Att ställa in kategorier är en viktig del av synkroniseringen mellan Pleo och ditt bokföringssystem. När alla kategorier är inställda kan medarbetare lägga till en kategori till varje Pleo-utgift. Kategorier i Pleo anpassas automatiskt till din kontoplan och momskoder - så att alla utgifter är redo för ert bokföringssystem.
Hur du skapar kategorigrupper
Klicka på Inställningar → Bokföring → Kategorier.
Du kommer att mötas av 11 standardkategorigrupper som var och en baseras på en av de 11 transaktionstyper som fastställts av Mastercard (ex. Mat & Dryck, Resekostnader, Mjukvara etc.). Dessa kategorigrupper hjälper er att autokategorisera utgifter för ännu snabbare utgiftshantering. Du kan anpassa dessa efter ditt företags behov. Redigera de redan existerande grupperna, radera de du inte har behov för eller skapa nya kategorigrupper.
Hur du skapar kategorier
När du har de kategorigrupper som ni har behov för är det dags att lägga till kategorier under dessa som synkar till er kontoplan. kategorigrupper. Klicka på "Lägg till kategori".
Fyll i konto (nominell/kontokod), namn (t.ex. kundmåltider) och skattekod (t.ex. 20 %).
Behöver du extra hjälp? Använd våra kategoriexempel som du hittar i den här artikeln.
Kopiera kategorier mellan konton
Använder du Pleo i flera filialer, dotterbolag eller länder? Kolla in Pleos erbjudande för flera entiteter.
Om du har mer än ett företagskonto (t.ex. olika filialer eller dotterbolag) som använder Pleo vill du kanske använda samma kategorier över alla Pleo-konton.
För att kopiera hela Kategorilistan från ett befintligt Pleo-konto klickar du på knappen Exportera eller Importera i det övre högra hörnet på sidan Kategorier och väljer sedan Exportera som fil. Detta kommer att ladda ner alla kategorier som en .csv-fil på din dator.
Om du vill exportera en enskild kategorigrupp klickar du på ikonen med tre prickar till höger om en enskild kategorigrupp och väljer Exportera som fil. Detta kommer att ladda ner kategorigruppen som en .csv-fil till din dator:
När du byter till ett annat konto går du till sidan Kategorier, klickar på Exportera eller importera och sedan Lägg till från fil. Ladda upp den tidigare exporterade filen:
När Pleo bearbetar filen kan du se de kategorier och kategorigrupper som kommer att läggas till. Oroa dig inte om några av kategorierna redan finns tillagda - genom att importera förhindrar du att dubbletter förekommer.
Om allt ser bra ut klickar du på "Lägg till". Alla de tillagda kategorierna kommer att visas i din kategorilista.
Tip: Kom ihåg att lägga till momskoderna, eftersom dessa inte kan kopieras mellan Pleo-konton.
Kategorier för team
Har ni team som behöver använda olika kategorier? Vi föreslår att du effektiviserar dina kategorialternativ och endast gör de kategorier som är nödvändiga för specifika team, tillgängliga för dessa.
Detta underlättar både för admins och anställda! För att ställa in detta, gå till Kategorier, klicka på "Tillgängligt för alla" på den kategorigrupp som du vill justera tillgängliheten för. Välj därefter vilket eller vilka team som ska se denna kategorigrupp. Voilà! Dessa kategorier är nu endast synliga för de valda teamen.
Tip: Färre kategorier tillgängliga för varje team innebär färre fel och korrigeringar för dig.
Allt är klart - vad händer nu?
När ditt team gör ett inköp uppmanar appen dem att ladda upp kvittot och välja en kategori. I bakgrunden tillämpar Pleo automatiskt konto och momskod.
Tip: Namnge kategorierna så enkelt och lättförståeligt som möjligt så att dina medarbetare vet vad de ska välja.
Relaterade artiklar
Var artikeln till hjälp?
Toppen!
Tack för din feedback
Vi beklagar att det inte var till hjälp
Tack för din feedback
Feddback skickat
Vi uppskattar din feedback och uppdaterar artikeln vid behov