Hur fungerar utbetalningar av utlägg?

Om någon betalar för en jobbrelaterad utgift ur egen ficka kan de enkelt begära och spåra utbetalningar med Pleo Utlägg. Den här artikeln förklarar alla steg ur en Pleo-administratörs/bokföringsansvarigs synvinkel.

Så här aktiverar du återbetalningar
Hur man lämnar in ett utlägg
Vem kan se utläggen
Så spårar och granskar du utlägg
Så betalar du ut utlägg
Så exporterar du utlägg
Vanliga frågor

Hur du aktiverar Utlägg

Administratörer och bokföringsansvariga kommer att kunna aktivera Utlägg.

Genom att aktivera Utlägg kommer användare att kunna lämna in egna utlägg, inklusive milersättning, traktamente (Tyskland & Sverige) och bankomatuttag.

Klicka på "Utbetalningar" i Pleos webbapp
Klicka på "Kom igång".
Följ stegen på skärmen för att slutföra inställningarna.

Bra att veta:

Om du vill exportera dina utlägg måste du integrera ett bokföringsprogram.
Vänligen kom ihåg att det inte är möjligt att inaktivera Utlägg i webbappen när det väl har aktiverats. Om du behöver hjälp med det, vänligen kontakta vårt supportteam.

När du har aktiverat Utlägg kan du också aktivera utbetalningar från din Pleo Wallet.

Om du aktiverar utbetalningar från ditt Pleo-konto kommer administratörer kunna betala ut utlägg till medarbetarnas bankkonton från företagets Pleo Wallet (inte tillgängligt i USA).

Efter att ha aktiverat Utlägg kommer bannern Utbetala från din Pleo Wallet att visas.
Klicka på "Kom igång".
Läs instruktionerna och klicka på 'Slå på'.
Välj vem som ska tillåtas att betala ut: Medarbetare & Aadministratörer eller enbart administratörer.

Bra att veta: Du kan alltid ändra ditt val i Utläggsinställningarna.

Hur man lämnar in en ansökan om utlägg

Oavsett om du är medarbetare eller administratör som har spenderat egna pengar på något jobbrelaterat, så här skickar du in ett utlägg och får det utbetalt.

Vem kan se utlägg

Administratörer kan se alla utlägg.
Externa redovisningskonsulter (begränsade och utökade) kan se utlägg. De kan också reglera medarbetares saldon om den behörigheten inte har inaktiverats.
Medarbetare kan bara se sina egna utlägg. Såvida de inte är attestansvariga.

Hur man spårar och granskar utlägg

Utlägg visas på tre ställen: sidan Utlägg, sidan Utbetalningar och sidan Export.

På sidan Kostnader kan du göra ändringar (t.ex. byta kategori) för ett utlägg, precis som du skulle göra för en vanlig utgift.
På sidan Utlägg får du en översikt över de reglerade och utestående utgifterna för varje medarbetare. Varje medarbetare har ett saldo som baseras på ackumuleringen av utgifter som lämnats in eller som man är skyldig ("skyldig" om man tar ut kontanter). Utgifter som fortfarande väntar på granskning kommer inte att läggas till skuldsaldot förrän de har attesterats.
Bra att veta: Du kan också ladda ner saldobeskedet för medarbetare från sidan Utlägg.
På sidan Export kan du se en fullständig översikt över utgifter som är oexporterade, i exportkön och exporterade. Denna sida är också endast tillgänglig för administratörer och bokföringsansvariga. På exportsidan kan administratörer se mycket mer kontextuell information om utlägg (t.ex. direkta och manuella utbetalningar).

Hur man ersätter ett utlägg

Reglera saldot manuellt

Om du har bestämt dig för att reglera ett medarbetarsaldo utanför Pleo (t.ex. tillsammans med en medarbetares lön), gör du så här:

Gå till sidan Utlägg i Pleos webbapp.
Klicka på medarbetaren vars saldo behöver regleras.
Klicka på "Reglera saldo" och välj betalningsmetod:
Det här kommer att registreras på sidan "Export" som en radpost för att säkerställa att utlägg balanseras i ditt bokföringsprogram.

Om en medarbetare antingen har tagit ut kontanter eller markerat ett utlägg som personligt, ändras dina manuella utbetalningsalternativ. En administratör eller bokföringsansvarig kommer att behöva betala ut medarbetarens hela utlägg (i stället för utvalda utlägg)

När en medarbetares tidigare utlägg har exporterats och stämts av i ditt ekonomiprogram kommer saldot att återställas i Pleo, och det blir möjligt att manuellt välja specifika utlägg för utbetalning igen.

Hur man exporterar utlägg

Beroende på vilket bokföringsprogram du har valt kan utlägg och utbetalningar exporteras direkt tillsammans med Pleo-kortutgifter. Läs mer om hur exporten fungerar.

Utbetalningarna visas på sidan "Export" som "utlägg":

När den har exporterats kommer den här raden att återspegla en överföring av medel från din Pleo Wallet till ditt utläggskonto i Pleo i ditt bokföringsprogram.

Vanliga frågor

Om en medarbetare är skyldig företaget pengar (t.ex. betalade med sitt Pleo-kort och sedan markerade utlägget som personligt), hur löses det?

Det är för närvarande inte möjligt att t.ex. ta ut pengar från den medarbetares personliga kort. I det här scenariot kan du som administratör eller redovisningskonsult som hanterar utlägg välja att:

Vänta tills medarbetaren lämnar in ett utlägg som upphäver de pengar de är skyldiga företaget, eller
Reglera saldot utanför Pleo (t.ex. genom att dra av skulden från lönen).

Tar Pleo ut några avgifter i samband med utbetalningar?

Det tillkommer en transaktionsavgift på 0,9 % av beloppet, dock högst 1 GBP per utbetalning (dvs. den lägsta av de här avgifterna tillkommer). Eventuella utbetalningsavgifter visas på din prenumerationsfaktura från Pleo, som i det här exemplet:

Varför kan jag inte se sidan Utlägg?

Ta reda på om din prisplan ger dig tillgång till Utlägg: