Teams und Reviewer:innen richtig erstellen und Ausgaben überprüfen

In diesem Artikel erfahren Sie Folgendes:


Teams erstellen und Reviewer:innen einrichten

Erstellen Sie Teams und richten Sie mit der Team-Review und der Company-Review einen Ablauf zur Überprüfung von Ausgaben ein.

Mit unserem Ablauf zur mehrstufigen Überprüfung können Sie für verschiedene Bereiche des Unternehmens zwei verschiedene Überprüfungsabläufe einrichten. Diese Reviewer:innen können Genehmigungen erteilen, nähere Details anfordern und Ausgaben ablehnen – somit sind die Ausgaben Ihres Unternehmens immer unter Kontrolle.

Team-Reviewer:innen

Das Einrichten von Teams ergibt vor allem dann Sinn, wenn Sie verschiedene Mitglieder in ihre entsprechenden Abteilungen aufteilen und Teamausgaben in Pleo überprüfen möchten.

Als Admin oder Buchhalter:in mit erweitertem Zugriff können Sie einen Grenzwert einrichten, der bei Überschreiten einen Überprüfungsablauf auslöst. Die betreffende Ausgabe wird markiert, damit sie Reviewer:innen des entsprechenden Teams überprüfen können.

Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Gehen Sie in der Web-Anwendung von Pleo im linken Menü zu Nutzer:in .

  2. Klicken Sie auf Teams.

  3. Klicken Sie auf Team erstellen. Bei der Erstellung von Teams können Sie einen Namen und einen Code zuweisen.

  4. Klicken Sie auf Reviewer:in hinzufügen und weisen Sie eine oder mehrere Personen hinzu, die die Ausgaben des Teams sehen und genehmigen können. Reviewer:innen können auch Ausgabenlimits einrichten sowie Karten blockieren und freigeben.

  5. Wählen Sie für Karten- und Privatauslage einen Mindest- und Höchstwert als Überprüfungslimit. Das sind dann Ihre Überprüfungsgrenzwerte.

  6. Bei Bedarf können Sie für einzelne Reviewer:innen individuelle Grenzwerte festlegen. Im Beispiel unten ist Angela die Reviewerin für alle Ausgaben bis zu einem Betrag von 99,00 EUR und Adam überprüft alle Ausgaben von mindestens 100,00 EUR.



Company-Reviewer:innen

Ein Admin oder jede:r andere:r Buchhalter:in kann einen Grenzwert für Company-Reviewer:innen einrichten. Dadurch wird für alle Ausgaben, die diesem Grenzwert entsprechen, ein Überprüfungsablauf ausgelöst. Die betreffenden Ausgaben werden markiert, damit Company-Reviewer:innen diese überprüfen können. Die Company-Review kann gemeinsam mit der Team-Review genutzt werden, wodurch Sie einen mehrstufigen Ablauf zur Überprüfung für Ihr Unternehmen erhalten.

Befolgen Sie diese Schritte:

  1. Gehen Sie im linken Menü zu Einstellungen.

  2. Klicken Sie auf Überprüfen.

  3. Aktivieren Sie die Funktion „Company-Review“ ganz oben auf der Seite.

  4. Legen Sie darunter den Grenzwert für alle Ausgaben für die Company-Review fest.

  5. Fügen Sie dann aus dem Drop-down-Menü die Company-Reviewer:innen hinzu.


So überprüfen Sie Ausgaben

Der mehrstufige Ablauf zur Überprüfung ermöglicht eine vollkommen reibungslose Überprüfung. Jetzt können Sie Ausgaben verwalten, denen Sie etwas mehr Aufmerksamkeit schenken müssen.

Gehen Sie zunächst zu Ausgaben und wählen Sie dann die Registerkarte Überprüfen.



Hier können Reviewer:innen Ausgaben aus der Liste mit OK, Nicht OK oder Details stehen aus markieren.



Gut zu wissen: Sie können bis zu 25 Ausgaben gleichzeitig als OK markieren, indem Sie diese auswählen und auf „OK“ klicken.

Wird eine Ausgabe mit Nicht OK markiert, erhält das entsprechende Mitglied automatisch eine Push-Benachrichtigung und kann so die notwendigen Schritte ergreifen. Wenn Sie Rückerstattungen eingerichtet haben, kann das Teammitglied diese Ausgabe als „privat“ markieren, wodurch die Summe vom Mitarbeiterguthaben der Person abgezogen wird.

Wird eine Ausgabe mit Details stehen aus markiert, erhält das Mitglied eine Benachrichtigung mit der Aufforderung, die notwendigen Informationen bereitzustellen und dann auf „Fertig“ zu klicken. Reviewer:innen können die Überprüfung der Ausgabe dann abschließen.

Hinweis: 

  • Der Ablauf für Team- und Company-Reviewer:innen ist identisch. Als Company-Reviewer:in können Sie aber den Überprüfungsstatus einer Kartenausgabe direkt auf der Seite zum Exportieren sowie auf der Seite der Ausgabe einsehen. Privatauslagen können Company-Reviewer:innen nur über die Seite der Ausgaben einsehen.

  • Alle Admins sehen Company-Review-Ausgaben, aber nur jene mit der Rolle als Company-Reviewer:in werden explizit zur Überprüfung der Ausgaben benachrichtigt.


Häufig gestellte Fragen

Wer kann Reviewer:in sein?

  • Team-Reviewer:in – Wählen Sie einfach aus Pleo-Nutzer:innen aus

  • Company-Reviewer:in – Wählen Sie einen Admin oder eine:n Buchhalter:in

Was können Team-Reviewer:innen in Pleo machen?

  • Ausgabenlimits für Teammitglieder festlegen

  • Karten verwalten: Karten im Namen von Teammitgliedern aktivieren/deaktivieren

  • In Echtzeit den Überblick über Teamausgaben behalten

  • Ausgaben von Mitgliedern aus ihrem/ihren Team(s) überprüfen

Was geschieht, wenn Team-Reviewer:innen gleichzeitig Company-Reviewer:innen sind? Wie läuft das bei uns?

  • Bei Abschluss der Überprüfung gilt das dann als Team- und Company-Review.

Darf es in mehreren Teams mehrere Reviewer:innen geben?

  • Jede Person kann nur Mitglied eines Teams sein.

  • Aber ein einzelnes Team kann mehrere Reviewer:innen haben.

  • Und ein:e Reviewer:in kann gleichzeitig mehrere Teams überprüfen.

Können Reviewer:innen ihre eigenen Ausgaben überprüfen?

  • Nein, ihre eigenen Ausgaben können sie nicht überprüfen.

  • Reviewer:innen von einem Team (z. B. „Team 1“) können aber auch Mitglied eines anderen Teams („Team 2“) sein. In diesem Fall würden ihre Ausgaben von den Reviewer:innen in Team 2 überprüft werden.

Erhalten Reviewer:innen Benachrichtigungen in Echtzeit?

  • Jede Ausgabe innerhalb ihres Grenzwertes erscheint sowohl in der Web-Anwendung als auch in der Mobile App sofort im Überprüfungs-Feed der Reviewer:innen.

  • Wenn Sie separate Grenzwerte eingerichtet haben, ist nur eine Überprüfung notwendig – aber alle Reviewer:innen können die Ausgaben in ihrem Feed sehen.

Kann ich Team- und Company-Review gleichzeitig aktivieren?

  • Sie können Team- und Company-Review gleichzeitig aktivieren. Hierbei handelt es sich aber nicht um voneinander abhängige Schritte. Sie können also beide Überprüfungsschritte oder nur einen aktivieren. Es gibt keine festgelegte Reihenfolge, in der die Überprüfungsschritte abgeschlossen werden müssen. Sie können dies nach Belieben und gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens bestimmen.

  • Beachten Sie dabei, dass bei Aktivierung beider Genehmigungsebenen, also Team- und Company-Review, Privatauslagen erst dann rückerstattet werden können, sobald beide abgeschlossen sind.

Was geschieht, wenn Team-Reviewer:innen und Company-Reviewer:innen dieselbe Ausgabe unterschiedlich überprüfen?

  • Unten finden Sie den finalen Status jeder möglichen Überprüfungskombination.


Können Sie die Option für Reviewer:innen nicht sehen?

Finden Sie heraus, ob Sie mit Ihrem Preisplan Zugriff auf diese Funktion haben:

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