikki yli 100 punnan kulut.
   
   

Yrityksen tarkastajat

Admin-järjestelmänvalvoja tai kuka tahansa kirjanpitäjä voi määrittää kynnysarvon yrityksen tarkastajille. Kynnysarvo laukaisee tarkastusprosessin kululle, joka sisältyy tähän kynnysarvoon. Nämä merkityt kulut korostetaan tiettyä yrityksen tarkastajaa varten arviointiin. Yrityksen tarkastus toimii yhdessä tiimin tarkastuksen kanssa, jotta saat käyttöösi monivaiheisen tarkastusprosessin yrityksessäsi.

Toimi näin:

1. Siirry vasemmanpuoleisessa valikossa kohtaan Asetukset.

2. Klikkaa Tarkasta.

3. Ota käyttöön yrityksen tarkastus sivun yläosassa.

4. Määritä yrityksesi tarkastuksen kynnysarvo alta kaikille kuluille.

5. Lisää sitten yrityksen tarkastajat avattavasta valikosta.
   
   

Miten tarkastat kuluja

Tarkastaminen on entistä helpompaa monivaiheisen tarkastuksen avulla. Voit nyt hallinnoida kuluja, jotka tarvitsevat erityishuomiota.

Siirry ensin kohtaan Kulut ja valitse sitten Tarkastus-välilehti.

Tarkastaja voi merkitä täällä kulun listalta OK, ei hyväksytty tai Lisätietoja tarvitaan.

Hyvä tietää: Voit merkitä enintään 25 kuluunOK samaan aikaan valitsemalla kulut ja klikkaamalla OK.

Jos kuluun on merkitty Ei hyväksytty, lähetetään push-ilmoitus jäsenelle, jotta hän ryhtyy tarvittaviin toimiin. Jos sinulla on käytössä Pleon Kulukorvaukset, tiimin jäsen voi merkitä kulun ”henkilökohtaiseksi”, joka vähentää summan työntekijän saldosta.

Jos jäsenen kulu on merkitty Lisätietoja tarvitaan, jäsen saa ilmoituksen pyydettyjen lisätietojen lisäämisestä, minkä jälkeen hän valitsee ”Valmis”. Tarkastaja voi sitten viimeistellä kulujen tarkastuksen.

Huomautus:

• Prosessi on sama tiimin ja yrityksen tarkastajille. Yrityksen tarkastajana voit kuitenkin tarkastella korttikulun tarkastuksen tilaa heti vientisivulla sekä kulusivulla. Käteismenoissa yrityksen tarkastajat voivat tarkastaa niitä vain Kulut-sivulla.

• Kaikki admin-järjestelmävalvojat voivat tarkastella yrityksen tarkastuksen kuluja, mutta vain yrityksen tarkastajan määrittämissä kuluissa ilmoitetaan, kun kuluja pitää tarkastaa.

Usein kysytyt kysymykset

Kuka voi toimia tarkastajana?

• Tiimin tarkastaja – Kuka tahansa valitsemasi Pleon käyttäjä

• Yrityksen tarkastaja – Admin-ylläpitäjä tai kirjanpitäjä

Mitä tiimin tarkastaja voi tehdä Pleossa?

• Asettaa tiimijäsenten kulutusrajoja

• Hallita kortteja: ottaa kortin käyttöön / poistaa käytöstä tiimin jäsenten puolesta

• Tehdä reaaliaikaisen katsauksen tiimin kuluihin

• Tarkastaa tiimien jäsenten kuluja

Entä jos tiimin tarkastaja on myös yrityksen tarkastaja? Mitä teemme silloin?

• Kun tarkastaja suorittaa tarkastuksen, se lasketaan sekä tiimin että yrityksen tarkastukseksi.

Voiko useissa tiimeissä olla useampia tarkastajia?

• Voit olla jäsenenä vain yhdessä tiimissä.

• Mutta yhdessä tiimissä voi olla useampia tarkastajia.

• Tarkastaja voi tarkastaa useampia tiimejä samaan aikaan.

Miten tarkastajat tarkastavat omia kulujaan?

• He eivät voi tarkastaa omia kulujaan.

• Yhden tiimin (esim. tiimin 1) tarkastaja voi kuitenkin olla toisen tiimin (esim. tiimin 2) jäsen. Tässä tapauksessa tiimin 2 tarkastajat tarkastavat tällaiset kulut.

Saavatko tarkastajat ilmoituksen reaaliajassa?

• Jokainen kulu, joka sisältyy kynnysarvoon, näkyy heti tarkastajan tarkastussyötteessä sekä verkossa että Pleon mobiiliversiossa.

• Jos sinulla on erillisiä kynnysarvoja, vain yksi tarkastus on pakollinen, mutta kaikki tarkastajat näkevät kulut omassa syötteessään.

Voinko ottaa tiimin ja yrityksen tarkastuksen käyttöön samaan aikaan?

• Voit ottaa sekä tiimin että yrityksen tarkastuksen käyttöön, mutta niissä ei ole kyse peräkkäisistä vaiheista. Eli voi ottaa käyttöön molemmat tarkastukset tai vain toisen. Kumpaakaan tarkastusvaihetta ei tarvitse suorittaa ennen toista. Voit tehdä valinnan omien ja yrityksesi tarpeiden mukaan.

• Kun otat käyttöön tiimin ja yrityksen tarkastuksen yhdessä, se tarkoittaa sitä, että käteismenot voidaan maksaa vain kahden hyväksynnän jälkeen.

Entä jos tiimin tarkastaja ja yrityksen tarkastajat tarkastavat kulun eri tavoin?

• Näet alla jokaisen mahdollisen tarkastuksen yhdistelmän viimeisen tilan.
  
  

Etkö näe tarkastajien ominaisuutta?

Selvitä, kuuluuko ominaisuus sopimukseesi:

• Jos aloitit Pleon käytön ennen 18. heinäkuuta 2022

• Jos aloitit Pleon käytön 18. heinäkuuta 2022 jälkeen