Ibland uppstår utgifter som inte kommer på Pleo-korten; det kan hända att du befinner dig i en taxi som inte tar kortbetalningar, har råkat använda ditt privata kort eller så har du en kostnad för körsträcka. Oroa dig inte, med Pleo Pocket håller du enkelt koll på dessa utgifter.

Petty cash jar, coins, receipts and paper


Vad är Pleo Pocket?

Enkelt uttryckt är Pleo Pocket en funktion för att hålla reda på ersättningar mellan företaget och anställda.


Hur kan jag aktivera Pleo Pocket?

Tänk på att det inte är möjligt för en administratör att avaktivera Pocket när den väl har aktiverats.

  1. Klicka på "Pocket" i Pleo-webbappen.

  2. Klicka på "Läs mer".

  3. Följ stegen för att sätta upp Pocket-konto.

Genom att aktivera Pocket får du också tillgång till traktamente och måltidsavdrag (för närvarande tillgängligt i Sverige och Tyskland) och milersättning (tillgängligt i alla länder).


Hur du skickar in en Pocket-utgift

Oavsett om du är anställd eller administratör och har spenderat dina egna pengar på något arbetsrelaterat, kan du se här hur du skickar in en Pocket-utgift och får ersättning.


Vem kan se Pocket-utgifter?

  • Administratörer kan se alla utgifter i Pocket.

  • Externa bokhållare (begränsade och utökade) kan se Pocket-kostnader. De kan också reglera Pocket-saldon om den behörigheten inte har inaktiverats.

  • Anställda kan bara se sina egna Pocket-utgifter. Om de inte är granskare.


Hur du spårar och granskar utgifter i Pocket

Fickutgifter visas på två ställen: på sidan Utgifter och på sidan Pocket.

  • På sidan Utgifter kan du göra ändringar (t.ex. ändra kategori) i en Pocket-utgift, precis som du skulle göra för en vanlig kortutgift.

  • På sidan Pocket får du en översikt över de reglerade kontra utestående utgifterna för varje anställd. Varje anställd har ett Pocket-saldo som baseras på ackumulerade utgifter som lämnats in eller är skyldiga ("skyldiga" om de tar ut kontanter). Utgifter som fortfarande väntar på granskning kommer inte att läggas till det skuldsatta saldot förrän de har godkänts.


Hur kan jag ersätta en Pocket-utgift?

  • Ersättning från personligt bankkonto eller kort

Aktivera direkta ersättningar genom att klicka på funktionen på Pocket-sidan:

När du ställer in det här alternativet kommer Pleo att uppmana dig att ställa in eventuella tröskelvärden för granskning. Följ dessa steg om du vill godkänna utgifter i Pocket innan någon kan ersätta sig själv till ett personligt bankkonto eller kort.

När det är aktiverat kan anställda ersätta sig själva genom att gå igenom stegen i mobilappen. Det finns en gräns på 20.000 SEK per ersättning. Läs mer om hur anställda kan ersätta sig själva.

  • Kvitta skulderna manuellt

Om du har bestämt dig för att betala ett Pocket-saldo utanför Pleo (t.ex. tillsammans med en anställds lön) kan du göra så här:

  1. Gå till Pocket-sidan i Pleo-webbappen.

  2. Klicka på medarbetaren för att se Pocketutgifter

  3. Välj "Kvitta saldo" och välj en betalningsmetod:

    Om en anställd antingen har tagit ut kontanter eller markerat en utgift som personlig ändras de manuella ersättningsalternativen. En administratör eller bokhållare måste betala hela den anställdes Pocket-saldo (i stället för att välja Pocket-utgifter):

    Detta beror på en nuvarande begränsning från Pleos sida. Vänligen håll dig uppdaterad för framtida uppdateringar! När en anställds tidigare Pocket-kostnader har exporterats och stämts av i ditt bokföringssystem kommer deras saldo att återställas i Pleo, och det kommer att vara möjligt att manuellt välja specifika utgifter för ersättning igen (som här):

  4. Den valda metoden kommer att ske utanför Pleo, men kommer att registreras på exportsidan som en rad för att säkerställa att Pocket-utgifterna är balanserade.


Hur exporterar du Pocket-kostnader?

Beroende på vilket redovisningssystem du har valt kan utgifter och ersättningar från Pocket exporteras direkt tillsammans med utgifter från Pleo-kortet. Läs mer om hur export fungerar.

Ersättningar kommer att visas på din sida "Export" som "Pocket-överförar":

När den har exporterats kommer den här raden att återspegla en överföring av medel från ditt Pleo Wallet-konto till ditt Pleo Pocket-konto i ditt redovisningssystem.


Vanliga frågor för administratörer

Kan en administratör utlösa en direkt ersättning?

När en Pocket-kostnad har skickats in (och granskats som okej, om det är relevant) är det upp till den anställde att betala tillbaka till sitt bankkonto eller personliga kort. Men administratörer kan inte utlösa en återbetalning via bankkonto eller kort. Varför inte? Det finns några praktiska skäl:

  1. Den anställde kanske inte har lagt till information om sitt personliga bankkonto eller kort ännu.

  2. Informationen har lagts in, men bankkontot eller kortet har sedan dess gått ut.

  3. Den bank som är ansluten till kortet kan skicka ut ett push-meddelande innan den låter en kortåterbetalning gå igenom.

Med dessa saker i åtanke är det vettigt att lägga ansvaret på den anställde.

Om en anställd är skyldig företaget pengar (t.ex. om han eller hon betalade med sitt Pleo-kort och sedan markerade utgiften som personlig), hur löses detta?

Det är för närvarande inte möjligt att till exempel ta pengar från den anställdes personliga kort. Som administratör eller bokhållare som hanterar Pocket-utgifter kan du i det här scenariot välja att:

  1. Vänta tills den anställde lämnar in en Pocket-utgift som förnekar de pengar som de är skyldiga företaget, eller

  2. Avveckla saldot utanför Pleo (t.ex. dra av det som är skyldigt från en lönebesked).

Finns det några avgifter för kortåterbetalningar?

Det finns en transaktionsavgift på 0,9% av beloppet med högst 10 SEK per ersättning.

Kan du inte hitta Pocket-sidan?

Ta reda på om din prisplan ger dig tillgång till den här funktionen:


Läs mer relaterade artiklar

Hittade du svaret?